Det här är andra delen kring hållbarhetsrelaterade ledningssystem. I första delen (som du hittar här) gav jag en introduktion till vad ett ledningssystem är. Har ditt företag börjat titta närmare på just ledningssystem rekommenderar jag att läsa första inlägget innan du kommer tillbaka hit.

Nedan kommer jag gå igenom olika ledningssystemsstandarder för att ge er en inblick i ungefär vad ni har att välja på och vad dessa standarder innebär. När jag har valt ledningssystem har jag utgått från definitionen att hållbarhet består av ekonomiska, ekologiska och sociala aspekter och av naturliga skäl fokuserar jag på ekologiska och sociala aspekter. Jag kommer inte ta upp ISO26000 eftersom detta dels inte är en ledningssystemsstandard och dels inte går att certifiera sig emot.

Något som är viktigt att komma ihåg är att vara certifierad enligt en ledningssystemstandard innebär inte att man har högt satta ambitioner för sitt hållbarhetsarbete. De flesta ledningssystemstandarder kräver ingen speciell nivå för hållbarhetsarbetet (bortsett från de ständiga förbättringarna) utan ambitionsnivån i en verksamhet bestämmer man själv. I många fall går höga ambitioner hand i hand med att införa ett ledningssystem men det är ingen garanti för det.

• ISO14001:2015 Miljöledningssystem
• EMAS
• Svensk Miljöbas 3:2013
• OHSAS 18001:2007 Systematiskt arbetsmiljöarbete
• AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete
• ISO9001:2015 Kvalitetsledningssystem
• FR2000:2017 Verksamhetsledning
• Ytterligare ledningssystem 

ISO14001:2015 Miljöledningssystem

ISO14001, vars senaste revision kom 2015, är det överlägset största miljöledningssystemet. ISO, International Organization for Standardization, har släppt tiotusentals standarder för massor av ändamål. För miljö gäller ISO14001 som är det överlägset största miljöledningssystemet sett till antalet certifierade företag. En stor styrka i ISO14001 är just att det är en internationell standard vilket gör att man på hela planeten ”pratar samma språk” beträffande denna standard.

ISO14001 är det mest omfattande miljöledningssystemet jag kommer ta upp. Det består av ett femtiotal skall-krav som man ska uppfylla för att kunna bli certifierad. ISO14001 bygger på PDCA-cykelns princip om ständig förbättring. PDCA (Plan-Do-Check-Act, sv. Planera-Genomföra-Följ upp-Förbättra) är en så kallad iterativ (upprepande) process vilket innebär att man kontinuerligt ska arbeta med ständiga förbättringar i organisationen. ISO14001 består av ett tjugotal systemelement där det som styr är företagets miljöpolicy och de mål man har. Man gör en internrevision varje år för att uppdatera sitt arbete (du kommer ihåg den iterativa PDCA-cykeln?) och sätta nya mål för ständig förbättring. Certifiering enligt standarden är frivilligt men krävs om man vill ha sitt diplom. Certifieringsprocessen innebär en extern revision som syftar till att säkerställa att ditt företag uppfyller de krav som finns.

ISO14001 passar alla företag, oberoende av storlek och verksamhet. För ekologisk hållbarhet erbjuder detta system bästa möjligheten att vara proaktiv och långsiktigt tjäna pengar på sitt arbete. Det innebär att man måste stoppa in lite mer resurser, främst i form av tid, men rätt implementerat är vinsten bäst från detta system (jämfört med de andra miljöledningssystemen). Innebär det att alla verksamheter borde satsa på ISO14001 istället för något annat miljöledningssystem? Nej, det beror på vilken verksamhet man pratar om och de affärsmål som finns i just den verksamheten. Om en verksamhet till exempel har låg ekologisk påverkan, relativt social påverkan, kan det finnas skäl att fokusera sina resurser på att göra störst inverkan i områden som ligger närmare kärnverksamheten. Detta är en bedömningsfråga i respektive fall och något man får göra själv för sin egen verksamhet.

Relaterad läsning: Är ett ledningssystem något för oss?

EMAS

Jag vill snabbt nämna EMAS, Eco Management and Audit Scheme. Det är EU:s ledningssystem för miljöfrågor. Det är i stort likt ISO14001 men har striktare krav när det gäller offentlig kommunikation. Det har inte fått samma genomslag bland företag i Sverige och därför tar jag inte upp detta närmare.

Svensk Miljöbas 3:2013

Precis som ISO14001 är Svensk Miljöbas 3 ett ledningssystem riktat mot att minska företags miljöpåverkan (alltså de ekologiska aspekterna). Den senaste versionen är från 2013 och den första kom 2005.

