1. Spara tid med mallar
Skapa standardiserade mallar för dina dokument, inklusive rubriker, formatering och logotyper. På så sätt kan du snabbt anpassa dem till varje uppdrag och minska tiden du lägger på att skapa dokument från grunden. Det finns flera tjänster online som kan hjälpa dig att ta fram detta gratis om du tycker det är tidskrävande att skapa mallarna själv.
2. Låt AI göra grovjobbet
Att AI är här för att stanna har nog ingen missat. Dessutom kan det hjälpa dig som egenföretagare inom många olika områden. Det finns lösningar som är så bra att de kan göra hela arbetet åt dig, eller skapa ett bra underlag som sparar dig mycket tid. AI kan till exempel hjälpa dig att förstå hur du ska bokföra olika utgifter, skriva utkast på texter och komma med tips på hur du ska planera din tid.
3. Använd smarta verktyg
Endast 65 % av egenföretagare använder digitala verktyg som stöd för fakturering, bokföring och kvittohantering. Här kan du verkligen spara tid genom systemstöd och automatisering. Program som Bokio och Visma kan hjälpa dig att skapa och skicka fakturor snabbt och enkelt. För att förbereda dina utlägg inför bokföringen är en app ofta smidigast, eftersom du då kan du göra det på språng precis när behovet uppstår. UNQUO har en funktion där du kan fota kvitton, koppla dem till rätt transaktion, och sedan exportera allt direkt till ditt bokföringsprogram (eller skicka till din revisor).
4. Kraften av påminnelser
Med påminnelser om inbetalningar, tidsregistreringar osv så undviker du att uppgifter varken glöms bort, skapar merarbete eller ger dig straffavgifter. Genom att få påminnelser om uppgifter och aktiviteter kan du fokusera på det du gör just nu, utan att oroa dig för att missa något viktigt.
5. “Gör det nu”-mindset
“Gör det nu” är ett populärt mindset ämnat för att minska stress och öka produktiviteten. Genom att anamma “gör det nu” när du är på konsultuppdrag kommer du att minska tiden du lägger på admin genom att det blir gjort direkt. Du kan släppa tankar och påminnelser om all admin du måste göra, och får istället mer tid och energi över till annat. Mindsetet är extra effektivt när det kommer till administrativa uppgifter som du kan göra på språng, som att till exempel fotografera och registrera utlägg direkt i UNQUO-appen.
6. Våga fråga om hjälp
I Sverige finns generellt en kultur där vi inte ber varandra om hjälp, utan man ska klara sig själv. Något som verkligen är en fasad som sällan stämmer överens med verkligheten! Många vill hjälpa till och när du väl vågar fråga om hjälp blir de ofta glada över att kunna stötta dig.
7. Skapa rutiner
Ja, hur många gånger har du inte hört detta? Men rutiner är a och o för att öka din effektivitet. Om det är moment som du gör sällan kan du tjäna på att skriva ned en guide till dig själv för att det ska gå snabbare nästa gång.
8. Pomodoro-metoden
Pomodoro-metoden går ut på att du ska jobba fokuserat utan att bli störd. Den går ut på att du ställer en timer på 25 minuter. Under dessa 25 minuter lägger du undan mobilen, sociala medier och andra saker som kan stjäla din uppmärksamhet och störa ditt fokus. I 25 minuter jobbar du fokuserat med en enda sak, sedan tar du rast i 5 minuter och börjar om. Många upplever att det blir väldigt mycket gjort under dessa 25 minuter och det fungerar som bäst att applicera på uppgifter där du skriver eller gör administrativa uppgifter.
Att minska den tid och energi du lägger på administration är avgörande för att uppnå ditt mål med varför du startade eget företag, oavsett vad det är. Det är därför värt att lägga lite arbete på att genomföra dessa förändringar och få in de här processerna i din arbetsrutin. I längden kan det bidra till mer fritid eller fler fakturerade timmar. Genom att använda digitala verktyg, standardiserade processer och smarta strategier kan du frigöra mer tid till det som är viktigt på riktigt.
