Tankeutmaningar om att anställa
Den nya situationen kommer att innebära en del tankeutmaningar för dig. Att förändra sitt förhållningssätt är inte alltid så enkelt och kan ibland kännas besvärligt. Du behöver träna upp nya synapser i hjärnan vilket tar lite tid. Och i ärlighetens namn får man mental träningsvärk i början… Bestäm dig för att se det positivt och som en utvecklingsresa för dig själv.
Nya förhållningssätt
Vad innebär det egentligen att bli arbetsgivare? Förutom att ditt företag expanderar, får du också ett ansvar för någon annans vardag och ekonomi. En av mina klienter, Anna, som idag har två anställda, berättade att det kändes som ett stort ansvar att ta på sig. Men verksamheten behövde de två extra resurserna och efter många diskussioner med den andre delägaren kom de fram till att det var det steget de behövde ta. Att kliva in i den nya rollen som ansvarstagande arbetsgivare var en del av deras egen utveckling.
När väl de nya personerna kommit på plats måste du till viss del vara arbetsledare, dvs. förklara vad du gör, hur du gör och vad målet är. Något som är fullständigt självklart för dig, men som ibland kan vara svårt att förklara för någon annan. Troligen kommer din nya medarbetare att ställa frågor och kanske också ifrågasätta dig och ditt arbetssätt – bli inte förnärmad, utan se det som en lärprocess. Tillsammans kommer ni att hitta förbättringsområden i företaget, en ytterligare person som kan lägga sin kraft på att bygga ditt företag kommer att göra stor skillnad. Var positiv till att bli ifrågasatt.
Något som kan vara en svårighet är att du måste släppa på dina idéer om hur saker ska göras. Ditt sätt är kanske inte det sätt som är optimalt för din nyanställda. Vi är olika som personer, vi lär oss, kommunicerar och utför på olika sätt. Du måste släppa lite på din kontroll över verksamheten i ditt företag, om du blir för auktoritär och detaljstyr din nya medarbetare kommer troligen två saker att hända: du använder inte medarbetarens fulla potential och han eller hon kommer troligen inte att trivas. Försök hitta en balans mellan att vara chef och ta beslut och att delegera uppgifter. Acceptera att du måste prova dig fram till att börja med.
Se även: Juristens råd till dig som ska anställa för första gången
Kommunikation med medarbetare
Vem är du som entreprenör – den kreativa, den drivande, den förvaltande? Vi kommunicerar på olika sätt beroende på vår personlighet. Fundera lite på hur du och din nya medarbetare ska kommunicera – vad behöver din medarbetare från dig: instruktion, förmaning, feedback, återkoppling eller något annat?
Du behöver anpassa din kommunikation så det fungerar på bästa sätt. Är du till exempel en kreativ personlighet som ser helheter och har en medarbetare som ser till detaljer och förvaltande, så kan det lätt bli kommunikationsmissar. Fundera på vad din medarbetare behöver och ta dig tid att leverera det. Behövs det en timmes diskussion och överlämnande av ett projekt som du ser som ointressant – kan det mycket väl vara en god investering för dig, för därefter kan du släppa taget helt. Alternativet är att din medarbetare kommer tillbaka om och om igen, för att du inte gett tillräcklig information.
Hur vill du att din medarbetare ska kommunicera med leverantörer och kunder? Vilka värderingar ska styra inte bara ditt eget, utan även din medarbetares sätt att bemöta externa kontakter? Det kan vara smart att göra en kommunikationsplan och tänka genom det i förväg.
Förändringsprocessen
Att gå in i en ny situation som innebär en stor förändring, är till det yttre väldigt positivt. Men på insidan kan förändring ta mental kraft och det kan få till följd att man känner sig lite förvirrad. Vem är jag i det här? Vem ska jag vara? Vem vill jag vara?
Förvirring är stadiet innan man går i in i ny inspiration – kom ihåg det när du känner att det är motigt att tänka på ett annat sätt. Du är på väg in i något nytt och det kommer att ge sig av sig själv!
9 tips inför nyrekryteringen av personal
Rekryteringsprocessen kan vara knepig om du inte har tidigare erfarenhet. Visst kan du erbjuda en nära kompis jobbet, men är det verkligen det bästa för ditt företag och för att det ska fortsätta växa?
Det kostar också pengar att rekrytera och anställa personal, om inte annat i din egen arbetstid. Genomför din rekrytering som ett stort företag för att få bästa resultat.
1. Formulera ditt mål, sätt upp en tidplan och allokera tid
Var realistisk i din tidsplanering när du ska anställa en ny medarbetare, en rekrytering kräver mer tid än man tror. I det lilla företaget behöver man ofta fokusera på att tjäna pengar, att lägga sin tid på det som genererar ekonomiskt resultat. Och det kan vara lätt att vilja ta snabba beslut, men tänk dig för: en felrekrytering kan bli förfärligt dyr för dig! Var noga och gå inte för fort fram under anställningsprocessen.
2. Gör behovsanalys
Vad behöver ditt företag för att växa? En person som är likadan som du själv? Ska man jobba nära varandra är det lätt att välja någon som är lika en själv. Det är en fälla, för är det vad ditt företag egentligen behöver? Det kanske vore bättre med någon som kan balansera upp det du själv inte är så bra på.
3. Ställ upp en kravspecifikation
Vad ska din nya medarbetare göra? Hur ska jobbet läggas upp? Vilka kvalifikationer behövs? Vilka egenskaper är en fördel om den nyanställda har? Vilka krav ställer det på din nya medarbetare?
Försök få med alla aspekter som kan vara viktiga när du ska anställa personal.