Svensk Miljöbas 3 är lite som en miniversion av ISO14001. De flesta av elementen som finns i ISO14001 finns även i Svensk Miljöbas 3, men i lite mindre omfattning. Element som miljöpolicy, miljöutredning, ansvarsfördelning, ständiga förbättringar och ledningens genomgång finns alla med i Svensk Miljöbas 3:s regelverk. Totalt finns det knappa 30 skall-krav för verksamheter som vill bli certifierade. De uppenbara fördelarna med ett mindre omfattande ledningssystem är att införandet blir mindre komplicerat. Kom ihåg att ledningssystemet inte är någon garanti eller direkt indikator för hur ambitiöst förbättringsarbetet inom ett visst område. Så även i detta fall.

OHSAS 18001:2007 Systematiskt arbetsmiljöarbete

Alla svenska företag med anställda ska följa Arbetsmiljöverket föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Det innebär dock inte att man måste certifiera sitt arbetsmiljöarbete enligt till exempel OHSAS18001. OHSAS18001 är den största ledningssystemstrandarden för systematiskt arbetsmiljöarbete och uppfyller alla krav i AFS2001:1. OHSAS är en internationell standard som ursprungligen är utvecklad av British Standards Institute men man kan även hitta OHSAS18001 på ISO:s hemsida.

OHSAS18001 är utvecklad för att vara kompatibel med ISO9001 och ISO14001 och de övergripande systemelementen i de tre ledningssystemen är ungefär desamma. Även arbetsmetoden i de tre standarderna är i princip samma. Med det menar jag PDCA-cykeln, ständiga förbättringar, policy (i detta fall arbetsmiljöpolicy) och mål som styr arbetet. I OHSAS18001 återfinns även till exempel ledningens genomgång, stycken om kompetens och kommunikation. Har man arbetat med antingen ISO14001 eller ISO9001 kommer man känna igen strukturen i OHSAS18001.

Det pågår för närvarande ett revisionsarbete av standarden vilket enligt plan ska vara klart mot slutet av 2017 men på British Standards Institute varnar man för försening mot mitten av 2018. Efter uppdateringen kommer standarden kommer heta ISO45001.

AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete

Det har sedan början på 2000-talet varit möjligt att certifiera sitt arbetsmiljöarbete enligt arbetsmiljöföreskrifterna AFS2001. Jag kommer inte prata mer om AFS2001 av den enkla anledningen att alla skall-krav från AFS2001 tas upp i OHSAS18001 och som jag skrev tidigare är det vanligare att man certifierar sig enligt OHSAS18001 än AFS2001.

ISO9001:2015 Kvalitetsledningssystem

Kommer du ihåg att jag i första delen av denna miniserie skrev att det förmodligen redan finns ett ledningssystem på ditt företag även om det inte är dokumenterat?

Alla företag leds på ett eller annat vis och ger goda eller mindre goda resultat. ISO9001 är ett kvalitetsledningssystem som till stor del handlar om generell affärsutveckling, affärsmannaskap och kvalitet i sättet att bedriva verksamhet.

Se även: Hur hållbarhetsarbete kan skapa fler affärer

Översiktligt kan man säga att ISO9001 handlar om att dela upp verksamheten i (del)processer och över tid förbättra dessa för att öka värdet av outputen från verksamheten. Standarden präglas av sju grundprinciper: kundfokus, ledarskap, medarbetarnas engagemang, processinriktning, förbättring, faktabaserade beslut och relationshantering. Strukturen och grunderna i ISO9001 känner vi igen från ISO14001 och OHSAS18001. Precis som dessa bygger ISO9001 på PDCA-cykeln och den styrande policyn heter inte helt otippat kvalitetspolicyn.

För att kunna bli certifierad enligt ISO9001 behöver man troligen anpassa sin verksamhet till någon grad. Även denna anpassning kan i vissa fall vara en förbättring eftersom det är ofta är effektivt och lätthanterligt att jobba processinriktat. ISO9001 erbjuder ett bra stöd i just processer där man vill ha hög kvalitet, till exempel reklamationer, produktion, forskning och utveckling, leverantörsrelationer och inköp. Däremot är ISO9001 inte ett substitut för managementverktyg som SWOT-analys, PESTEL-analys eller 4P-modellen i en verksamhets strategiska planering.

FR2000:2017 Verksamhetsledning

FR2000 är lite annorlunda jämfört med ledningssystemen ovan. FR2000 berör nämligen inte bara ett sakområde utan tar upp kvalitet, miljö, arbetsmiljö, kompetensförsörjning, brandskydd och socialt ansvarstagande i samma ledningssystem.

