Här är alla delar i denna guide om projektledning:
1. Vad är ett projekt och vad menas med projektledning? (du är på denna sidan nu)
2. Hur ett projekt definieras för att kunna uppnå ett mål
3. Om projektorganisation och projektmodell
4. Projektledarens uppgifter och egenskaper
Materialet ska ses som en introduktion som kan kompletteras med annan fördjupande litteratur – exempelvis någon av de böcker som finns under ”Lästips”.
Men nu till det här med projektledning. Vad är det egentligen?
Vad är ett projekt?
Att arbeta i projekt är egentligen ingenting nytt. Projekt har planerats och genomförts så länge det har funnits civilisationer. Varje gång en byggnad skulle byggas eller när en väg skulle anläggas var man tvungen att planera, att hitta resurser, genomföra och slutligen följa upp de aktiviteter som till slut ledde till att man uppnådde projektets mål. Det finns många imponerande projekt som genomförts genom tiderna. Exempel på historiska projekt kan göras lång. Uppförandet av Kinesiska muren, Kung Richards korståg, Peter den stores skapande av St Petersburg, Columbus Amerikaresa, bygget av Gripsholms slott, osv. Det finns många exempel på projekt som planerats, genomförts och följts upp genom historien.
Efterhand insåg man att tekniker för resursförsörjning, riskbedömning, tidsplanering, m.m. var något som var användbart oavsett om man skulle bygga en bro, sätta potatis eller förändra ett företags organisation. Dessa tidiga idéer var de som stakade ut vägen för det vi idag kallar ”modern projektledning”.
Även i nutid är det lätt att hitta exempel på projekt som genomförs. Bygget av Öresundsbron, Hultsfredsfestivalen, produktionen av en TV-serie av typen Expedition Robinson, utvecklingen av ett nytt läkemedel på AstraZeneca, skapandet av en e-handelsplats på Internet, en politisk valkampanj och införandet av ett datoriserat lagersystem är alla exempel på nutida projekt. Utöver dessa större projekt finns det också en massa vardagliga saker som man kan använda samma metoder för. Det kan handla om allt från klassfesten till att renovera ett rum i huset. En god planering gör att genomförandet blir lättare och innehåller färre överraskningar.
Projektexemplen ovan är till synes väldigt olika, men om man studerar hur projekten planeras, förses med personella och materiella resurser, genomförs och följs kommer man att förvånas över hur stora likheter det finns dem emellan.
Projekt förkommer på alla nivåer i en organisation. Ett projekt kan omfatta en enda eller tusentals människor. Ett projekt kan vara i ett par dagar eller ett par år. De kan innefatta en enskild avdelning på ett företag eller flera avdelningar från flera olika företag. Ett projekt kan t ex vara att en grupp från ett företags ordinarie verksamhet sätts samman för att samarbeta kring något som inte ingår i företagets normala verksamhet.
Om man läser böcker om projektledning har alla författare sin egen definition av vad ett projekt är. De flesta har dock följande punkter gemensamt:
- Ett projekt är en tillfällig aktivitet (t ex ett uppdrag av engångskaraktär) som genomförs för att nå ett klart definierat mål.
- Ett projekt är tydligt avgränsat till resultat (vad skall vara gjort?), färdigpunkt (när ska det vara klart?) och kostnad (hur mycket får det kosta?).
- Ett projekt har en planering av tider och kostnader för mänskliga och materiella resurser.
- Det finns en temporär projektorganisation där deltagarna har klart definierade arbetsuppgifter och ansvar som upplöses när projektet har avslutats.
- Projektets planering, genomförande och uppföljning leds av en projektledare.
Fördelar med att arbeta i projektform är att man kan:
- skapa uppmärksamhet och fokus kring det man ska åstadkomma i projektet,
- öka tydligheten kring vad som ska göras och hur det ska göras,
- samla kompetenser från olika enheter inom organisationen, samt
- använda speciella former för ledning och styrning.
I näste del ska vi titta lite närmare på vad som menas med projektledning och vad en projektledare gör.
Vad innebär projektledning?
Det enkla svaret på frågan i rubriken borde ju vara: ”Att leda projekt.” Och det är precis så det är. Vi konstaterade tidigare att projekt på vissa sätt är ett annorlunda sätt att organisera en verksamhet. Det man då behöver fråga sig är på vilket sätt projektledning skiljer sig från att leda ett företags löpande verksamhet.
En formell definition av projektledning skulle kunna vara:
”En väl planerad och organiserad insats för att nå de projektmål som man ställt upp i tid.”
Mer konkret innebär detta att man tar fram en projektplan, som innehåller definitioner av mål och delmål, specifika aktiviteter som krävs för att målen ska uppnås, vilka resurser som krävs, samt tidsplanering och en budget. Projektledning innebär också en löpande uppföljning av planen under genomförandet så att man håller sig till denna.
Ledningen av ett projekt delas vanligtvis in i faser som förstudie, projektplanering, genomförande, utvärdering och avlämnande. De principer som finns för projektledning kan användas i vilket projekt som helst, oberoende av storlek budget eller tidsbegränsningar.
I grund och botten har projektledning och projektledarskapet väldigt mycket gemensamt med det ledarskap som praktiseras i löpande verksamhet. Projekt har likheter med löpande verksamhet i och med att de genomförs av människor, begränsas av resurser, planeras genomförs och kontrolleras. Men projekt skiljer sig från löpande verksamhet genom att den löpande verksamheten är just löpande och repeteras medan ett projekt är något som är temporärt och unikt. Inför varje nytt projekt byggs en organisation som ska klara av de krav som ställs i just det projektet.