4. Formulera en platsannons
Något som kanske kan kännas märkligt för det lilla företaget när man ska anställa personal, men som du kan använda som underlag för framtida diskussioner. En annons delas ofta upp i följande delar: kort presentation av företaget, namn på tjänsten, vad man ska göra, vilken kompetens som krävs och vilka egenskaper som behövs. Med andra ord ska platsannonsen matcha kravspecifikationen.
5. Välj rekryteringsvägar för att anställa
Det finns många rekryteringsvägar för att anställa personal, till exempel annonsering, nätverk och kontakter. Om du väljer att annonsera bör du vara noga med vilka media du väljer. Placera din annons på rätt ställe. Är du obetänksam kan du bli dränkt i ansökningar. Branschnätverk är betydligt mer specifika, de har ofta hemsidor eller stängda sidor på sociala nätverk som läses av rätt människor.
Tips! 8 steg för lyckad personalrekrytering
Fler än 60 % av alla tjänster tillsätts via kontakter. Kartlägg ditt nätverk, vilka människor kan hjälpa dig att hitta rätt person? När du tar kontakt med dem använd din platsannons för att vara specifik med vad du söker. Det är annars lätt att de du kontaktar tolkar ditt behov utifrån vad de tror att du söker, inte vad du egentligen är ute efter.
6. Ta hand om ansökningar och gör urval
Nöj dig inte med att få CV av en person, se till att du får in flera att jämföra med varandra. Det är en garanti för att du kan känna dig nöjd med att du valt rätt kandidat i slutänden. Det går aldrig att garantera att en rekrytering av personal blir lyckad, men om du verkligen har gjort ett urval så är chansen större.
Var noga med att bekräfta att du tagit emot ansökan och ge besked om hur lång tid du beräknar att det tar innan du återkommer. Det visar att du är seriös och förstår att de som anmäler sitt intresse att arbeta för dig har lagt tankar och energi på ditt företag. Återkom om det drar ut på tiden, hör efter om personen fortfarande är intresserad.
Ditt första urval är att jämföra de CV:n som du är intresserad av mot din kravprofil. Du kanske gillar en person, men kompetenserna matchar inte kravprofilen – vilket val behöver du göra: väger personligheten eller kompetensen tyngre?
7. Gör intervjuer
Om du redan känner personen ifråga kan det kännas fånigt med en intervju, men det är ändå ett viktigt samtal. Det är viktigt att få klart för dig hur den här personen tänker kring tjänsten, så att ni har samma bild över vad som ska göras och det är också viktigt i ett litet företag att personkemin fungerar i arbetssituationen.
Har du inte gjort intervjuer förut, gör research om intervjumetoder – det finns böcker och kurser i det.
Några tips: Ha någon som du litar på med på intervjun när du ska anställa personal. Fyra öron hör dubbelt så mycket. Be om exempel: säger din intervjuperson att han eller hon är stresstålig, be om ett exempel från tidigare arbete som visar hur det yttrar sig. Lyssna - det är lätt att bli entusiastisk och använda tiden för att berätta om ditt eget företag och vad du vill med det. Men här är det den andra personen som ska vara i fokus.
Missa inte: 14 bra intervjufrågor du som arbetsgivare kan ställa under anställningsintervjun
8. Be om betyg och ta referenser
Även om det är en person du känner sedan tidigare – gör detta, förklara bara att du kommer att behandla alla på samma sätt, för du följer en rekryteringsprocess. Det är ditt företag och det är viktigt att inte vara dumsnäll, inte heller när du ska anställa personal.
Be om kopior av betyg och intyg – läs dem först efter intervjun och se hur tidigare arbetsgivare beskriver personen. Stämmer det med den bild du fått? Tänk på att betyg alltid beskriver en person i positiva ordalag. Det finns ett slags ”kodspråk” som framför allt rekryterare jobbar med. Exempelvis är formuleringen ”Vi rekommenderar Kalle till liknande jobb” ett rätt dåligt betyg. För att det skulle vara riktigt bra skulle det behöva stå ”Vi ger Kalle våra allra bästa rekommendationer”. Men när du läser betyg behöver du tänka på vem som skrivit det: det kan vara en arbetsledare eller chef som inte har en aning om koderna.
Det samma gäller för referenser – ring upp referenspersonerna. Tänk på att de är personer som säger positiva saker, annars skulle inte den som sökt jobbet använt sig av dem. Förbered frågor att ställa. Lyssna efter om de ger samma bild av personen som du fått.
Läs även: Goda råd inför lönesamtalet
9. Gör ditt val – bestäm ett nytt möte
Känns valet lätt när du ska välja vem du ska anställa är det bara att gratulera. Känns valet svårt – så är du i gott sällskap. Det är ofta svårt att välja kandidat som ska bli din nya medarbetare. Ta hjälp av den som var med på intervjuerna eller någon annan som du litar på och diskutera genom hur du ser på det. Kanske behöver du använda någon form av beslutsstöd, till exempel en SWOT-analys för att kunna se vad som är viktigt.
Bestäm ett nytt möte, prata genom saken en gång till och diskutera anställningsform, lön, andra förmåner etc. Läs på och ta reda på så mycket som möjligt om detta innan du anställer och skriver anställningskontrakt med någon. Det finns lagar som reglerar detta och har du väl skrivit på ett avtal är det mycket svårt att dra sig ur det.
Känns det stort, svårt eller tungt? Egentligen är det inte det – men det tar tid. Har du inte tiden kan du köpa in konsulthjälp på alla punkter förutom 1, 2 och slutligt val under punkt 9. Ju mer specifik du är med vad du behöver hjälp med när du ska anställa personal, desto lättare för rekryteringskonsulten att ge dig ett pris.
Slutligen: Glöm inte att det här är en positiv process för ditt företag. Du gör detta för att det går bra för dig och du håller på att expandera!
Lycka till med rekryteringen av ny personal!
