Projektledarens uppgifter
Projektledarens uppgifter beror naturligtvis lite på hur projektet ser ut, men kortfattat är dessa att planera, utföra, kontrollera och avlämna projektet.
Vanligtvis ingår det i projektledarens arbetsuppgifter att:
- upprätta en projektplan
- leda och fördela arbetet
- koordinera och prioritera mellan projektets olika delar
- formulera mål för och stödja de enskilda projektmedlemmarna i deras arbete
- hantera konflikter, motivera och stimulera
- löpande följa upp delmål
- avrapportera till projektbeställaren och informera projektets intressenter
För att projektledaren ska kunna leda projektorganisationen krävs det att denne har ett tydligt uppdrag, med tydliga mål och ett tydligt mandat från projektbeställaren (företagets eller organisationens ledning). Projektledaren och alla andra som arbetar med projektet måste känna att det de gör är viktigt. Projektet måste vara väl förankrat. Det är därför viktigt att det är tydligt vilka befogenheter projektledaren har i förhållande till andra chefer i företaget. Annars kan det uppstå konflikter mellan de arbetsuppgifter en projektmedlem har i projektet och de arbetsuppgifter hon/han gör normalt i företaget. Båda projektledaren och den ordinarie chefen förväntar sig att få högsta prioritet.
Till syvende og sist är det projektledaren som är ansvarig för att projektorganisationen når de mål som satts upp för projektet.
Projektledarens egenskaper
När ser alla de uppgifter en projektledare ska klara av kan det verka vara en krävande, på gränsen till omöjlig, uppgift. Vilka egenskaper är det då som behövs för att man ska bli en bra projektledare?
En bra projektledare är en mål- och resultatinriktad problemlösare som är flexibel och har en förmåga att ha många bollar i luften samtidigt. Projektledaren måste också vara en duktig informatör och en entusiasmerande ledare med förmåga att fatta snabba och välgrundade beslut. Samtidigt måste projektledaren ha tillräckliga specialistkunskaper för det aktuella projektet.
Låter det som en utopi? Kanske det, men man kan se de egenskaper som nämns ovan som en önskelista med egenskaper en projektledare har nytta av.
Att välja rätt person till att leda projektet är en av de viktigaste besluten för om projektet ska lyckas eller inte. Det kan vara den som har kommit med ett förslag som också får i uppdrag att leda ett projekt för att genomföra förslaget. Det kan också vara någon som arbetar i företaget med liknande arbetsuppgifter. I många fall väljer man rekrytera en särskild projektledare som får som enda uppgift att leda det speciella projektet.
Oavsett hur man väljer att tillsätta projektledaren, är det viktigt att hon/han tror på projektet och att det kommer kunna genomföras i tid med de resurser som finns till förfogande.
Kommunikation och ledarskap
Att leda ett projekt kan ibland vara jobbigt eftersom man måste se till att de olika grupperna fungerar. Du har säkert sett i de olika grupper du ingår i (klassen, fotbollslaget, kören mm) att det finns många olika personlighetstyper. Varje grupp går igenom olika utvecklingsstadier. Projektledarens uppgift är att coacha gruppen i dessa stadier så att den når så bra resultat som möjligt. I det arbetet får projektledaren ibland fungera som konflikthanterare.
Genom en tydlig kommunikation och ett gott projektledarskap (framför allt vid projektstarten), kan dock ofta konflikter undvikas.
