Så sitter du där igen, med Stina eller Olle framför dig. Och undrar varför inte heller förra årets utvecklingsplan blev uppfylld. Trots att HR-avdelningen hade tagit fram en ny fin mall att använda för dokumentationen och trots att du följde den till punkt och pricka.
Jag hade nyligen en väldigt givande diskussion med ett gäng chefer som var innerligt trötta på mallar i parti och minut. Allt detta dokumenterande hade gjort att det inte blev några ”riktiga” samtal. Dvs samtal där chefen får del av sina medarbetares vardag, tankar kring framtiden, utvecklingsidéer för sig själva och för verksamheten osv. Ett samtal där fokus för chefens del ligger på det äkta intresserade lyssnandet. Den som har näsan ner i ett papper, eller tom riktad in i datorn för att direkt mata in i det påkostade systemet, kan omöjligt vara närvarande i samtalet.
Alltså, ärligt vad är förutsättningarna till god kommunikation? Fokus hamnar på att göra rätt för att kunna sätta bock och rapportera att alla samtal är genomförda.
Se även: En guide för lyckat medarbetarsamtal
Enkel dokumentation, det räcker
En del säger att utan detta skulle en del chefer inte göra sina samtal som planerat. Den gamla sanningen “bättre med kontroll än förtroende” blinkar framför ögonen. Om det är på det viset får du fundera på vilka chefer du har i organisationen eller kanske ännu hellre, vad belönas de för? Jag tror nämligen tvärtom. Den chef som fattar att medarbetarna är viktiga för att hen ska nå framgång kommer med glädje anamma en annan modell för samtal med sina medarbetare. Dagens samtal är många gånger så dåliga så det är bortkastad tid för både chef och medarbetare. Jo, jag fattar att man måste ha någon typ av dokumentation kring vad man kommit överens om inför det kommande året samt en utvärdering av föregående år. Men gör det riktigt, riktigt enkelt!
Jag har själv hamnat i fällan. Boka in möten, ut med mallarna (när jag väl hittat dem i systemet), för alla ska ju självklart förbereda sig inför årets viktigaste samtal. Vid samtalet har jag sedan fullt upp att hålla ordning på att jag fått med allt och dokumenterat efter konstens alla regler. Jajamän – check på det! Och jag kom tack och lov på några bra utvecklingsområden för medarbetaren.
Relaterad läsning: Chefens viktigaste verktyg – öronen
Testa kvartssamtalet
Jag är inte vän av modellen årligt utvecklingssamtal. Att använda de mänskliga resurserna rätt i företaget, att få ut det mesta av vars och ens potential och få dem att vara som bäst, måste vara viktigare än så. Jag tror många skulle höja på ögonbrynen om någon kom med förslaget att ”from nu kommer vi bara följa upp de ekonomiska resultaten en gång per år”. Boka istället in ett ”kvartssamtal” varje månad allra helst två per månad. Ställ en enda fråga ”Hur går det för dig?” Fokusera på vilka resultat som åstadkommits och vilken utveckling som skett. Vad blir nästa steg? Låt medarbetaren berätta. Luta dig tillbaka och lyssna! Och säg inte att du inte har tid (under förutsättning att du har ett rimligt antal underställda – men det är en annan fråga). Jag lovar - det här kommer ge dig eoner av tid då du får stenkoll på hur det egentligen står till i verksamheten. De täta intervallerna gör också att medarbetarna blir aktiva, tänker till med växande motivation. Det man tränar på blir man bra på!
Jag är övertygad om att alla människor vill utvecklas. Utveckling är en form av förändring och förändring kräver mod, en del är lite modigare än andra. Var och en måste äga sin egen utveckling. Du kanske tycker att någon har varit för länge och rimligtvis borde vilja vidare. Det är i din verklighet, din hjärna som säger det. Låt var och en ta eget ansvar. Fundera på vad var och en behöver för stöd. Vad får den här medarbetaren att vissla på jobbet? Det är bland det svåraste som finns för många.
Att sätta sina egna mål, delmål och berätta hur vägen dit ser ut. Många är dessutom vana att chefen har svaret.
Lycka till med kvartssamtalen, gör det odramatiskt, prova något nytt.
