Genomförandefasen i projektet syftar till att projektet ska uppnå de överenskomna del- och slutresultat som finns beskrivna i projektplanen. När projektet har startat, är det viktigt att kontinuerligt följa upp aktiviteterna i planen så att den är uppdaterad.
En god projektstyrning handlar om att kontinuerligt följa upp den planering och riskanalys som gjordes i projektets planeringsfas. För att alla i projektet ska veta vad som händer, är en god kommunikation a och o. Kommunikationen kan exempelvis ske genom att de dokument som är obligatoriska enligt projektmodellen görs tillgängliga för alla projektdeltagare.
Kick-off
Det första man som projektledare bör göra är att se till att de resurser som man planerat för projektet finns tillgängliga så att arbetet kan startas. Därefter bör man se till att projektet får en tydlig start. Detta kan exempelvis ske i form av en ”kick-off” där man försöker sammansvetsa projektgruppen och få alla att dra åt samma håll. Det är viktigt att var och en förstår projektets mål och vilken roll hon/han spelar i projektet.
När man väl har kommit igång med projektet och alla vet vad som förväntas av dem övergår projektledaren till att löpande följa upp planen. Detta sker genom att hon/han löpande kontrollerar att de aktiviteter som man planerat blir färdiga i rätt tid och att kostnaden inte överstiger vad som budgeterats. Särskilt viktigt är det att de aktiviteter som finns efter projektets kritiska linje följs upp. Om en sådan aktivitet blir försenad kommer hela projektet att försenas (se avsnittet om PERT-diagram).
Förändrade planer
Oavsett hur noga man planerat och hur många risker man har förutsett i sin riskanalys, inträffar det i alla projekt ske saker som man inte hade planerat för. Det kan handla om att leveranser är försenade, att en viss aktivitet krävde mer resurser än beräknat osv.
Planerna kommer att förändras under projektets gång. Att ta ställning till denna typ av problem är en annan av projektledarens roller. Det är viktigt att projektgruppen kontinuerligt får feedback på sitt arbete och att eventuella förändringar förs in i projektplanen.
Informera, informera, informera...
För att information om förändringar och annan viktig information ska gå fram till alla projektets intressenter är det viktigt att man har regelbundna möten. Projektledaren blir här något av en spindel i nätet eftersom hon/han är föredragande i projektets samtliga grupper.
Det är viktigt att den information som deltagarna får vid möten också finns tillgänglig i skriven form för de som inte haft möjlighet att vara med på mötet. Kanske sker detta genom att man lägger upp informationen i ett IT-baserat verktyg för projektledning. Kanske sätter man upp informationen på en vanlig anslagstavla. Oavsett hur man gör, är det viktigt att projektdeltagarna känner sig informerade om hur projektet utvecklas.
