- Mål – Vad är det vi ska åstadkomma under projekttiden?
- Omfattning – Vilka omfattas av projektet? En del av organisationen, hela organisationen eller ännu fler?
- Avgränsningar – Vilka områden omfattas inte av projektet?
- Förutsättningar – När måste projektet vara färdigt?
- Ramar (Hur mycket tid, pengar och övriga resurser kan användas till projektet?)
Anledningen till att det är viktigt att reda ut dessa saker på ett tidigt stadium är att olika deltagare i projektet annars skapar sig en egen bild av vad projektet är och vad det är man ska göra. Projektdefinitionen är de förutsättningar som projektledaren har att arbeta efter.
Hur man definierar och förbereder ett projekt skiljer sig från företag till företag. Oftast initieras (startas) ett projekt av någon ledande på företaget. Det kan till exempel vara företagets VD eller styrelse. Vi kalla denna person eller grupp av personer för projektbeställaren. Ofta sammanställer projektbeställaren en kravspecifikation som talar om vad som förväntas av projektet och vilka resurser som man är beredd att ge projektet.
Kravspecifikation
Om man tänker låta någon utanför företaget genomföra projektet lämnas kravspecifikationen ut till ett eller flera företag som man ber att lämna en offert. I kravspecifikationen finns punkterna ovan (mål, omfattning, avgränsningar osv). Projektbeställaren anger också när projektet ska vara färdigt.
Offert
De företag som ska lämna offert beräknar kostnader som uppstår för projektet och sätter ett pris för att genomföra projektet. Detta pris framgår sedan av den offert (det erbjudande) som företaget skickar till projektbeställaren. I offerten framgår också den projektspecifikation (vad som ingår i det man erbjuder) som ligger till grund för priset.
Förhandling
När projektbeställaren fått in offert från ett eller flera företag börjar förhandlingar med det eller de företag som lämnat offerter. När förhandlingarna är klara har man kommit överens om en projektspecifikation och ett pris. Det man kommit överens om skrivs ned i form av ett avtal som skrivs under av de båda avtalsparterna.
Viktigt med en bra kommunikation
När avtalet är tecknat kan man börja bygga upp en organisation för projektet och skapa förutsättningar för ett effektivt genomförande av projektet. Projektbeställaren ser till att projektet får resurser för att komma igång och utser en projektledare. Efter detta är det projekteraren som ansvarar för projektet. Det är dock viktigt att projektledaren stämmer av med projektbeställaren och andra intressenter (se nästa avsnitt) med jämna mellanrum. Alltför ofta blir projektbeställaren besviken på resultatet av ett projekt beroende på att beställare och projektledare inte har haft samma bild av vad projektet ska resultera i.
