Projektplaneringen lägger grunden för hela projektet. Därför är det viktigt att man lägger ordentligt med tid på att planera projektets olika steg och fördela de resurser som finns på de aktiviteter som måste genomföras.
För att man ska få en effektiv styrning av ett projekt är det viktigt att man har:
- tydliga mål som alla inblandade tolkar på samma sätt,
- tydliga roller där det klart framgår vem som ansvarar för var och
- en fortlöpande uppföljning av målen.
Vid planeringen av projektet är det också viktigt att fördela ansvaret för aktiviteterna. Se till att endast en är ansvarig för varje aktivitet. Det betyder inte att denna person ska utföra aktiviteten själv utan att det ska finnas en person som har ansvaret att se till att arbetet blir gjort. Om möjligt, är det bra att så många som möjligt av dem som ska arbeta i projektet får vara delaktiga i planeringen. Detta gör att de sedan är mer motiverade att genomföra planerna.
Det finns en rad tekniker och verktyg för att planera tid och resurser för ett projekt. I detta avsnitt ska vi gå igenom hur man formulerar mål och beskriva några vanliga tekniker för att tidsplanera projekt.
Målformulering - projektmål
För att ett projekt ska bli lyckat är det viktigt att man har klara, tydliga, realistiska och mätbara mål som såväl uppdragsgivare som projektledare och projektgrupp är överens om.
Projektmålen bör vara formulerade på ett sådant sätt att de är lätta att förstå och lätta att mäta. Man börjar med att formulera projektets huvudmål och bryter sedan ner dessa i mindre delmål.
Om projektets huvudmål är att ge ut en bok, kan ett delmål vara att få alla texter färdiga, ett annat delmål vara att layouten är färdig, ett tredje vara att boken är korrekturläst o.s.v.
För projektledaren är det viktigt att kommunicera med beställarna och stämma av så att man är överens om vad som förväntas komma ut av projektet. Man ska inte nöja sig med att ha snyggt formulerade mål utan också kontrollera att alla inblandade tolkar målen på samma sätt. Annars är risken stor att man i slutet av projektet upptäcker att några av projektets intressenter anser att man uppnått projektmålen medan andra anser man är långt från målet.
Aktiviteter, kontrollpunkter och milstolpar
Ett projekt delas vanligtvis in i mindre delar. På projektspråk kallas dessa delar för aktiviteter. Vissa aktiviteter är viktigare än andra. Det kan vara så att en viss aktivitet måste vara färdig innan man kan starta andra aktiviteter. Det kan också vara så att projektbeställaren vill ha en rapport efter att en viss aktivitet avslutats för att stämma av att projektet följer planen.
Kontrollpunkter och milstolpar är resultat eller kriterier (exempelvis ett en aktivitet avslutats) som är definierade på förhand och som ska vara uppfyllda vid en bestämd tidpunkt. Syftet med kontrollpunkter och milstolpar är att de ska vara stöd för planering, uppföljning och styrning av projektet. Kontrollpunkter fast-ställs av projektbeställaren medan milstolpar fastställs av projektledaren.
Några exempel på kontrollpunkter och milstolpar i projekt är:
- installation av utrustning är färdig
- när en fas av ett projekt är klar
- när man går över till ett nytt datorsystem
- när en ny hemsida tas i bruk
När man planerar sitt projekt kan det vara bra att följa nedanstående arbetsgång:
- Identifiera de aktiviteter som måste genomföras. I första hand gäller det att hitta projektets milstolpar (de viktigaste aktiviteterna).
- Dela sedan in varje milstolpe i aktiviteter och delaktiviteter.
- Ordna aktiviteter efter beroenden. (Vilka aktiviteter måste vara avslutade för att andra aktiviteter ska kunna påbörjas?)
- Beräkna hur lång tid varje aktivitet kommer att ta.
- Beräkna vilka resurser som går åt för att genomföra varje aktivitet (personal och materiella resurser och pengar).
