Maria Floxner möter många små och medelstora företag som har börjat fundera på vad styrelsearbete är, och ofta så är det en rädsla för att ta in någon extern i styrelsen eller mentor som skall hjälpa till.
Hur gör man rent praktiskt?
Andra frågor som kommer från småföretagare är -hur gör man med styrelsearbete rent praktiskt och vad kostar det om jag skall ta in någon som skall hjälpa mig med detta?
De flesta som börjar tänka på att ta in en extern i sin styrelse börjat titta i sin närmaste bekantskapskrets, om det finns någon som kan rekommendera någon. Man kanske bordet tänka på vad är det vi behöver och var står vi idag? Precis det är vad en styrelse skal jobba med, de strategiska frågorna, säger Maria Floxner.
Banken visa intresse
Ofta börjar det via banken eller revisorn som börjar peta i styrelsefrågan. Ett första steg kan vara att ta in en styrelsementor, någon som kan styrelsefrågor som t.e.x. ”styrelseår” och ”arbetsordning”, som vet hur man kopplar styrelsearbetet till den operativa verksamheten. Det handlar om att få ordning och struktur, och dela upp frågor som hör hemma i styrelserummet och de som hör hemma i verksamheten.
Att jobba med en styrelsementor är en bra början till att jobba med en extern styrelseledamot. En mentor har inte samma förpliktelser mot bolaget som en ordinarie styrelsemedlem.
Att gå in i en styrelse innebär ett ansvar, om inte företaget sköter sina skatteinbetalningar är styrelsemedlemmarna personligt ansvariga. Det kan därför ibland vara bättre att börja som mentor för att lära känna företaget, innan man går in som ordinarie medlem.
Läs även: 8 situationer en styrelseledamot vill undvika (Gällande personligt betalningsansvar i aktiebolag)
Styrelseakademin, Handelskammaren, Almi, Region Östergötland, Linköpings & Norrköpings Näringslivsbolag har jobbat i ett projekt med mentorskap i små bolag. Styrelseakademin kan hjälpa till med att analysera vilken typ av extern styrelsemedlem som behövs. Rekrytering kan sedan göras från Styrelseakademins kandidatbank.
Göran Ekdahl förordar att rekryteringen av en extern styrelsemedlem görs på detta sätt, och inte via egna kontakter med första bästa som dyker upp. Göran tycker att den första externa styrelseledamoten som rekryteras skall vara en generalist, med bred kunskap om att driva företag med chefserfarenhet. Det viktiga är att få en blandad grupp av individer, där inte alla tänkte och tyckte samma sak.
Alla som går in i ett styrelsearbete bör ha grundkunskaper i ekonomi och juridik, anser Göran Ekdahl.
De stora företagen vet redan vad det är för nytta med en extern styrelse. De är dessutom beredda att betala för det.
Vad kostar det?
Maria Floxner möts ofta av frågan vad det kostar att ta in en extern styrelsemedlem. Den första externa som kommer in i en bolagsstyrelse brukar vara ordföranden. Vad kostar en extern ordförande? Styrelseakademin har tagit fram en bok som heter ”Vägledning till god styrelsesed” och uppdaterades 2014. Den är som en liten bibel, en uppslagsbok, säger Maria. Där kan man läsa om arvoden. Det finns nämligen ingen prislista!
- Det är som att fråga var en bil kostar, det beror på vilket märke och modell etc. . Motfrågan är -vad vill du ha? I boken ”Vägledning till god styrelsesed” står det att en styrelseordförande skall ersättas med minst två inkomstbasbelopp (2016 är det 59 300 kr) eller 20-30 % av VD´s fasta lön. Övriga medlemmar i styrelsen bör ersättas med hälften av ordförandes ersättning.
Oj, det blev ju mycket pengar, kan man tycka. Men det är ju alltid en förhandlingsfråga. Alla går ju in i ett styrelsearbete med olika förutsättningar, säger Maria Floxner. Styrelseakademin får ofta frågan vad det skall kosta med en extern styrelseordförande. Riktlinjerna ovan kan både ge högre och lägre ersättning beroende på omfattningen på uppdraget. Att vara styrelseordförande är inte bara att vara med på möten, det är en rad andra återtaganden. Det kan vara förberedelser inför styrelsemöten, resor och bollplank till VD.
Göran Ekdahl berättar om exempel där styrelseordförande haft daglig kontakt med VD under vissa perioder. Nästan alltid har styrelseordföranden en kontakt i veckan. Och detta tar tid.
Inte sällan är styrelseordföranden en person som har sin karriär bakom sig. De tycker det att kul att ägna sig åt styrelsearbete när de har lite mer tid. Då kanske priset kan gå ner lite grand.
Vad kännetecknar ett bra styrelsemöte?
Formerna för styrelsemöten bestäms vid det konstituerande styrelsemötet, det första efter bolagsstämman. Då upprättas en arbetsordning för styrelsen där antal möten, datum och vilka frågor som skall tas upp, vilka frågor som alltid skall tas upp etc. Ett års hjul görs för vad som skall tas upp. Ansvar beskrivs för styrelsemedlemmar och VD. VD´s arbetsinstruktion kan också tas med.
