Samtalet syftar till att ge båda parter en möjlighet att diskutera och utvärdera arbetsmiljö, utvecklingsmöjligheter, konfliktsituationer, samt strukturella och organisatoriska frågor och annat som påverkar arbetet. Det är med andra ord ett gyllene tillfälle för er båda att lyfta frågor, bolla idéer och delge tankar om olika aspekter av arbetet.
Det är också ett bra tillfälle för dig att verkligen lyssna och lära känna dina anställda, samt att förtydliga såväl kortsiktiga som långsiktiga mål. I ett medarbetarsamtal kan du jämföra de anställdas prestationer mot de mål och kriterier som företaget har. Syftet är att öka var och en av de anställdas motivation och prestation.
Ett medarbetarsamtal bör förberedas noga
Det finns en rad punkter som bör hinnas med under ett medarbetarsamtal. Därför bör du som arbetsgivare förbereda ett samtalsunderlag och en dagordning som mejlas ut eller på annat sätt delges de anställda i god tid innan samtalet. Du bör även avsätta ordentligt med tid för varje anställd, och gärna erbjuda en rad olika tider som de kan välja mellan. Det viktigaste av allt är att både du och den anställde kommer väl förberedda till mötet, vilket ger båda chansen att på ett konstruktivt sätt delta i medarbetarsamtalet.
För att komma väl förberedd till mötet är det viktigt att du som chef tar dig tid till följande:
- Bekanta dig med den anställdes arbetsbeskrivning, resultat och vad ni kommit överens om i tidigare medarbetarsamtal.
- Fundera på hur läget ser ut för verksamheten; vilka utmaningar finns? Vad innebär det för den anställde? Vilka möjligheter finns för denne på sikt?
- Hur fungerar samarbetet mellan dig och den anställde? Hur fungerar samarbetet med kollegorna?
Regelbundna och spontana samtal
Alla anställda på företaget ska erbjudas minst ett samtal per år och det är du som arbetsgivare eller chef ska kalla till mötet. Dock har den anställde rätt att be om ett spontant samtal på eget initiativ. Vid sådana tillfällen är det extra viktigt för dig att vara lyhörd och att så snart som möjligt erbjuda en lämplig tid för samtal. Även vid sådana tillfällen bör det finnas tydliga regler och riktlinjer för båda parter att förhålla sig till. Viktigast är dock att den anställde känner sig sedd och hörd.
Missa inte: 8 tips hur du utför ett lönesamtal på bästa sätt
Rätt plats och avsatt tid för mötet
Platsen för samtalet ska vara ostörd och privat så att samtalet kan ges full uppmärksamhet. Därför bör också alla mobiltelefoner stängas av. Att sitta och läsa ett meddelande eller be om en paus för ett viktigt samtal signalerar direkt att detta samtal inte är viktigt. Det ger ingen bra grund för att fortsätta samtalet och kan du inte avsätta tid är det bättre att boka om det.
Ett medarbetarsamtal måste vara ett forum som bygger på förtroende mellan dig och den anställde. Det är många gånger nervöst att bli granskad utifrån prestationer och uppsatta mål, särskilt om vissa mål kanske inte uppnåtts. Om arbetstagaren upplever det som en slags intervju där frågorna kan besvaras ja eller nej, utan möjlighet att utveckla svaret, kommer det troligtvis inte leda till något positivt. Syftet med att få den anställde att känna sig delaktig, motiverad och engagerad i företagets utveckling faller då direkt.
Dialog och feedback
Att våga ha samtalet i en dialogform är mest givande och det kräver öppna frågor, att våga ge och ta emot feedback och att inte bara fokusera på fakta och praktiska aspekter av arbetet. Att be om feedback på ditt ledarskap kan vara en god idé, men tänk på att denna kanske inte blir odelat positiv och var beredd på att bemöta kritik lugnt och konstruktivt. Observera att om du tänkt ställa denna fråga bör det meddelas i det samtalsunderlag som skickas ut innan samtalet för att ge möjlighet för den anställde att reflektera och inte bli ställd inför frågan oförberedd.
