- Se till att lönekriterierna är väl genomarbetade och kommunicerade.
- Att cheferna får möjlighet att gemensamt gå igenom och diskutera mandat och befogenheter och vad löneavtalet innebär, så alla vet vad som gäller
- Kontinuitet – lönesamtalet behöver kontinuerlig information om hur medarbetaren agerar för att nå uppsatta mål. Se därför till att du kontinuerligt ser medarbetaren. På så sätt kan du i tid vidta åtgärder om så skulle behövas och du har bra information vid lönesamtalet.
- Underlag – stäm av att du och medarbetaren har tillgång till lönepolicy, lönekriterier och definitioner. Ta fram uppgifter om lön, krav på befattningen, ansvar, arbetsuppgifter och kompetensutveckling.
- Tidigare samtal och insatser – Det kan vara lätt att glömma bort tidigare insatser, prestationer och utvecklingssamtal. Därför är det bra att föra fortlöpande anteckningar och att gå tillbaka till anteckningar från förra utvecklingssamtalet.
- Mental förberedelse – Vad vill du förmedla under samtalet? Vilka frågor vill du ställa? Vad ska ni uppnå med samtalet? Hur kan medarbetaren reagera och hur hanterar du det? Hur ska du motivera ditt löneförslag och vilka argument behöver du?
Att tänka på under samtalet:
1. Klargör syfte och förväntningar
2. Var tydlig
- Ge din syn på hur medarbetaren uppfyllt kraven och kriterierna för lönesättningen, samt möjligheterna för fortsatt löneutveckling.
- Var tydlig när det gäller bedömning, krav och förväntningar och vad som kan göras bättre.
- I de flesta diskussioner kan du utgå från följande formuleringar - ”Jag har gjort värderingen av dig utifrån följande kriterier…”, ”Sammantaget har jag kommit fram till följande förslag…”, ”Inför nästa löneöversyn kan detta utvecklas/förbättras…”
- I vissa verksamheter och med vissa personer kan det enklaste också vara det bästa. Att helt enkelt säga vad personen får för lön och varför.
3. Stå för din bedömning
- Även om din bedömning väcker reaktioner och ifrågasättanden behöver du vara tydlig och stå fast, men också respektera medarbetarens åsikter.
Missa inte: 8 tips för lyckat lönesamtal
4. Låt medarbetaren ge sin bild
- Låt medarbetaren berätta hur denne upplever sina förutsättningar, insatser och sin roll i verksamheten.
- Om du ger negativ kritik måste medarbetaren få chans att bemöta kritiken.
5. Bered dig på reaktioner och argument
- Hur kan du hantera olika reaktioner och argument på ett bra sätt
- Försök hålla dig lugn och saklig
- Lyssna och acceptera medarbetarens reaktion.
- Acceptera att man inte alltid kan vara överens i sakfrågorna.
6. Undvik skitprat och skvaller
- Lönesamtalet ska bara handla om medarbetaren och dig som chef, inte om andra. För tillbaka diskussionen till det.
7. Missnöjd medarbetare
- Om samtalet börjar handlar om ditt sätt att utöva ledarskap, organisatoriska problem eller samarbetet i gruppen är det bättre att avsluta lönesamtalet och boka in ett separat samtal för dessa andra frågor.
8. Dokumentera era överenskommelser och åtaganden direkt, då ni båda har samtalet i färskt minne.
