En undersökning från SD Worx, en ledande europeisk leverantör av HR-tjänster, visar att svenska företag främst använder sig av uppgifter om närvaro, och inte så mycket mer. Genom att använda mer data på ett smartare sätt kan företagen svara bättre på det faktum att dagens anställda värdesätter ett flexibelt arbetsschema som kan anpassas till deras privatliv. Något som blir allt viktigare idag – faktum är att 47 procent av alla anställda nu uppger att de väljer arbetsgivare baserat på möjligheten till flexibla arbetstider. Det, i sin tur, betyder att det är hög tid för företagen att se över sin personalstyrka och arbetsplanering, och vilka utrymmen det finns för förbättring.
Data gör planeringsarbetet smartare
Datadrivna HR-system gör det möjligt för arbetsplatser att utnyttja de talanger de har till sitt förfogande på bästa sätt. Idag tenderar företag att inkludera uppgifter om frånvaro och arbetstider i sin personalrapportering, vilket ger information om den tillgängliga kapaciteten och den tid som krävs för att utföra arbetet. Detta, i sin tur, leder till ökad effektivitet och produktivitet.
– Vi ser att allt fler företag tar ett medvetet beslut kring dataanvändning på ett mer konsekvent och smartare sätt. Genom att ta ett helhetsgrepp som fokuserar både på kvantitativa data, till exempel tillgängliga resurser, och kvalitativa data om medarbetarnas färdigheter och kompetens, kan företagen öka sina möjligheter att få till den perfekta matchningen mellan kompetens, uppdrag och tillgänglig tid. De anställda kan också använda informationen för att göra bättre, mer medvetna val och optimera sin tidsplanering, säger Patrik Vesterberg, Commercial Director för SD Worx.
Svenskarna håller koll på sina arbetstider
Med rätt data kan företagen också hjälpa sina anställda att arbeta smartare. Redan idag uppger 69 procent av alla anställda att de medvetet håller koll på sin arbetstid, och 55 procent uppger att de använder ett tidsregistreringssystem. Sverige ligger bland topp fem när det kommer till att använda ett befintligt system för att övervaka sin arbetstid, då hela 53 procent gör detta. Andra länder där detta är vanligt är Norge (56 procent), Spanien (54 procent), Tyskland (53 procent), Finland (51 procent) och Italien (46 procent). Andelen är betydligt lägre i Nederländerna (33 procent) och Frankrike (32 procent).
Tidrapportering sker främst på arbetarnivå (49 procent) och lägre ledningsnivå (44 procent), medan det är mindre vanligt på mellan- (37 procent) och högre ledningsnivå (30 procent). När det gäller sektorer är det främst inom offentlig sektor (56 procent) och inom industri (53 procent) detta sker. Ju fler anställda en organisation har, desto större är sannolikheten att tidsregistrering förekommer.
Det är dock inte bara kvantitativa uppgifter som är viktiga för en effektiv personal- och arbetsplanering. Kvalitativa data, som en översikt över färdigheter, talanger och expertis, bidrar också till att se till att all kompetens kan användas vid rätt tidpunkt. Ur ett arbetsgivarperspektiv har ett av tre företag (29 procent) redan uppgifter om talanger och färdigheter för personalrapportering. Bäst på detta är företag i Irland (38 procent), Finland (38 procent) och Frankrike (35 procent). Sverige å andra sidan återfinns i botten med bara 22 procent. Andra länder där detta är ovanligt är Nederländerna (23 procent) och Norge (20 procent).
Medarbetarna blir delaktiga i HR-arbetet
Vidare är det också slående att ett av tre europeiska företag investerar i programvara som gör det möjligt för både anställda och chefer att lägga in och hantera sina egna uppgifter. På så sätt kan alla anställda bidra till datadriven personalplanering. Med hjälp av dessa så kallade ESS-verktyg (Employee Self Service) blir det inte bara personalavdelningens uppgift att mata in data, utan snarare ett delat ansvar för hela organisationen.
För närvarande är dessa tillämpningar främst väletablerade i Norden (30 procent) och Irland (29 procent), med en betydligt lägre nivå i Frankrike (14 procent), Italien (14 procent) och Österrike (15 procent). De mest populära användningsområdena är begäran om frånvaro (33 procent), registrering av arbetstider (32 procent), inlämning av utgifter (28 procent), konsultarvoden och lön (24 procent).
– Smart teknik leder till ökad effektivitet, ändamålsenlighet och produktivitet. Företag gör klokt i att undersöka vilka verktyg de anställda kan använda för att hantera sina egna uppgifter och sin egen planering. Dessutom behandlar många ESS-program sina uppgifter i realtid, vilket innebär att de ger en korrekt överblick över situationen vid varje given tidpunkt. Självbetjäningsaspekten gör också att uppgifterna förs in i systemet snabbare. Och det är avgörande när det gäller personalstyrka och arbetsplanering, avslutar Patrik Vesterberg.