FR2000 har precis uppdaterats till sin senaste version (första mars 2017) och har fått både nytt utseende och ett ordentligt reviderat innehåll. FR2000 är ursprungligen utvecklat av organisationen Företagarna som är de svenska små och medelstora företagens branschorganisation vilket får mig att anta att systemet riktar sig först och främst mot mindre organisationer även om det i standarden står att alla organisationer kan använda standarden.

I den tidigare versionen av FR2000 från 2013 poängterades att ledningssystemet skulle kunna införas utan extern hjälp men detta är något man har tagit bort till 2017 års version. Omarbetningen av systemet har gjort att jag inte är säker på att man kan införa det utan extern hjälp. FR2000 kännetecknas av att man ska beskriva verksamheten i processer. FR2000 innehåller många av delarna i alla de ovan nämnda standarderna, även om det är väldigt översiktligt.

En nyhet i FR2000:2017 är att systemet nu även beaktar socialt ansvarstagande enligt ISO26000:2010 och arbetsmiljöverkets förskrifter om psykosocial arbetsmiljö (AFS 2015:4). Inkluderingen av socialt ansvarstagande enligt ISO26000 är dock ganska låg så vill man fokusera på just social ansvarstagande är inte FR2000 ett bra alternativ. Även AFS2015:4 rörande organisatorisk arbetsmiljö (t.ex. psykosocial arbetsmiljö) är vagt inkluderad i den senare FR2000:2017. Om man tolkade FR2000:2013 vitt kan man dock säga att detta var en del av standarden redan då.

Styrkorna i FR2000 handlar om helhetsgreppet. Genom att ha ett ledningssystem som omfattar i princip hela verksamheten (inte bara vissa funktioner) får man bra styrning och en tydlig väg framåt för verksamheten. Eftersom FR2000 omfattar så många områden är vissa delar relativt översiktliga. Man har i min mening med 2017 års uppdatering tagit ett steg bort från att verksamheter självständigt ska kunna införa detta ledningssystem. Med det sagt finns det ändå stor vägledning att få från standarden. FR2000 är ett bra sätt att leda sin verksamhet och huvudskälet till det är processfokuset och helhetsgreppet.

Ytterligare ledningssystem

Ledningssystemen jag har beskrivit ovan är i någon mån relevanta för alla verksamheter och även om man inte ska införa ett standardiserat ledningssystem rekommenderar jag dig att titta lite på de här standarderna för att se om det finns något i dem som kan hjälpa dig utveckla din verksamhet.

Jag gör inte anspråk på att lyfta fram alla hållbarhetsrelaterade ledningssystem. Till exempel finns det speciella versioner av kvalitetsledningssystem för fordonsindustrin och flygindustrin. Jag tänkte dock passa på att nämna några till som är lite mer specifika och riktar sig till en lite snävare målgrupp.

ISO50001:2011: ISO50001 är ett energiledningssystem. Precis som med ledningssystemen för arbetsmiljö, miljö och kvalitet bygger detta på PDCA-cykeln och strukturen är även i detta fall lik de tidigare nämnda systemen. Vid det här laget känner ni igen policyn, energipolicy i detta fall, och utredningen som ger underlaget till policyn vilken kallas energikartläggning i ISO50001. Passar för energiintensiva verksamheter och verksamheter vars huvudsakliga miljöpåverkan uppstår från energianvändningen.

ISO27001:2013: ISO27001 behandlar ett ledningssystem för informationssäkerhet. Mer och mer av våra verksamheter blir digitala och vi sparar stora mängder data digitalt. Därför kan det vara bra att ha ett systematiskt arbetssätt kring just informationssäkerhet vilket ISO27001 erbjuder.

ISO20121:2012: Den här standarden innehåller ett ledningssystem för hållbara evenemang. Första gången den användes var i OS 2012 så den kan hantera både stort men också smått. Den här standarden certifierar man dock för enskilda event och inte för hela företaget. Om man till exempel är ett eventföretag innebär det att man måste genomgå certifieringsprocessen för varje evenemang.

SOSFS2011:9: Socialstyrelsens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Detta ledningssystem berör bland annat verksamheter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) och tandvårdslagen (1985:125). Även vårdinrättningar som LSS-boenden och liknande berörs.

ISO2200:2005: Ledningssystem för företag som verkar i värdekedjan inom livsmedelsindustrin. Syftet med detta ledningssystem är att ha hög kvalitet och säkerhet genom hela livsmedelskedjan ända till konsumenten.