- Gör en aktivitetsspecifikation för varje aktivitet.
- Sätt en ansvarig person för varje aktivitet.
- Tidsplanera aktiviteterna.
Projektets tidsplanering
När man gör tidplanen bör man lägga in olika milstolpar, deadlines, delrapporteringar, möten osv. Vem ansvarar för vad inom vilken tid?
Som vi nämnt tidigare finns en mängd olika tekniker för att projektledning och projektplanering. När det gäller tidsplanering är det framför allt två tekniker som är vanligt förekommande, Gantt-scheman och PERT-diagram.
Gantt-scheman
I ett Gantt-schema, som förekommer i många olika versioner, visas aktiviteterna som parallellt liggande staplar. Längst till vänster listas de olika aktiviteterna. I schemats över- eller underkant finns en tidsaxel. Varje aktivitet symboliseras av en linje som visar när aktiviteten beräknas genomföras.
Ett Gantt-schema är lätt att använda och ger en tydlig bild av vilka aktiviteter som ska genomföras och när de ska genomföras. I många projektledningsverktyg används Gantt-schemat även för uppföljning. Hur långt man kommit i en viss aktivitet kan till exempel markeras med en avvikande färg i stapeln.
Fördelar med Gantt-scheman är att de är grafiska, lätta att läsa, lätta att uppdatera. Detta underlättar din projektplanering.
De flesta datorprogram för projektledning innehåller en funktion där man kan presentera projektets aktiviteter i ett Gantt-schema. Om du har tillgång till ett sådant program och behärskar det, kan du lätt ta fram Gantt-scheman för dina projekt. Om du inte har tillgång till ett datorprogram för projektledning, kan du även skapa Gantt-scheman med hjälp av Excel. (Klicka på nästa dokument i navigationsträdet så får du vet hur du gör.)
PERT-diagram
PERT (Project Evaluation and Review Technique) utvecklades i slutet av 50-talet av US Navy. Ur denna teknik, som lämpar sig väl för större utvecklingsprojekt, har det kommit efterföljare som CPM (critical path method) och CPA (critical path analysis).
PERT-tekniken kan delas in i tre steg:
- Identifiera de aktiviteter som måste genomföras och beräkna hur lång tid de kommer att ta.
- Ordna aktiviteterna i en lämplig ordning efter beroenden.
- Rita diagrammet.
I ett PERT-diagram får man an grafisk beskrivning av de aktiviteter som ingår i ett projekt vilket underlättar projektplaneringen. Aktiviteterna presenteras som ett nätverk där det framgår i vilken ordning de måste genomföras och vilka aktiviteter som är beroende av varandra. Diagrammet består av en rad cirklar som representerar händelser i projektets utveckling. Cirklarna är början och/eller slutet på aktiviteter som representeras av linjer mellan cirklarna. Varje linje är märkt med hur lång tid den beräknas ta. I diagrammet på bilden tar till exempel aktiviteten mellan händelse 4 och 5 3 tidsenheter (timmar, dagar, veckor…)
Den största fördelen med ett PERT-diagram är att man lätt kan identifiera projektets ”kritiska linje”. Ett projekts kritiska linje är den kortaste tid på vilken man kan genomföra samtliga aktiviteter på. Den kritiska linjen är i diagrammet ovan markerat som en fetare linje. En försening av någon av aktiviteterna efter den kritiska linjen leder till att hela projektet försenas. Det är därför särskilt viktigt att följa upp de aktiviteter som ligger efter projektets kritiska linje.
Projektekonomi
Precis som när det gäller aktiviteter och resurser, är det också viktigt att göra en plan för de kostnader ett projekt för med sig och de intäkter man förväntar sig. Det är inte bara viktigt att veta om projektet ger ett positivt resultat eller ej. Det är också viktigt att man vet hur projektets betalningsflöden ser ut. Många projekt får inte inbetalningarna förrän projektet avlämnas i slutet av projekttiden.