Det skall finnas rutiner för hur kallelsen till ett styrelsemöte skall se ut och när den skall skickas ut. Materialet inför styrelsemötet skall skickas ut i god tid. Man skall inte öppna kuvertet på bordet vid mötet! Man skall ha läst på innan. Det skall inte behövas föredragningar av utsänt material.
Läs mer om styrelsemöte, tips och hur det fungerar
Hur skall agendan se ut på styrelsemötet?
Göran Ekdahl menar att det finns en risk att man ägnar för mycket tid åt det som varit och för lite tid åt det som kommer. Ordföranden ansvarar för att leda mötet och att alla kommer till tals.
Ett styrelseprotokoll innehåller inte diskussionen, bara besluten. Det skall vara justerat och helst inte skrivet av VD eller styrelseordföranden. Protokollen är grunden för ansvarsprövningen för styrelsen.
Maria Floxner tycker att arbetsordningen är det bästa dokumentet för styrelsen. Det är så lätt att applicera på den ordning som finns för det operativa arbetet. Inför varje styrelsemötet framgår det av arbetsordningen vad som är huvudtemat för detta möte.
När styrelsen har ägnat den kortaste tiden till att kontrollera och följa upp, så tar man resten av tiden att diskutera det som är styrelsens viktigaste uppdrag, de strategiska frågorna. Det är så bra för ett företag att ha kontinuiteten och disciplinen att jobba på detta sätt, säger Maria.
Utöver den affärsidé du har och det du är duktig på att göra i företaget, så har du också en ordning i hur du skall jobba i företaget för att kunna växa och möta konkurrens.
VD kan inför ett styrelsemöte skicka ut ett s.k. VD brev, som inte utgör en formell del av styrelsemötet, men som informerar styrelsen om läget i den operativa verksamheten.
Våga ta in en extern styrelsemedlem
Ett styrelsearbete kan se väldigt olika ut beroende på hur stort företaget är och i vilken utvecklingsfas företaget är. Det finns vissa principer och ansvarsområden som en styrelse har. Styrelsen är mellan bolagsstämmorna det högsta beslutande organet i ett aktiebolag.
Styrelsen skall instruera den verkställande direktören, ha en framtidsutblick i det strategiska arbetet och man skall kontrollera verksamheten. Det kan sammanfattas i fyra honnörsord; ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten.
Göran Ekdahl har jobbat i bank i 35 år med företagsfrågor och finansiering av företag. Idag är han pensionär med några uppdrag som förtroendevald revisor i Norrköpings kommun och ideella styrelseuppdrag.
Maria Floxner träffar många små och medelstora företag. Hennes stora önskan är att fler företag skall veta var ett professionellt styrelsearbete är. En styrelse skulle kunna vara företagets Dreamteam, menar Maria. Ett Dream team kan stötta under en tillväxtfas och ha bra personer.
Alla som registrerar ett bolag får en styrelse, och det kanske inte alla tänker på. Göran Ekdahl påpekar att de flesta bolag i Sverige är levebrödsföretag, enmansföretag som valt bolagsformen för att de inte vill ta anställning och inte vill växa. I dessa små bolag är ofta ägaren samma person som ledningspersonen.
Vilket behov har dessa små företag av en extern styrelsemedlem? Styrelseakademins mission är att få företag att inse fördelarna med att få in externa styrelsemedlemmar i deras företag, styrelsemedlemmar utanför ägarkretsen.
Läs mer om innebörden av ordet styrelseledamot
Marias viktigaste fråga är: - Förstår du var styrelsearbete kan generera och vad det kan göra för företaget. Många vill sitta i en styrelse, men få vet vad det faktiskt innebär. Maria anser att alla borde gå en styrelseutbildning. I styrelserummet pratar du om företagets strategiska frågor. Vad kan du som styrelseledamot tillföra företaget? Maria önskar att fler styrelseledamöter skulle se på sitt uppdrag på ett mer dynamiskt sätt.
Göran Ekdahl möter ofta företag som har en styrelse som består av vänner och familj. Det kan vara personer man möter på golfbanan eller i jaktlaget. Blir styrelserekryteringen på det sättet missar man den viktiga frågeställningen om personen har rätt kompetens och kan tillföra något.
Det kan dessutom bli sociala konsekvenser av att göra sig av med en styrelsemedlem om det är en vän eller familj. Göran berättar om ett fall där en styrelsemedlems fru och ägarens fru var bästa vänner, och skulle styrelsemedlemmen få sparken skulle det bli ett #*%!&!!. Det kan bli katastrofalt om styrelserekryteringen sker på andra premisser än företagets bästa, menar Göran.
