Vad är skillnaden på avsked och uppsägning?

Skillnaden mellan att avskeda och säga upp en medarbetare är stor. Vid ett avsked kan du kräva att personen lämnar arbetsplatsen omgående och du behöver inte betala ut mer lön. Dock kräver ett avsked att den anställde har allvarligt har misskött sitt arbete. Vid uppsägning behöver du följa uppsägningstiden.

Uppsägning personal - avskeda rättvist

Om du är tvungen att släppa en anställd, hur kan du då göra detta rättvist och lagligt?

Du behöver följa förfarandet noga och dokumentera det, om skälet är att den anställda missköter sitt arbete behöver du samla bevis för att detta verkligen sker. Det måste finnas ett giltigt skäl för uppsägningen och du får inte diskriminera någon. Med undantag för grovt tjänstefel kan du sällan bara säga upp en anställd. Tänk också på att du behöver informera den anställdes fackförening.

Börja med att bjuda in medarbetaren till ett ”disciplin-möte”. Fråga medarbetaren hur han eller hon tycker att arbetet fungerar och ställ frågorna så att man behöver fundera på hur det egentligen går. Hur ser resultaten ut, hur kommer det sig att vissa arbetsuppgifter inte är utförda – och tycker medarbetaren själv att situationen fungerar?

Om du är öppen i samtalet får du ofta ärliga svar. I flera fall kommer den anställda själv fram till att han eller hon inte passar för arbetsuppgiften, vilket är den allra bästa lösningen. Om detta inte fungerar blir du tvungen att kommunicera det beslut du tagit samt att påminna den anställda om rättigheten att överklaga uppsägningen. Tänk på att dokumentera hela processen noga och att vara konsekvent.

Vad säger man för att avskeda - säga upp någon?

Om du inte är van att avskeda anställda på löpande band är det en fördel med ett manus. Gå igenom hur du tänker formulera dig och se till att du får med allt. Innan du säger upp en anställd behöver du också se till att du har följt det korrekta disciplinära förfarandet vilket innefattar varningar och en chans för den anställda att förbättra sitt beteende. Ett sådant möte där man meddelar en varning behöver även det vara konstruktivt, det vill säga ett slags ”team-work” där du frågar den anställda hur han eller hon tycker att det går. Var disciplinerad och skynda inte igenom proceduren bara för att du önskar ta bort personen från organisationen så snabbt som möjligt.

Samla bevis, skaffa giltiga skäl

Anteckna allt som sker under hela det disciplinära förfarandet. Det måste finnas skriftliga bevis som visar hur processen har gått till och att allt har gjorts för att undvika behovet av uppsägning. De giltiga skälen är själva kärnan i detta. Giltiga skäl för att säga upp en anställd gäller frågor som rör den anställdas förmåga att utföra sina arbetsuppgifter, hur den anställda uppför sig och hur själva uppsägningsförfarandet fungerat. Om du får problem med att bevisa att orsaken till uppsägningen är kopplad till att man missköter sitt arbete, tjänstefel eller liknande, kan skälet till uppsägningen ifrågasättas som ogiltigt.

Uppsägningens anledning

Definiera tydligt: Varför behöver medarbetaren sägas upp? 

Du behöver kunna svara enkelt och bevisa samt styrka ditt svar. Din motivation får inte vara orättvis eller diskriminerande. En uppsägning kan uppfattas som oskälig om man sägs upp på grund av graviditet eller föräldraledighet, medlemskap i fackförening, att man arbetar deltid eller exempelvis rättighet att ta ut årlig semester och att få nationell minimilön. Diskriminering är också oskäligt såsom diskriminering på grund av nationalitet, ålder, religion, sexuell läggning eller funktionshinder.

Om en anställd inte kan leverera på grund av funktionshinder behöver du först vidta åtgärder som justeringar eller förbättringar för att se om det kan fungera. Tänk på att även depressioner eller andra psykiska åkommor kan räknas som funktionshinder. Om ditt skäl till att avskeda en medarbetare faller under diskriminering kan medarbetaren ifrågasätta detta oavsett anställningslängd.

Missa inte: Mall för uppsägning av anställd

Sätt ingen på pottan!

