Det första som kommer i en rekrytering är att du måste göra en behovsanalys. I behovsanalysen tar du fram en profil på den person som du behöver. Behovsanalysen är ditt företags möjlighet att ha rätt kompetens att använda i framtiden. Det är tyvärr många som missar eller väljer att skynda sig förbi.
Generellt sett finns det många saker att ta hänsyn till när du startar en rekryteringsprocess. Innan behovsanalysen bör du först se över din organisation som den ser ut i dag. Har du andra anställda på deltid som har meddelat att de vill arbeta mer har du en skyldighet enligt Lagen om Anställningsskydd (LAS) att se över om en del av arbetsuppgifterna kan läggas över och de får en högre anställningsgrad. Du måste också fundera över vikarier och företrädesrätten. Har du meddelat en vikarie att dennes vikariat inte kommer förlängas ska den få möjlighet att visa intresse för fortsättning inom företaget genom att anmäla att de vill ha företrädesrätt.
När du gått igenom organisationen påbörjar du den egentliga behovsanalysen. Eftersom det är viktigt för dig att få rätt kompetens för att få arbetet utfört på bästa sätt, är det nödvändigt att behålla en öppenhet för vem som ska anställas samtidigt som du tar fram en profil. Styr behovet och inte bilden av en särskild person kommer din rekrytering bli mer framgångsrik. För att underlätta att behålla denna öppenhet finns några enkla frågor vi kan utgå från i behovsanalysen:
- Är det en ny tjänst?
Om det är en helt ny tjänst som ska tillsättas så har ni kommit fram till att det finns ett nytt behov. Fokusera och konstatera exempelvis vilket behov det är i form av arbetsuppgifter, hur stor omfattning (behövs en heltid?) och vilken kompetens som behövs för uppdraget.
- Har någon slutat?
Här är det viktigt att tänka på om några av arbetsuppgifterna kan läggas över till andra, om tjänsten har rätt omfattning i tid och om en förändring behövs i organisationen så finns ju här ett tillfälle att se över detta.
- Vad är de viktigaste arbetsuppgifterna?
Skriv ner de fem viktigaste arbetsuppgifterna. När du har konstaterat vilka fem som är viktigast går du vidare till att fundera på vilken kompetens som arbetsuppgifterna kräver, vad som vore bra om den som söker kan. Vilken erfarenhet är viktig för att klara av de arbetsuppgifter du kommit fram till? Spelar det någon roll för hur väl den sökande lyckas i sitt arbete om den exempelvis kommer direkt från skolan, om den har arbetsledarerfarenhet, är direkt utåtriktad eller mer reflekterande?
8 steg för lyckad personalrekrytering
Utöver dessa enkla frågor kan du fundera på hur din personalgrupp ser ut i dag och om den behöver kompletteras med någon personlig egenskap eller om gruppens sammansättning innebär ett krav på hur någon är för att det ska fungera väl.
En välgjord behovsanalys ger dig sedan grunden till vad som ska stå i en eventuell annons, vad du ska söka efter i de kommande ansökningarna samt vilka frågor som är viktiga att ställa vid intervjuer samt referenstagningen senare. Behovsanalysen lägger alltså grunden till en framgångsrik rekrytering.
