Innerst inne är vi nog alla medvetna om att närvaro på kontoret inte är detsamma som produktivt arbete. Åtminstone inte för kunskapsarbetare*. För servicearbetare och i produktion är det en annan sak, så klart. Den känslan har dessutom stöd i forskning.
Vad gör vi istället för att arbeta produktivt?
Vissa slösurfar i sociala medier, andra snickesnackar med kollegor eller i telefon. Ytterligare någon kanske printar sånghäften till helgens kalas. Men det jag vill belysa är hur mycket vi arbetar utan att få något gjort. För att vi arbetar improduktivt. För att vi sysselsätter oss med pseudoarbete.
De stora produktivitetsbovarna är:
- Vi letar efter information och kommunikation - Enligt ett white paper från 2014 lägger kunskapsarbetare 16% av sin tid på att leta efter information (och lyckas bara 56% av tiden). Ytterligare 10% av tiden lägger de på att konsolidera information från spridda källor. Alltså mer än en hel arbetsdag!
- Vi deltar i irrelevanta och/eller dåligt förberedda möten - Enligt Slacks Workforce Index (data från hösten 2023) anser 23% av medarbetare att de lägger för mycket tid i möten. För chefer var siffran 30% och för de högsta cheferna 55%! Totalt 10.333 respondenter.
- Vi plöjer igenom drivor av meddelanden (epost, chatt mm) för att något k-a-n-s-k-e kan vara relevant eller viktigt. - Enligt samma Slackrapport kämpar 21% av medarbetarna med "email overload". (Jag blir lite förvånad, faktiskt. Jag trodde siffran skulle varit högre, men har å andra sidan tillbringat 15 år i amerikanskt storbolag)
Bra mycket mer än en arbetsdag per vecka att hitta där, eller hur?
Andra produktivitetsbovar
Utöver de tre stora produktivitetsbovarna, har jag ytterligare några kandidater som vi kan arbeta med:
- Oklara instruktioner eller motstridiga besked - Tydlighet och kommunikation. Kanske även tydlighet i ansvarsfördelning, mandat och beslutsvägar.
- Användarfrånvända system och processer - Alltför många av de it-system vi behöver hantera är inte designade för dem som använder dem. Ofta snarare (bara?) för dem som ska få ut resultat och rapporter från dem. Ofta även en fråga om för många system att hantera, system som skulle kunna integreras för att bespara oss dubbelarbete
- Dubbelarbete för att vi inte har koll på vad andra gör - En fråga om transparens i nutid. Att arbeta transparent så att vi enkelt får inblick i vad som är på gång i organisationen.
- Återuppfinnandet av hjulet - Transparens igen, men nu över tid, för att vi inte har tillgång till eller känner till sådant som andra redan har gjort som vi kunde ha återanvänt eller byggt vidare på. En fråga om var och hur vi sparar sådant vi producerar. Alltför ofta inlåst på egna hårddiskar eller i "kommunikationens sugrör" som epostkonversationer eller gruppchattar. Istället för sparat så att kollegor kan återanvända. Dessutom sådant som oftast försvinner när vi lämnar arbetsgivaren.
Känner du igen dig?
Problemet är alltså inte hur MYCKET vi kunskapsarbetare arbetar utan HUR vi arbetar. Vi arbetar INEFFEKTIVT! Genom att arbeta smartare tillsammans skulle vi kunna frigöra mer än en arbetsdag per vecka till att göra annat. Göra bättre. Genom att organisera, samarbeta och kommunicera bättre och smartare kan vi bli väldigt mycket mer produktiva. Hur vi sedan använder tiden vi vinner är en annan fråga.
Detta är inte en fråga om personlig produktivitet utan en fråga om PRODUKTIVITET SOM ORGANISATION. För att få ordning på detta krävs förankring, initiativ och engagemang från toppen.
För mig är tanken på fyradagarsvecka en suverän morot för att engagera organisationen i att förbättra hur vi arbetar, samarbetar och kommunicerar.
Notera att inget av ovanstående har ett endaste dugg med VAR vi arbetar, bara HUR. Alla punkterna går att lösa lika bra digitalt - minst!
*Jag använder en uppdelning av olika sorters arbete och definition av kunskapsarbete från Cal Newport: "Den ekonomiska aktivitet där kunskap omvandlas till artifakter med marknadsvärde genom kognitiv ansträngning" till skillnad från tillverkningsarbete och servicearbete.
