För att underlätta hanteringen av körjournaler finns det elektroniska lösningar för tjänstebilar som automatiserar processen och sparar både tid och pengar. En vanlig orsak till att körjournalen hamnar på efterkälken är att det upplevs krångligt och tidskrävande att föra den manuellt. Att hålla reda på pappersloggar för varje bil och se till att de fylls i vid varje resa är ingen dans på rosor, särskilt inte om man har många fordon i firman.

Lyckligtvis finns det idag smarta elektroniska alternativ som gör livet enklare för den som ansvarar för körjournaler. Med automatisk GPS-loggning, molnlagring och rapportgenerering blir det betydligt lättare att hålla reda på vilka resor som är tjänsterelaterade och vilka som är privata. 

Genom att investera i en elektronisk körjournal för tjänstebilar kan du spara tid, förenkla administrationen och samtidigt se till att ditt företag följer Skatteverkets regler.

Vanliga misstag och fallgropar

En del kör på som vanligt och chansar på att körjournalen inte kommer att efterfrågas. Andra påbörjar en logg med gott mod, men tappar snabbt motivationen när det visar sig vara ett tidsödande projekt. Oavsett anledning är konsekvenserna densamma - man riskerar att åka på rejäla skattetillägg och förlorar dessutom kontrollen över resekostnaderna. Det är lätt hänt att privata resor glider in i tjänstebilen och vice versa när loggen inte sköts ordentligt.

Exempel: I en rutinkontroll upptäckte Skatteverket brister i firmans körjournaler. Flertalet resor saknade uppgift om syfte och kunde därför inte verifieras som tjänsteresor. Följden blev ett skattetillägg på 50 000 kronor. En dyr läxa för ett företag som hade kunnat undvikas med bättre rutiner och digitala hjälpmedel.

Skattekonsekvenser och böter

Upprepade slarv med körjournaler brukar inte tas emot med överseende av Skatteverket. I värsta fall kan det leda till kraftiga ekonomiska sanktioner:

• Höga skattetillägg. Upp till 40% av den skatt som undandragits på grund av felaktiga körjournaler.
• Förlorat avdrag för momsen på drivmedel, reparationer och andra bilrelaterade kostnader.
• Tidskrävande skatterevision som stör den löpande verksamheten
• Risk för förlorat förtroende hos kunder och partners

Ett varnande exempel är IT-konsulten Mikael som fick betala 120 000 kr i skattetillägg efter att ha missat att föra körjournal för sin tjänstebil i tre år. Enligt Skatteverket gick det inte att styrka att bilresorna var tjänsterelaterade. Mikael fick ingen kompensation för bränslekostnader och annat som han betalat ur egen ficka under åren.

Fördelar med elektronisk körjournal

Med tanke på de potentiellt dyra konsekvenserna av misskött körjournal, finns det all anledning att se över sina rutiner. Ett bra första steg är att digitalisera hanteringen med en elektronisk körjournal. Fördelarna är många:

• Automatisk registrering av körsträckor via bilens GPS
• Smidig kategorisering av resor som tjänste eller privat
• Inga pappersloggar som kommer bort eller blir svårlästa
• Möjlighet att lägga till noteringar, bifoga kvitton mm i appen
• Sammanställning av utlägg för milersättning
• Åtkomst för alla som behöver - chef, revisor, administratör, Skatteverket
• Rapporter över resemönster som kan effektivisera verksamheten
• Enklare momsredovisning och återbetalning av utlägg

Smidiga appar förenklar arbetet med körjournal

Att föra körjournal behöver inte vara krångligt eller tidskrävande. Med hjälp av smarta appar kan du enkelt logga dina resor och kategorisera dem som tjänste eller privat. De flesta appar använder mobilens inbyggda GPS för att automatiskt registrera körsträckor, så du behöver inte skriva in några uppgifter manuellt. 

Appen håller också koll på datum, start- och slutdestination samt antalet körda kilometer. I vissa fall kan du även lägga till syftet med resan, vilka passagerare som följer med och bifoga kvitton direkt i appen. På så vis har du allt samlat på ett och samma ställe.

Fördelar för både företag och anställda

En stor fördel med körjournalsappar är att informationen lagras digitalt i molnet. Det betyder att den är åtkomlig för alla som behöver den, oavsett var de befinner sig. Chefen kan när som helst gå in och se personalens resemönster och utlägg. Ekonomiavdelningen har underlaget de behöver för momsredovisning och utbetalning av milersättning. Och vid en eventuell skatterevision finns alla uppgifter enkelt tillgängliga.

För den anställde innebär en digital körjournal mindre administration och manuellt pappersarbete. Risken minskar för att glömma föra in resor i efterhand eller tappa bort viktiga kvitton. Dessutom kan appen ge värdefull feedback om körbeteende. Genom att analysera acceleration, inbromsningar och svängar går det att se området för förbättring. Det kan i sin tur leda till en säkrare och mer bränsleeffektiv körning.

Så undviker du körjournalsmällar

För att komma tillrätta med slarviga körjournaler och undvika obehagliga överraskningar från Skatteverket krävs vissa rutiner. Här är några konkreta tips:

1. Använd en digital lösning för automatisk loggning av tjänsteresor. Slipper du reseloggar på papper minskar risken att något glöms bort eller tappas bort.

2. Se till att ha tydliga riktlinjer för användning av tjänstebil. Ska den endast användas i jobbet eller är privata resor okej? Hur stor del i så fall? Tydlighet minskar gråzonerna.

3. Informera alla i företaget som kör tjänstebil om vikten av att föra körjournal. Förklara konsekvenserna av att strunta i det.

4. Gör körjournalen till en naturlig del av arbetsveckan. Avsätt tid för att fylla i resor och kategorisera dem så blir det av.

5. Kontrollera med jämna mellanrum att alla tjänstebilar har uppdaterade körjournaler. Vänta inte till nästa revision med att upptäcka fel och brister.

6. Be din revisor att granska körjournalerna vid bokslut för att identifiera eventuella otydligheter eller saknade uppgifter.

Genom att skapa en kultur där körjournalen tas på allvar i kombination med smarta digitala hjälpmedel, minimerar du risken för obehagliga överraskningar från Skatteverket. Dessutom får du värdefull data om resvanor och bilkostnader på köpet.