Guiden är skriven för nybörjare, men länkar vidare till fördjupning när du behöver mer. Du kan också ställa frågor i vårt bokföringsforum.

Snabbt svar: hur bokför man?

1. Samla underlag (kvitton, fakturor, kontoutdrag).
2. Välj rätt konto i BAS-kontoplanen.
3. Bokför samma belopp i debet och kredit.
4. Spara räkenskapsinformationen digitalt i sju år.
5. Stäm av banken regelbundet och avsluta året med bokslut eller årsredovisning.

Det är hela kärnan. Resten är regler, metodval och rutin.

Vad är bokföring?

Bokföring är den systematiska registreringen av alla affärshändelser i företaget: försäljning, inköp, löner, skatter, lån och uttag. Varje händelse ska kunna spåras till ett underlag, en så kallad verifikation.

Skyldigheten regleras av bokföringslagen (1999:1078). Skatteverket sammanfattar kraven här: Bokföring – vad kräver lagen?.

Bokföringen ger dig tre saker samtidigt:

• kontroll över resultat och kassa
• underlag till moms, arbetsgivardeklaration och inkomstdeklaration
• trovärdighet mot bank, investerare och kunder

Bokföring är alltså inte bara “för Skatteverket”. Det är företagets minne.

Vilka företag måste bokföra?

Nästan alla som driver näringsverksamhet i Sverige är bokföringsskyldiga:

• enskild firma
• aktiebolag
• handelsbolag och kommanditbolag
• ekonomiska och ideella föreningar (i de fall lagen kräver det)

Ett aktiebolag blir bokföringsskyldigt från den dag det registreras hos Bolagsverket – även om omsättningen är noll. En enskild firma är i praktiken bokföringsskyldig så fort verksamheten är näringsverksamhet.

Alla affärshändelser ska bokföras löpande och året ska avslutas med bokslut eller årsredovisning, beroende på företagsform och storlek.

Bokföring enskild firma och aktiebolag – vad skiljer?

Den löpande bokföringen ser likadan ut. Skillnaden sitter främst i eget kapital, uttag och hur året avslutas.

Läs mer: Bokföra eget kapital i aktiebolag och Förenklat årsbokslut.

Så fungerar löpande bokföring

Svensk bokföring är dubbel bokföring. Varje affärshändelse bokförs på minst två konton: ett i debet och ett i kredit. Summorna ska alltid vara lika.

De flesta använder BAS-kontoplanen:

Bokföringsmaterial ska sparas i sju år. Sedan den 1 juli 2024 behöver du inte behålla ett papperskvitto eller en pappersfaktura efter att materialet har digitaliserats på ett säkert sätt. Informationen måste kunna läsas och får inte riskera att förändras eller försvinna.

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Övriga händelser ska bokföras så snart det kan ske. Mindre företag med nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor får i många fall vänta längre, enligt Bokföringsnämndens regler – men vänta inte i onödan. En veckorutin slår en månadsrusning varje gång.

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?

Det finns två metoder för den löpande bokföringen.

Kontantmetoden innebär att du bokför när pengarna kommer in eller går ut. Kundfordringar och leverantörsskulder behöver inte bokföras löpande, men obetalda poster ska tas upp i bokslutet.

Faktureringsmetoden innebär att du bokför när fakturan utfärdas eller tas emot, och sedan igen när den betalas. Fordringar och skulder syns löpande.

Kontantmetoden får användas av företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst 3 miljoner kronor. Över den gränsen krävs faktureringsmetoden. Finansiella företag får inte använda kontantmetoden.

Aktiebolag får använda kontantmetoden om nettoomsättningen normalt är högst 3 miljoner kronor. Många väljer ändå faktureringsmetoden eftersom den ger bättre löpande överblick över kundfordringar och leverantörsskulder.

Byte till faktureringsmetoden får göras även under löpande år och ska meddelas Skatteverket. Byte åt andra hållet, från fakturerings- till kontantmetoden, är strängare och kräver att förutsättningarna är uppfyllda.

Exempel: så bokför du vanliga händelser

Exemplen nedan använder 25 % moms och vanliga BAS-konton. Anpassa konton efter din kontoplan.

1. Försäljning mot kontant betalning

Du säljer en tjänst för 4 000 kr inklusive moms (3 200 + 800).

2. Inköp som betalas direkt

Du köper material för 1 000 kr inklusive 200 kr moms.

3. Leverantörsfaktura (faktureringsmetoden)

Faktura 1 250 kr inklusive moms för bredband. Först när fakturan kommer:

När du betalar:

Mer om samma typ av kostnad: Bokföra internet och bredband.

4. Kundfaktura som betalas senare (faktureringsmetoden)

Faktura 12 500 kr inklusive moms.