Se även: Konkreta tips som gör svåra samtal betydligt enklare
Rekommenderade frågor och frågeställningar
Det är oerhört viktigt att ett medarbetarsamtal tar upp relevanta frågor, både för arbetsgivaren och för den anställda. Enligt en undersökning gjord av Manpower ansåg endast 10 % av de anställda att medarbetarsamtalet var viktigt för att utvecklas på arbetet. Då är frågan om det är för att inte frågeställningarna var relevanta, eller om medarbetarsamtalet hölls i ett egensyfte, snarare än som ett verktyg för ett bättre samarbete och för att försöka nå företagets mål gemensamt.
Vad är då väsentliga frågor under ett utvecklingssamtal?
Hur dessa formuleras är givetvis individuellt och måste anpassas utifrån företaget. Vissa saker gäller dock för alla företag och kan användas som grund för att formulera vilka frågor som ska tas upp.
Exempel på frågeställningar:
- Hur tolkar den anställde företagets mål och visioner?
- Hur kan den anställde bidra till företagets måluppfyllelse?
- Saknar den anställde kompetens eller finns det andra hinder för att kunna bidra till att uppnå målen?
- Vad bidrar företaget med för att den anställde ska kunna utföra sitt arbete i enlighet med målen?
- Hur upplever arbetstagaren samarbetet med arbetsgivaren?
- Finns det något som kan göras annorlunda?
- Vad tror den anställde själv om sin potential att utvecklas? Saknas kompetens?
- Trivs den anställde på arbetet?
- Hur ska det fortsatta samarbetet se ut och krävs en utvecklingsplan?
Ledarskapscoachen tipsar: Skrota utvecklingssamtalen
Vikten av att dokumentera medarbetarsamtalet
För att ett medarbetarsamtal ska kännas viktigt och som att det betyder något för både dig som arbetsgivare och arbetstagaren är det viktigt att samtalet, överenskommelser och målsättningar dokumenteras. Inte för ett egensyfte utan för att det konkret sedan kan utvärderas och följas upp. Se upp för fällan att lova något som inte kan hållas, till exempel kompetensutveckling. Om det sedan inte sker inverkar det negativt på tilliten och förtroendet för dig.
Het läsning: Bra chefers fem viktigaste egenskaper
Tips att tänka på som arbetsgivare
Oavsett om det rör sig om önskemål om kompetensutveckling, samarbetsproblem, orättvis behandling eller arbetsplatsolycka är det oerhört viktigt att vara lyhörd för arbetstagarens upplevelser och behov under samtalet.
Men för att ha några hållpunkter om upplägg och hur ett medarbetarsamtal bör ske, tänk på följande saker:
- Förbered i god tid
- Välj lämplig plats för samtalet
- Använd öppna frågor
- Låt samtalet vara en dialog
- Var ärlig, lova inget som inte kan hållas
- Bedömning av prestationer bör ske utifrån samma kriterier oavsett anställd
- Bedöm uppnådda prestationer utifrån faktiska mål, inte utifrån person
- Var lyhörd för medarbetarnas önskemål och upplevelser
- Sist men inte minst: våga ge och ta emot feedback
Genom att se på medarbetarsamtalet som ett interaktivt verktyg, samt att vara lyhörd för arbetstagarens erfarenheter och kunskaper, blir det lättare att identifiera och åtgärda eventuella hinder för utveckling, samt kunna se vilka styrkor som finns bland de anställda. Samtalet ska kartlägga arbetstagarens arbetssituation och prestationer för att lättare kunna hitta dennes utvecklingsmöjligheter. Medarbetarsamtalet är ett tillfälle för både dig och den anställde att framföra synpunkter och önskemål.