Hur man hanterar det disciplinära mötet beror förstås på hur stort företaget är och hur närstående du är till medarbetaren som du behöver avskeda. Ovanför föreslogs en mer öppen och kreativ approach vilken man oftast har med någon man står nära. Naturligtvis ska en inbjudan ske skriftligen för att dokumenteras, men det är inte alltid som en sådan formalitet känns rätt. Medarbetaren behöver informeras om att de har rätt att medföra en ledsagare till mötet samt att det potentiella resultatet av mötet kan vara en uppsägning. Om detta är något som pågått en tid, det vill säga, medarbetaren har redan varnats – då bör du även beskriva skälen till ett potentiellt avskedande och de bevis du har så att medarbetaren kan granska dessa före mötet. Det disciplinära mötet ska hållas helt privat där inga av de övriga anställda kan knacka på och titta in. Var ”notorisk” på att föra anteckningar, eller låt gärna en sekreterare sitta med i mötet både som vittna och som dokumenterare.

Om mötet inte går medarbetarens väg kan det bli emotionellt. Var beredd på att höra oroande detaljer om försörjning och inverkan på privatliv – och var även beredd på hur du ska hantera detta. Kanske ett par månaders lön gör skillnad? Som företagsledare behöver du stabilisera dina känslor och fokusera på ditt uppdrag objektivt, men samtidigt göra ett avslut så att du inte sätter någon på pottan.

”Bästa praxis”

För att agera helt korrekt ska du avbryta mötet och skjuta upp fortsättningen innan du fattar ditt slutliga beslut. Låt den anställda veta vad du avser att göra och när du kommer att meddela ditt slutliga beslut och på vilket sätt detta meddelas. Är det samma dag? Kommer du att ringa upp dem nästa dag, eller hur har du planerat det? Lämna inte medarbetaren hängande. Det finns förstås olika scenarios beroende på hur komplext just detta problem är, det viktiga är att du inte skapar onödigt dröjsmål som får människor att må sämre.

Reflektera

Under pausen inför slutmötet behöver du reflektera över ditt kommande beslut och gå igenom att du har tillräckliga bevis för att motivera det. Om bevisningen är svag riskerar du att bli föremål för oskäliga uppsägningskrav, och det vill du inte. Du behöver analysera rättvist och göra en bedömning. Detta är också sista möjligheten att överväga om avskedande är det optimala lösningen eller om andra åtgärder kan vara mer fördelaktiga. När du återkallar till mötet ska du vara tydlig och exakt. Du behöver också upprepa dina skäl för uppsägningen. Om du bestämt dig för att göra på annat sätt behöver du definiera detta för medarbetaren samt vad som gäller för att han eller hon ska kunna behålla sin tjänst. Det är också viktigt att du påminner om den anställdas rätt att överklaga ett beslut om avskedande.

Uppföljning

Mötet bör följas upp skriftligen, det skyddar både dig och den anställda. Du ska också arrangera uppsägningslön, semester och eventuellt återlämnande av arbetets dator eller liknande. Om du är ett mindre företag kan det väcka oroskänslor att en medarbetare får lämna. Du behöver sitta ner med personalen och – utan att avslöja något internt – berätta att medarbetaren har slutat men att deras jobb inte är i fara. Uppmana till kommunikation runt resultatleveranser och beteenden för att hålla en öppen atmosfär. Påminn även om vilka förväntningar företaget har och hur detta ska gå till.

Kan man avskeda någon direkt?

Ibland kan orsaken till uppsägning vara arbetsbrist. Företaget kanske inte går så bra som man tänkt sig och personalstyrkan behöver minskas. Dessvärre finna det bara ett enda tillfälle då du kan avskeda någon med omedelbar verkan och utan formell förvarning, och det är när de har begått ett grovt tjänstefel. Du måste dock kunna bevisa detta vilket innebär att det behöver föregås av en undersökning.

Hur säger man upp en anställd som inte har något avtal?

Om en anställd inte har ett anställningsavtal där uppsägningstid anges och det heller inte finns andra bevis för överenskommelsen bör du ge den lagstadgade uppsägningstiden. Det vill säga en månad om den anställde arbetat på företaget mindre än två år. Därefter ökar tiden med en månad per år. 

Analysera och dokumentera

Man kan inte bolla med anställda hit och dit. Att avskeda någon ska noga övervägas och bevis ska samlas in för bedömning. LAS (lagen om anställningsskydd) är till för att skydda anställda. LAS ska trygga att en anställd inte blir uppsagd utan rimlig anledning, det vill säga – det behöver finnas en saklig grund. Läs mer om LAS här.

Fler resurser:

Mall för arbetsgivarbetyg

14 tips som gör jobbiga samtal enklare

Effektiva sätt hur du hanterar en konflikt