Digital strategi för transformation
Boom! Det finns många fördelar med digital transformation av företaget. Att nå affärsmålen samtidigt som personalen arbetar hemifrån är för det mesta kostnadseffektivt, men det finns också andra fördelar som ett minskar miljöavtryck och högre avkastning på investeringen. Men även om digitaliseringen går snabbare och är en etablerad, om än överraskande och innovativ process, finns det fortfarande utmaningar med den. Det kan exempelvis innebära att medarbetare känner sig otrygga i den snabba utvecklingen särskilt om det krävs att de ska förändra sitt arbetssätt och lära sig nya system.
En viktig del är den digitala transformationsstrategin som behöver vara en av företagets styrfunktioner. Stora bolag har en sådan strategi, och de mindre som tar sig tid att skapa en kommer att tjäna på det. All digital uppdatering eller utveckling ska kopplas till denna strategi som i sin tur lyder under företagets övergripande strategiska riktning. Den nya hybrida arbetsytan ingår i den digitala transformationsstrategin precis som alla områden som företaget digitaliserar. Denna strategi gör att man snabbt kan agera på ett strukturerat vis när omgivningen förändras.
Den hybrida arbetsmodellen
Den är ganska självklar idag. Den hybrida arbetsmodellen inkluderar både arbete på kontoret och arbete på distans från bostaden. Oftast kan anställda numera välja att jobba hemifrån under delar av veckan, men det finns förstås ingen enhetlig hybridmodell. Företagen skapar sin egen som passar verksamheten, och vissa företag är helt och hållet virtuella där man har alla möten online, sitter vid kaffebordet online och samverkar i olika uppdrag online. Med en bra ledare som är van att styra virtuella team mot mål är detta en extremt effektiv arbetsmodell.
Exempel på hybrida modeller:
- Kontor först – distansarbete tillåtet
- Distansarbete prioritet
- Kontor vissa dagar
Kontor först – distansarbete tillåtet
Att behålla både kontoret och distansarbetet är populärt. Kontoret är primär arbetsplats och arbetsstyrkan turas om att vistas där. Detta var ett arbetssätt för många företag under Covid-19 eftersom det var viktigt med avstånd till andra människor. I denna modell erbjuder företaget en policy för att arbeta på distans och man kan ha en del av arbetsstyrkan utspridd. Arbetssättet är effektivt men det har en stor utmaning i att de som arbetar på distans kan hamna utanför gemenskapen och inte känna att man får tillräckligt med fysisk kontakt. Detta beror förstås på vem du är, vissa personer passar perfekt för distansarbete och håller kontakten utmärkt på digital väg medan andra kan bli deprimerade utan fysiska kontakter med sina arbetskamrater. Det bästa är ett individualiserat arbetssätt.
Lästips: 16 sätt för att få anställda att jobba på topp hemma
Distansarbete - prioritet
Vissa företag prioriterar distansarbete eftersom man har en organisation som fungerar effektivt på detta vis. Ibland kan anställda inte arbeta på distans beroende på att arbetsuppgifterna kräver deras fysiska närvaro, men idag skapas många företag med 100% arbete på distans. Företaget agerar över flera tidszoner och har ofta personal i flera länder. Allt fler globala IT-företag flyttar över till dessa fjärrmodeller och gör distansarbetet till en standard. Man kan exempelvis ha ett huvudkontor för vissa aktiviteter där en ledningsgrupp befinner sig någon gång ibland, men man sparar in kostnaderna för personalens kontorsplatser.
Observera att ”distans prioritet” inte betyder att de anställda aldrig ser varandra. I stället adderas sammankomster, kick-offs eller retreat.
Se även: Så kan företaget använda metaverse
Kontor vissa dagar
Den vanligaste modellen i Sverige bland större företag, efter pandemin, ser ut att vara en blandning mellan arbete på kontoret och arbete på distans. Företagen skapar egna hybridmodeller skräddarsytt efter verksamheten. Grundtanken är att anställda vistas på kontoret några gånger i veckan. Till skillnad från ”distans prioritet” där kontoret endast används för aktiviteter och samverkan, använder denna modell kontorslokalerna både för personligt arbete och samverkan med andra. Policyn för denna modell kan vara ganska lös, exempelvis att den anställde förväntas vara ett visst antal timmar på kontoret och får planera detta själv. Det är också vanligt med bestämda dagar.
Relaterad läsning: 9 tips för att jobba hemifrån och undvika fallgroparna
Ett vasst ledarskap krävs – deadlines styrfunktion
Är hybridmodellen den enkla lösningen för ditt företag? Lite kontor, lite distans?
En sådan modell kräver ett vasst ledarskap – kan ditt företag leverera en sådan ledare?
Hemligheten bakom en framgångsrik hybridmodell är ledarskapet. Den som leder respektive team, eller de personer som arbetar på distans behöver förstå hur man leder virtuella team. Man behöver följa upp leveranser och sätta tätare ”deliverables”, delmål. Tätare delmål är en finurlig väg att hela tiden hålla tempot uppe och man bör också lägga in kortare möten. Ett Facetime eller Skype kan tas via mobiltelefonen och email är även det ett frekvent arbetsredskap. Som ledare behöver du förstå vikten av leverans i tid, att hålla deadlines och att samtidigt inspirera. Deadlines blir en styrfunktion i distansarbetsmodellen.
Tänk på att hybrida arbetssätt också kan skapa segregering mellan de som mest arbetar på distans och de som arbetar på kontoret, det kan även skapa ojämlikheter. Även här är ledarskapet mycket betydande, och hur ledaren agerar. Ledaren behöver vara emotionellt medveten och se digitala möten på samma nivå som fysiska möten.
Var konsekvent!
Ledarskapet behöver vara konsekvent. Det ska inte vara någon skillnad mellan de som arbetar på distans och de som arbetar från kontoret. Tidigare fanns det diskussioner om ifall de som inte kom in till kontoret blev missgynnade och fick färre möjligheter till avancemang i företaget. Hur detta fungerar beror helt på företaget, men man kan konstatera att väldigt många talangfulla människor som kan göra skillnad för företaget väljer att arbeta på distans.
Och man vill väl inte missa dessa personer?
Livsstilar förändras och människor värdesätter sin frihet på ett helt annat sätt än för några år sedan. Att prioritera en mötesfilosofi med ”online först” ger en sådan kultur och samma möjligheter för alla.
Detta fungerar hos flera företag idag. Man har med sin dator och arbetar från olika platser – helt enkelt underbart, tycker många.