När fakturan skickas:

När kunden betalar:

Fler bankexempel finns i Bokföra ränteintäkter och bankavgifter.

Bokföring för nybörjare – kom igång i fem steg

1. Registrera företaget och moms om du ska vara momsregistrerad.
2. Välj metod (kontant eller fakturering) utifrån omsättning och företagsform.
3. Skaffa ett bokföringsprogram. Det är inte tillåtet att sköta den löpande bokföringen i exempelvis Excel om registreringarna kan ändras i efterhand. Ett riktigt bokföringsprogram skapar den spårbarhet som lagen kräver.
4. Koppla banken och fotografera kvitton samma dag.
5. Bokför varje vecka. Stäm av 1930 mot bankkontot. Avvikelse = något saknas.

Tips om avdrag som ofta missas: 14 avdrag i aktiebolag och enskild firma.

Digital bokföring

Ett bra program gör tre saker åt dig:

• hämtar bankhändelser
• tolkar kvitton
• räknar ut momsunderlag

Det ersätter inte ansvaret. Du måste fortfarande välja rätt konto när AI:n gissar fel – vilket den gör, särskilt vid blandade privata och företagsutlägg.

Välj program efter verksamhet, inte efter flest funktioner. En enskild firma utan anställda behöver sällan samma system som ett aktiebolag med lön, projekt och lager.

Så redovisar du moms

• Ingående moms = moms du betalar vid inköp (2640/2641)
• Utgående moms = moms du tar ut vid försäljning (2610/2611)

Skillnaden redovisas till Skatteverket. Läs den fullständiga genomgången: Bokföra moms steg för steg och Moms – mervärdesskatt.

Glöm inte att momsperiod och bokföringsmetod hänger ihop. Har du faktureringsmetoden bokförs momsen ofta redan när fakturan ställs ut – även om kunden inte betalat.

Vanliga misstag i bokföringen

• Kvitton som aldrig fotas
• Privat och företag på samma kort utan utlägg/uttag
• Bokföring som samlas till deklarationen
• Fel momsperiod
• Inventarier som kostnadsförs när de borde aktiveras – eller tvärtom
• I aktiebolag: “uttag” som egentligen är lön eller förbjudet lån

Fördjupning: Fallgropar i bokföring för enskild firma, Bokföring av inventarier och Bokföra lön.

Checklista

• Företag och ev. moms registrerat
• Bokföringsmetod vald
• Bokföringsprogram på plats och bank kopplad
• Verifikationer digitaliseras och sparas
• Veckorutin för kontering och avstämning
• Momsdatum i kalendern
• Plan för bokslut / årsredovisning

Vanliga frågor om bokföring

Vad är bokföring?

Att löpande registrera företagets affärshändelser så att de kan visas både i tidsordning (grundbok) och per konto (huvudbok), med verifikation som underlag.

Måste man bokföra varje dag?

Nej. Kontanta betalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Övrigt så snart det kan ske. I praktiken: varje vecka.

Kan man göra bokföringen själv?

Ja. Många gör det, särskilt i början. Ett bokföringsprogram minskar felen. Anlita hjälp när du tar in anställda, lager, flera momssatser eller aktiebolagets första årsredovisning.

Vad händer om man inte bokför?

Bristfällig bokföring kan ge skattetillägg, förseningsavgifter och i allvarliga fall bokföringsbrott. Ansvaret ligger på företagaren / styrelsen även om någon annan sköter det praktiska.

Hur länge sparar man bokföring?

Sju år. Sedan 1 juli 2024 får papperskvitton och pappersfakturor slängas när de har digitaliserats på ett säkert sätt.

Måste aktiebolag bokföra från dag ett?

Ja. Skyldigheten börjar vid registreringen.

Får aktiebolag använda kontantmetoden?

Ja, om den årliga nettoomsättningen normalt är högst 3 miljoner kronor. Många AB använder ändå faktureringsmetoden.

Vad är skillnaden mellan bokföring och redovisning?

Bokföring är den löpande registreringen. Redovisning är sammanställningen: rapporter, bokslut, årsredovisning och analys.

Behöver jag revisor?

De flesta små aktiebolag och nästan alla enskilda firmor behöver det inte. Gränsvärdena avgör.

Vilket konto är företagskontot?

Oftast 1930 Checkräkningskonto / företagskonto.

Fördjupning

Använd den här sidan som startsida. Gå vidare när du behöver:

• Bokföra moms
• Bokföra lön och personalkostnader
• Bokföra inventarier
• Eget kapital i aktiebolag
• Årsredovisning och deklaration i aktiebolag
• Förenklat årsbokslut
• Forum: bokföring, skatter och företagsformer