När projektet avslutats upphör projektorganisationen och de mänskliga och materiella resurser som stått till projektets förfogande ska avvecklas eller återlämnas till den ordinarie verksamheten. Det är nu vi ska följa upp projektet och jämföra den planering vi hade gjort med hur det blev i verkligheten.
En viktig del i avslutsarbetet är att rapportera projektets resultat. Detta sker oftast både skriftligt och muntligt. Rapporteringen kan till exempel syfta till att det man skapat i projektet ska kunna leva vidare i organisationens ordinarie verksamhet. Man brukar säga att man gör en projektavlämning.
Uppföljning
För att man ska kunna rapportera av ett projekt och kunna lära sig något av det man Varje projekt bör utvärderas och följas upp. Under projektuppföljningen bör de erfarenheter som man fått under projektet sammanställas. Uppföljningen resulterar också ofta i att man kan ge förslag på hur man kan planera och genomföra liknande projekt på ett bättre sätt i framtiden.
Vid uppföljningen brukar man göra en så kallad ”utfallsanalys”. I utfallsanalysen jämför man de mål man satt upp för projektet med de resultat man nådde. Man tittar på om man genomförde de olika aktiviteterna inom den tid som man planerat och man jämför projektets kostnader med den budget man gjort. Med tanke på att budgeten är en ”plan i siffror”, måste man ha förståelse för att utfallet inte alltid stämmer med vad man budgeterat. Det är dock viktigt att man i uppföljningen försöker ta reda på vad eventuella avvikelser beror på och kommenterar dessa.
Avlämning och rapportering
Många projekt syftar till att förbättra och utveckla olika typer av verksamheter. Projektrapporteringen blir då en viktig del av projektavlämningen. Här får de som ska dra nytta av det som kommit fram av projektet en god bild av hur projekterfarenheterna kan utnyttjas för att förbättra verksamheten. Det är därför viktigt att man anpassar dokumentationen av projektet till dem som ska använda den.
Den skriftliga avrapporteringen av ett projekt ska vara väldisponerat och lättillgängligt. Tänk på att det är viktigt att alla som är inblandade i projektet ska kunna förstå vad du menar. Skriv därför rakt utan att krångla till meningarna. Hellre korta meningar staplade på varandra än långa och tilltrasslade resonemang som bara du själv begriper. Försök skriva så att du själv skulle tycka att det var intressant att läsa om någon annan skrivit texten. Blanda gärna med några episoder som ger spänning åt det du skriver. Försök i övrigt hålla en jämn nivå så att du inte skriver för mycket om småsaker eller tappar bort några viktiga delar. Det är viktigt att alla projektdeltagare känner igen att det som beskrivs i rapporten. Ta därför tillvara alla deltagares erfarenheter.
Låt rapporten följa i stort sett samma uppläggning som projektplanen. På så vis blir det lätt att följa hur projektet har utvecklats jämfört med planen. I rapporten redovisas inte bara projektets resultat. Man sammanfattar också de erfarenheter man fått i projektet och ger förslag till förbättringar.
Den muntliga presentationen av projektet är inte mindre viktig. Här gäller det att på ett tydligt och överskådligt sätt presentera projektets resultat.
OBS!! En oförberedd och dålig presentation gör att hela projektet verkar ha varit oförberett och gör att det kommer i dålig dager.
En tydlig avslutning
När alla rapporter är skrivna och presentationen är genomförd, är det viktigt att projektledaren sätter en tydlig punkt för projektet. Ett tydligt slut på projektet gör att hela projektet känns tydligare för projektdeltagarna. Det bidrar också till att projektdeltagarna känner att de med gott samvete kan gå vidare med sina vanliga uppgifter.
Framgångar ska firas!!!! En lämplig avslutning kan vara att man träffas under trevliga informella former och firar projektet.
Även om projektet inte blev den framgång man hade hoppats på är det viktigt att sätta punkt och konstatera vad man kan göra bättre i senare projekt. Även om man inte vill fira det resultat man uppnått i projektet är det ju inget som hindrar att man gör också denna utvärdering under trevliga former.
