Projektmodellen sätter upp projektets spelregler
För att ett projekt ska fungera är det viktigt att alla i organisationen förstår hur projektformen fungerar. På många sådana företag har man valt att bygga en projektmodell som används för att planera och genomföra projekt.
Telia har exempelvis en modell som heter ProMoTe och Ericsson har en modells som heter PROPS. En projektmodell gör att företaget får ett ”gemensamt språk” som underlättar samverkan. Genom att bygga upp en erfarenhetsbank från de projekt man genomfört, kan de som jobbar i företaget utveckla sin förmåga att planera, genomföra och utvärdera projekt. Detta gör att även projektmodellen utvecklas med tiden.
En generell projektmodell som ger dig stöd i projektarbetet och underlättar kommunikation och beslutsfattande. Modellen är enkel att använda och uppbyggd av ett antal moduler. Dessa kan som "klossar" användas var för sig eller kombineras så att de passar det enskilda projektet. En projektmodell innehåller ofta en strukturerad processbeskrivning samt bestämmelser kring dokumentation och rollfördelning. Ofta finns det en rad checklistor som ska ge ett stöd vid viktiga moment i projektarbetandet. Här kan det finnas tips på hur projektledaren ska agera i olika situationer.
Processbeskrivningen är till för att alla deltagare överskådligt ska kunna följa projektets förlopp från start till avlämnande. Ofta illustreras detta i projektfaser med kontrollpunkter då beslut tas om hur arbetet i projektet ska fortlöpa.
Dokumentationen av ett projekt är viktig för att alla projektets intressenter. Genom att ha en förbestämd informationsstruktur med mallar för dokumentationen, får alla den information de behöver samtidigt som projektdeltagarnas sparar tid.
Rollfördelningen och en beskrivning av de olika grupper som finns i ett projektets organisation är viktig för att ansvar och befogenheter i projektet ska bli tydliga.
Även om det finns en väl genomtänkt projektmodell, kommer den inte att passa alla tänkbara projekt. Man måste vara beredd att anpassa hur man tillämpar modellen och eventuellt komplettera den. Nedan presenteras den projektmodell som Telia använder i sina projekt.
Projektorganisation skiljer sig
Med tanke på att olika projekt har väldigt olika förutsättningar kommer även olika projekts organisationer se väldigt olika ut. Organisationen av en projektgrupp som ska planera och genomföra en ommöblering på ett kontor skiljer sig naturligtvis från organisationen av ett projekt som har som mål att bygga ett vattenkraftverk och sätta det i drift. Eftersom ett projekt måste nå sina mål inom en begränsad tid är det viktigt att ha en väl genomtänkt projektorganisation med en tydlig ansvarsfördelning.
Ofta har många av de personer som är aktiva i projektet även uppgifter i företagets ordinarie verksamhet som de måste sköta. Att alla projektdeltagare får tillräckligt med tid för att utföra sina delar av projektet i tid är en förutsättning för att projektet ska kunna bli färdigt i tid. Det är därför viktigt att man är överens med projektdeltagarnas ordinarie chefer om när projektet får prioriteras framför den ordinarie verksamheten innan projektet börjar. Dessutom är det vanligt att det i projektet även finns exempelvis inhyrda konsulter som inte normalt arbetar i företaget. Detta gör det än viktigare att vara tydlig i fördelningen av ansvar och resurser.
Projektets intressenter
I likhet med ett företag har ett projekt många olika intressenter som bidrar till och har nytta av projektet på olika sätt. Det handlar om projektägaren eller beställaren som är projektets uppdragsgivare, styr-, referens- och projektgrupper som är en del av projektets organisation, projektledaren, de enskilda projektmedlemmarna, sponsorer och finansiärer, osv. Man kan dela intressenterna i två grupper. De som är aktiva i själva genomförandet av projektet (själva projektorganisationen) och de som spelar en mer passiv roll under själva projektet.
Projektorganisationens delar
Hur man väljer att dela in ett projekt organisatoriskt beror naturligtvis på hur omfattande projektet är. En vanlig indelning av ett projekts organisation är att det finns en styrgrupp, en projektgrupp och en referensgrupp. Vanligtvis finns projektledaren med i alla dessa grupper. Om det är ett stort projekt delas projektgruppen ibland in i olika arbetsgrupper.
Styrgruppen
Man skulle kunna säga att styrgruppen är projektets styrelse där projektägaren ofta fungerar som styrelseordförande. I styrgruppen finns personer som har mandat från projektbeställaren att fatta beslut om projektets inriktning och de resurser som står till projektets förfogande. Projektledaren rapporterar till styrgruppen om projektets status. Det är viktigt att man har styrgruppsmöten med jämna mellanrum så att projektägaren är informerad om hur projektet fortlöper. I styrgruppens uppgifter ligger att ge projektledaren det stöd som krävs för att projektet ska kunna genomföras.
Referensgrupp
Referensgruppen har en rådgivande funktion och består av personer som kan fungera som ett stöd för projektet och bidra med idéer och synpunkter. Det kan handla om fackliga företrädare, revisorer, jurister och andra typer av specialister. Referensgruppen fungerar egentligen som en informationsförmedlare både till och från projektet. Projektledaren och projektgruppen får nya infallsvinklar och de personer som finns med i referensgruppen får information om projektet som de kan vidarebefordra till sina respektive intressegrupper.
Projektgruppen
Projektgruppen består av de projektdeltagare som utför det faktiska arbetet i projektet. När man sätter samman en projektgrupp är det många faktorer som spelar in. Den som ska vara deltagare i ett projekt bör ha sakkunskap i det som projektet handlar om och erfarenheter av denna typ av frågor. Det är bra om projektdeltagarna kompletterar varandra. Den sammanlagda kompetensen i gruppen måste vara tillräcklig för att klara uppgiften. Det är också viktigt att gruppmedlemmarna fungerar tillsammans – att gruppen har en bra personkemi.
Arbetsgrupper
Om projektet har en stor projektgrupp är det inte ovanligt att denna delas in i mindre arbetsgrupper som får ansvar för delar av projektet.