För varje projektet bör man därför upprätta både resultat- som likviditetsbudgetar så att man kan följa upp såväl resultatet som in- och utbetalningar.
Med tanke på att många av de som är inblandade i projektet inte är ekonomer, bör projektbudgetarna vara överskådliga, lätta att förstå och uppdelade per aktivitet. På så vis vet den som har fått ansvar för en viss aktivitet vilka mänskliga, materiella och ekonomiska resurser hon/han disponerar för att slutföra aktiviteten.
Resursplanering
När man väl fått ordning på vilka aktiviteter det är som ska genomföras i vilken ordning och vilka ekonomiska resurser som tilldelats varje aktivitet, är det dags för att tilldela de mänskliga och materiella resurser som behövs för att aktiviteterna ska kunna genomföras. Här är det viktigt att man är uppmärksam så att man inte schemalägger samma resurs (person eller maskin) under projektplaneringen på två aktiviteter samtidigt. Det är till exempel olämpligt att schemalägga en projekt deltagare 40 timmar med design av en webbsite samma vecka som hon/han ska arbeta 20 timmar med att förbereda en personalfortbildning för att presentera webbsitens funktioner. I ett sådant läge bör man prioritera den aktivitet som ligger på projektets kritiska linje. Om båda aktiviteterna ligger efter projektets kritiska linje måste man välja mellan att utöka projektets resurser eller att acceptera en försening av projektet.
I situationen som beskrivs ovan är det två aktiviteter inom ett projekt som krockar. I det läget är det upp till projektledaren att besluta om vad som ska prioriteras. Som vi nämnt tidigare, är det dock inte säkert att alla projektdeltagare arbetar heltid med projektet. Det kan alltså även uppstå situationer då en projektmedarbetare är schemalagd för en aktivitet i projektet samtidigt som hon/han är schemalagd för en aktivitet i den ordinarie verksamheten. Dessa konflikter är vanliga och måste förebyggas genom att företagets eller organisationens ledning är tydlig med hur mycket tid varje medarbetaren ska arbeta med projektet.
Riskanalys
När man gör upp planerna för tid, aktiviteter och resurser är det också viktigt att man gör en bedömning om vilka saker som kan gå fel och hur stor risken är att dessa fel ska inträffa. Riskanalysen görs inte för att projektledaren ska kunna skylla ifrån sig om något går fel, utan för att alla i projektets intressenter ska vara medvetna om riskerna och försöka förhindra att felen uppstår.
För att förebygga problem kan det vara bra att på följande:
- Vilka aktiviteter är det som kan gå snett?
- Vad kan hända?
- Hur stor är risken att det går snett?
- Hur påverkas projektet om det går snett?
- Vad gör vi för att förhindra att det ska gå snett?
- Vad gör vi om det går snett ändå?
Bevaka framför allt de risker som skulle ha störst inverkan på projektet (den kritiska linjen).
IT-baserade verktyg för projektplanering
Det finns många IT-baserade verktyg för att planera och följa upp projekt. I denna typ av verktyg kan man lägga upp aktivitets- och tids- och resursplanering. Programmen erbjuder också möjlighet att lägga upp en budget för de olika aktiviteterna i projektet. Microsoft Project är det vanligast förekommande programvarorna för projektplanering. Programmet kan läggas på ett företags server så att alla i projektgruppen har möjlighet att gå in och arbeta i programmet.
På senare tid har det också lanserats flera webbaserade system för projektledning. Fördelen med dessa system är att det blir lättare att organisera projekt med medlemmar som finns på olika platser. Det räcker med att alla i projektgruppen har tillgång till en Internetansluten dator för att de ska kunna utnyttja arbeta med verktyget.
Även med standardprogram som Word och Excel kan man komma långt i att skapa system för projektplanering och uppföljning av projekt.
