Ekonomichefen, till exempel, styr upp hur fakturor hanteras, attesteras, bokförs och betalas. Men lägger sällan särskilt mycket arbete på att styra upp mötespolicies och -rutiner, vilka kommunikationskanaler som ska användas till vilken typ av kommunikation och samarbete, hur vi namnger dokument, var vi sparar dem eller hur snabbt det är rimligt att vi förväntas besvara den där kommunikationen. Inte heller vilka verktyg vi använder eller hur vi ser till att alla blir bra på att använda dem.

Det är ju IT:s uppgift. Eller? Nä, just det, IT brukar bara skaffa verktygen - oftast från någon man redan har avtal med så att man slipper hantera licenser från så många olika leverantörer eller lära sig andra leverantörers administrationsverktyg. Men hur mycket krut bruka IT egentligen lägga ner på att förklara varför och hur vi ska använda de där verktygen? Och hur mycket utgår de egentligen från oss användare när de bestämmer vilka verktyg de skaffar?

Detta är inte någon ny fråga, men dess betydelse ökar dels i takt med att allt mindre andel av arbetskraften ägnar sig åt att producera saker och allt större andel åt tjänster, kreativt arbete och att producera intellektuellt kapital, dels förstärker distans- och flexibelt arbete behovet av att samarbeta på bra och samordnade sätt.

Ett organisatoriskt mellanrum

Av Mats Tyrstrup har jag lärt mig uttrycket "organisatoriska mellanrum" för sådant som ingen har eller tar ansvar för utan som antingen faller mellan stolarna eller som vi på golvet lämnas att fixa bäst vi själva kan, när skavet blir tillräckligt stort. De där sakerna som "någon" tar hand om. När det kniper.

För mig var det ett halleluja moment när Mats nämnde begreppet för mig. Äntligen fick jag ett begrepp – och en förklaring – till varför detta är så svårt att arbeta med.

Alla behöver det, ingen har ansvaret

I drygt femton år har de ansvariga jag sålt samarbetskultur och -lösningar till och arbetat för i uppdrag varit en brokig bukett av formella roller; internkommunikation, HR, IT, Learning och annat. En bra illustration av mellanrummet.

Ansvaret för hur samarbete och arbete görs är inget vi ges.

Det är ett ansvar vi tar. Av intresse, engagemang eller desperation.

Hur ofta har du hört talas om en CCO? Eller en CWO?

Bland oss samarbetsentusiaster har det börjat talas om CCO, Chief Collaboration Officer, men ännu väntar jag spänt på att få kontakt med mitt första exemplar av denna sällsynta art. Personligen skulle jag kunna tänka mig en Chief Work Officer med ett lite bredare uppdrag, men det är onödigt att ägna sig åt sådana hårklyverier.

Hur skulle det vara att ha någon som styrde upp allt det där?

• Som såg till att det skapades policies och rutiner för hur vi kommunicerar internt och externt, för hur vi hanterar möten, var vi lagrar dokument och så vidare. Bra vanor, helt enkelt.
• Som såg till att vi hade de verktyg som bäst hjälper oss att göra vårt jobb – själva och tillsammans OCH att vi fick lära oss hur de bäst används och ger oss bäst nytta. Rätt verktyg, alltså.
• Och som såg till att underlätta kommunikationen mellan medarbetarna, liksom att maximera möjligheterna att ta vara på varandras kunskap och erfarenhet, så att vi inte behöver sitta på övertid och tänka "detta måste någon annan ha gjort tidigare. Tänk om jag bara kunde få tag på vad de gjort och bygga vidare på det!" För hur ofta brukar intern kommunikation ägna sig åt att hjälpa medarbetarna att kommunicera med varandra? De brukar ju ha fokus på att kommunicera från ledningen MED medarbetarna. Eller hur?

Konsekvenserna av detta organisatoriska mellanrum

I avsaknad av den där "någon" som styr upp detta, vad blir resultatet?

• Meeting overload – särskilt i större organisationer, verkar det som.
• Ineffektivitet – dubbelkommunikation, förvirring, förväxlingar, ansvar som trillar mellan stolar.
• Förlorad tid, missade möjligheter – eftersom vi inte gör det vi borde gjort utan löser samarbetsineffektiviteter istället.
• Återuppfinnande av hjulet och dubbelarbete – för att vi inte vet vad andra gör eller inte hittar det andra gjort som vi kunnat återanvända.
• Frustration, stress och dålig stämning
• Kanske till och med stress, konflikter och utbrändhet – konsekvenser som landar hos HR att hantera.

"Ingens ansvar" blir väl VD:s ansvar?

Visst är det VD:s uppgift att leda och organisera arbetet? Inte att göra allting själv, men att se till att det finns en ansvarig för varje aspekt av verksamheten? VD är ju slutgiltigt ansvarig för lönsamheten och hur lönsamt är det egentligen att slösa medarbetarnas tid och kapacitet i kassa möten, att jobba ineffektivt, att missa möjligheter, dubbelarbeta, skapa missnöje eller ohälsa...BARA för att man inte utsett någon som är ansvarig för att fylla det organisatoriska mellanrummet som samarbete, möten och "allmänt skrivbordsarbete utgör"?