Många ser styrelsearbetet som en formalitet
Maria menar att utmaningen är att få företag att se varför man skall jobba med sin styrelse för att få ordning och struktur, och att minska rädslan för att ta in en extern styrelsemedlem. Företagaren är rädd att förlora makt och kontroll, det är ju ens skötebarn, menar Maria Floxner.
Om fler företag skulle ta in en extern styrelsemedlem skulle hela näringslivet gynnas, säger Maria. När en extern styrelsemedlem finns blir ofta styrelsearbetet lite bättre och mer strukturerat. Göran berättar att i dessa fall ser banken att rapporter och underlag blir bättre och därmed kan banken ta lite större risker i finansieringen.
Om jag får ett erbjudande om ett styrelseuppdrag, skall jag hoppa på det?
Ja, om du känner att du hinner med och har rätt kompetens för det. Du skall inte ha någon kund eller leverantörsrelation med företaget, för att kunna agera som syssloman (bolagets bästa och inget annat). Att gå en utbildning är en bra start, säger Göran.
Jävsfrågan kan ibland bli aktuell i kommunalt ägda bolag där styrelsen är nominerad av kommunfullmäktige och valda av partierna. Då kan det vara svårt att skilja på vad som är nämndarbete och vad som är styrelsearbete i kommunala bolag. Det skall vara bolagets bästa och inte partiets bästa när en politiker sitter i styrelsen i ett kommunalt bolag.
När småbolag växer så får man allt mer att göra, och då avsätts inte tid till de strategiska frågorna. En viktig fråga i det växande företaget är rollfördelningen, vilka frågor hör hemma i ett styrelserum och vilka hör hemma i ledningsgruppen?
Det finns fyra s.k. bolagsorgan i ett företag; Ägaren som gör sin röst hörd på bolagsstämman, som är det högsta beslutande organet i ett företag. Det är enda tillfället där det finns ägarinflytande. Därför är det viktigt att ägaren beskriver vad de vill med företaget i ett ägardirektiv.
Nästa bolagsorgan är styrelsen, som beslutas av bolagsstämman, som ansvarar för verksamheten mellan bolagsstämmorna. Styrelsen har även ändamålsenlighet att följa, bl.a. samhällets lagar och regler.
Det tredje bolagsorganet är den verkställande direktören, som får instruktioner av styrelsen hur han skan jobba. Ibland går styrelsen in i bolaget och jobbar med operativa frågor. Göran berättade om en ägare som inte tyckte som styrelsen. Han menade att ”det är jag som äger företaget och därmed bestämmer”. Nej, sa Göran.
Det är styrelsen som bestämmer! Om du som ägare inte är nöjd med oss i styrelsen får du kalla till en extra bolagsstämma och sen avsätta oss. Ägandet är inget argument för att få bestämma i en styrelse.
Det fjärde bolagsorganet är revisionen. För mindre företag finns det inget krav på att ha en revisor.
Hur tar man tag i sitt företags styrelsearbete?
Våga fråga, säger Maria Floxner. Ring mig och diskutera dina frågor, säger hon. Styrelseakademin är en ideell organisation som verkar för att professionalisera styrelsearbetet. Du måste själv öppna din egen dörr för att kunna ta in det positiva med styrelsearbete. Kom över rädslan och kliv ur komfortzonen, menar Maria Floxner.
Läs mer om styrelsearbete
Göran har många exempel på företag som utvecklats snabbt när de får in friskt blod i styrelsen. Det behövs en kraft utifrån som hjälper till att höja blicken i företaget.
Familjemedlemmar som sitter i styrelsen är både bra och dåligt. En vanlig utveckling om företaget gå i arv är att den äldre generationen sitter kvar i styrelsen. Det kan ha sina för och nackdelar. Göran har varit med om båda varianterna. Men att ta vara på den erfarenhet som den äldre generationen har byggt upp, är en viktig hörnsten för att förstå var man står i utvecklingen i företaget, menar Göran.
Reglera det som kan vara känslomässigt mellan generationerna om rollerna är tydliga inom en familj.
En extern styrelseledamot kan vara en otroligt billig konsult till företaget. Möjligheterna med att släppa in en extern person i styrelsen är större än riskerna, säger Göran. Som ägare kan man hantera denna fråga på bolagsstämman alltid har yttersta ordet.
En extern styrelsemedlem med lite erfarenhet ser hur företag kan utveckla sina processer och effektivisering av t.ex. administration. Det finns idag externa system och tjänster som kan göra det administrativa arbetet mycket effektivt. Den externa personen kan vara en pådrivare som ser när det är dags att ta nästa steg i detta.
Som VD är det otroligt skönt att ha en styrelse som jobbar med de strategiska frågorna, som tvingar dig att tänka framåt och på morgondagen, och har koll på omvärldsbevakningen. När bolaget växer hinner du inte att ha koll på allt detta. För detta är en professionell styrelse perfekt, säger Maria Floxner.
Det är vi (Magnus Johansson och Tomas Tränkner) som gör podcasten Entreprenörsdriv.
Här är samtliga poddar från Entreprenörsdriv:
