Varje affärshändelse i ditt företag ska bokföras. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. När det gäller inkomna men inte betalda räkningar finns det två metoder. Du kan välja att bokföra direkt eller vänta tills du betalat. För dina egna fakturor till kund gäller samma bokföringsregler.
Nästan alla företag använder sig av databokföring. Tar du hjälp av en redovisningsfirma med den löpande bokföringen bokför du kanske i en manuell dagbok. Sköter du din löpande bokföring själv under året har du säkert databokföring. Databokföringen förenklar men ställer samtidigt större krav på din förståelse för bokföringen. I fördjupningsdelen finns bokföringen beskriven steg för steg på ett sätt som förhoppningsvis kan ge dig en helhetsbild.
Till ditt företag finns det kopplat ett skattekonto. Här bokförs alla dina inbetalningar för mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter, anställdas källskatt och din egen preliminära skatt. Vid vissa bestämda datum hämtas beloppen från ditt skattekonto i enlighet med din skattedeklaration och den inbetalda preliminärskatten.
Administration
En välordnad, systematisk bokföring är en del av det praktiska kontorsarbetet. Här, precis som i övriga delar av företagandet, är noggrannhet en nyckel till framgång. Har du inte utrymme för ett separat kontor så se till att du åtminstone har ett skrivbord enbart för kontorsarbetet i företaget.
Anslå en fast tid varje dag för kontorsarbetet. En egen telefonlinje för företaget är att föredra. Få företag kan klara sig utan en dator. Låt den datorn få vara företagets och fyll den inte med annat. Att låta tiden vid skrivbordet vara det sista du gör innan du går och lägger dig är inte att rekommendera. Kontorsarbetet innebär en stund i avskildhet för reflektion och planering. Då ska det inte göras vid den tid på dygnet när du redan har en intensiv arbetsdag bakom dig i huvudet och kroppen.
Lär dig att prioritera bland arbetsuppgifterna vid skrivbordet. Med för lite tid avsatt till kontorsarbetet hamnar du i en situation där du försöker hålla näsan ovanför vattnet men inte mera.
Ta ställning till all inkommande post samma dag som den kommer. Låt aldrig högar växa utan använd dig av pärmar och papperskorg. Att låta inkommande post ligga kvar i uppsprättade kuvert är helt förkastligt. Förutom pärmar för bokföring behöver du minst en pärm för avtal av olika slag och en pärm för dina kunder (om du inte har ett kundregister på datorn).
Bokför du bara kontanta in och utbetalningar och har ett företag med liten omsättning och få verifikationer kan du kanske nöja dig med att ha en pärm för bokföringen. I det flesta fall räcker det dock inte med en pärm hur du än bokför. Med verifikationer menas kvitton, fakturor, betalningsavier och liknande underlag för bokföringen. Det är praktiskt att betala fakturor en gång i veckan. Att betala fakturor över Internet är smidigt och gör det också möjligt att i förhand lägga in fakturor som betalas på rätt förfallodag.
Låt platsen vid skrivbordet bli din plats för planering. Försök se till att detta blir en fristad där du är ostörd i alla fall någon stund om dagen. Låt inte det dagliga arbetet driva ut all planering utan försök se till att du har ork till att höja blicken och vidga vyerna! Det gör du bäst bakom skrivbordet.
Emma och Marco bestämde sig för att ta mycket praktisk hjälp av sin redovisningsbyrå i början för att komma igång på ett bra sätt. Visserligen älskade Emma att arbeta med siffror och hon hade läst redovisning på gymnasiet, men hon kände ändå en viss osäkerhet. De bestämde att någon från redovisningsbyrån skulle komma över till kontoret två dagar i veckan under den första månaden och hjälpa till med de praktiska rutinerna.
