Dagens organisationer bör fokusera på resultat snarare än arbetstider

Det är märkligt att många av oss fortfarande arbetar på kontor under en viss fastställd del av dygnet i dessa tider av ständig uppkoppling och förändrade värderingar.

Givetvis måste flygplatser, sjukhus, speditionsföretag, butiker och många andra organisationer ha strikta scheman för att kunna fungera effektivt, och om deras medarbetare inte finns på plats kan det gå illa.

Men hur är det med alla de människor som arbetar i kunskapsekonomin, vilkas resultat inte har med den fysiska närvaron att göra?

Många företagsledare sitter fast i tänkandet att företag inte kan bli framgångsrika om inte de anställda övervakas och instrueras av chefer, men det har faktiskt visat sig att resultaten ofta blir bättre om medarbetarna får obegränsad frihet. Det finns mycket större utrymme för att låta människor själva bestämma när, var och hur de ska utföra sina arbetsuppgifter än vad de flesta företagsledare är beredda att medge.

Flexibla sätt att arbeta, som till exempel ROWE, som står för Results Only Work Environment, har fått stor uppmärksamhet under de senaste åren.

Inte helt utan anledning; vem skulle inte vilja ha obegränsat med semester eller kunna jobba på stranden?

Ett antal högprofilerade företag har infört liknande policyer och tycker att de fungerar utmärkt. Unilever har en agil arbetsmiljö. Gap tillämpar ROWE-principerna vid sitt huvudkontor. Netflix har infört många av ROWE-komponenterna med stor framgång.

Större efterfrågan på flexibilitet

Förr i världen var ”flexibelt” arbete oftast bara någonting för kvinnor som ville ha avlönade arbeten utanför hemmen, men ändå behövde ta hand om sina barn.

Detta förekommer ju fortfarande, men nya koncept som ROWE är till för alla, inte bara mammor. Familjerna förändras.

Internet och annan teknik har gjort det möjligt att utföra vissa typer av arbete var som helst ifrån. I dag har många företag team i olika tidszoner som ändå inte är på kontoret samtidigt.

Dessutom förväntar sig inte den yngre generation som nu är på väg ut på arbetsmarknaden att behöva tillbringa all sin tid på ett kontor. Eftersom de alltid är uppkopplade tycker de att de borde kunna arbeta var och när de vill.

Av dessa skäl och många fler har efterfrågan på mindre strikta arbetsstrukturer ökat under en tid.

Huvuddragen

Alla dessa trender är inte nya, men många stora företag har reagerat på denna ökade komplexitet hos arbetsstyrkan på traditionellt sätt, genom att utöka hierarkierna med ännu fler nivåer och införa mer byråkrati.

En ROWE-miljö fungerar tvärtom så att medarbetarna får göra vad de vill när de vill, så länge jobbet blir gjort. De är både självständiga och ansvarsskyldiga till 100 %.

De som arbetar i ett ROWE-system blir mer produktiva eftersom de tillbringar mindre tid med att pendla, och företagen sparar pengar på resor och kontorslokaler. Medarbetarnas frånvaro är mindre och deras disciplin bättre eftersom de kan bestämma över sin egen tid. I slutändan leder allt detta också till att utbrändheten minskar avsevärt.

Hur mycket tid man lägger ned för att nå resultaten är inte viktigt, var och när man jobbar är irrelevant. Det som betyder någonting är att resultaten håller hög kvalitet.

Det spelar väl ingen roll om en anställd inte är på kontoret en tisdagseftermiddag, om vederbörande levererar en utmärkt projektrapport under söndagskvällen, långt innan tidsfristen löper ut följande tisdag? Det borde inte heller spela någon roll om någon behöver två timmar eller 20 dagar för att utföra en uppgift.

I en miljö där ROWE tillämpas övervakar cheferna själva arbetet, inte vilka tider deras medarbetare kommer och går eller var de jobbar.

Resultatbaserade arbetssätt kan också i viss mån leda till mer likartade villkor för män och kvinnor. I dag är det fortfarande vanligare att kvinnorna har ”flexibla” arbetstider eller arbetar deltid. När alla har samma flexibilitet och det enda som räknas är resultaten behandlas dock inte de som inte är närvarande hela tiden längre som andra klassens arbetstagare.

Nackdelar

Några av de största nackdelarna med att människor inte arbetar centraliserat och på fasta tider har att göra med de sociala faktorerna.

Anställda som inte längre behöver gå till kontoret samverkar mindre med andra fysiskt sett. Vissa människor känner sig ensamma eller isolerade om de bara samarbetar med sina kolleger via maskiner.

Omgivningen får ofta en negativ bild: team som inte är fysiskt närvarande på kontoret kan betraktas som lata eller underpresterande.

Men så länge de som arbetar resultatbaserat har ett visst mått av kontakt med sina kolleger kan de bibehålla de goda relationer med sina arbetskamrater som de behöver för att prestera. Enligt en artikel i Journal of Applied Psychology som bygger på stora datamängder är idealet två och en halv dag i veckan.

Eventuella negativa och skeptiska röster kan lugnas med hjälp av en kulturförändring där fokus förflyttas från nedlagd tid till resultat.

Viktiga komponenter

För att det flexibla arbetssättet ska fungera krävs ett aktivt engagemang från ledningens sida, ett successivt införande och ett kulturskifte.

Även om ROWE kan få oss alla att arbeta bättre och mer effektivt är det viktigt att genomföra förändringarna i rätt takt.

När jag hjälper företag att ta till sig ROWE-principerna använder jag en steg-för-steg-metod. Det bästa är att börja med en enhet, så att man lär sig vad som fungerar och vad som inte fungerar i organisationen i fråga och kan göra de förbättringar som behövs innan man går vidare.

ROWE fungerar bäst om det finns stöd uppifrån i organisationen. De team som ansvarar för genomförandet måste övertyga den högsta ledningen och visa att effekterna är positiva.

För att flexibla system ska fungera är det också nödvändigt att teamen förändrar sin kultur, och bland annat diskuterar hur de ska hantera nackdelarna med ROWE. Många problem uppstår till exempel om ett team eller en individ arbetar resultatbaserat och andra inte. Det är viktigt att teamen i förväg i detalj pratar igenom hur de ska jobba och hur de ska hantera några av de problem som oundvikligen uppstår. I början krävs det mycket arbete med att hantera omgivningens synpunkter och bild av det hela.

ROWE kan således inte byggas på en dag, och man måste övertyga många skeptiker innan systemet kan fungera. Men om man tar sig tid att förhandla och genomföra ett resultatbaserat arbetssätt blir organisationen mindre komplex och medarbetarna mer nöjda och lojala och inriktade på att nå resultat.

Ginka Toegel är professor i organisationsteori och ledarskap vid IMD. Hon leder programmen Mobilizing People och Strategies for Leadership.