Kravet på arkivering av pappersoriginal gör att svenska företag hamnar efter. Sverige är ensamt bland jämförbara länder att fortsätta ställa denna typ av arkiveringskrav. Det sätter även svenska företag i underläge konkurrensmässigt eftersom digitaliserade arbetssätt effektiviserar och genererar fördelar som är svåra att uppnå med krav på pappersarkivering.

Onödigt och otidsenligt

Att digitalisera hanteringen skulle underlätta företagens administrativa rutiner avsevärt. Dessutom kostar hanteringen av papperskvitton landets företag 3,9 miljarder kronor per år, vilket motsvarar 5 700 heltidsjobb.

Efter en regeringsutredning 2021 presenterades ett förslag på mer moderna rutiner, bland annat att slopa kravet på att spara kvitton och andra underlag i ursprungligt skick. Istället föreslogs att företagen ska kunna fotografera kvitton eller skanna fakturor och därefter slänga själva originalet.

− Att tvingas spara papperskvitton och pappersfakturor har länge upplevts som onödigt och otidsenligt och är ett av inslagen i bokföringslagen som företagen är mest frustrerade över, säger redovisningsexperten Maria Albanese till TN.

Processen börjar om

Dock har det inte hänt någonting sedan förslaget presenterades för drygt två år sedan. Förslaget till modernisering av bokföringslagen finns inte heller med i regeringens satsning som ska förenkla reglerna. Istället ska processen börja om genom ett nytillsatt Förenklingsråd vars uppgift är att identifiera möjligheter till förenkling av regler som påverkar företag. Något som alltså redan är gjort. I väntan på detta tvingas företagen att fortsätta spara fakturor och kvitton på papper.

I september presenterade dock regeringen en lovande budgetproposition. Där avsattes 50 miljoner till åtgärder som ska förenkla för företagen.

− Regelbördan och de administrativa kostnaderna behöver minska för att företag och entreprenörer ska kunna fokusera på sina kärnverksamheter. Vi behöver skapa handlingsutrymme för företagens förnyelse i takt med omvärldsförändringar. Genom mer kunskap om företag på myndigheterna, bättre utformade och enklare regler samt ökad användning av digitala tjänster minskar vi företagens regelbörda och administrativa kostnader, konstaterade energi- och näringsminister Ebba Busch i ett pressmeddelande.

Det företagen själva kan göra för att effektivisera i väntan på en uppdaterad bokföringslag är att be sina leverantörer att endast skicka digitala kvitton och fakturor. På det sättet undviker man papper som måste sparas och processen blir istället helt digital.