Möten och konferenser är dyrbar tid eftersom de oftast kräver flera medarbetares närvaro. Genom att satsa lite extra på att öka engagemanget, skapa delaktighet och få mötesdeltagarna att känna samhörighet kan du, med relativt enkla medel, få konferensen eller mötet att lyfta till nästa nivå.

Förberedelse är A och O. Förbered en tydlig agenda och skicka ut den till alla deltagare någon dag innan mötet skall äga rum. Det är viktigt att ha en tydlig agenda, även om det bara rör sig om ett veckomöte eller ett kortare avstämningsmöte. Mötet behöver ha ett tydligt syfte och samtliga deltagare ska vara helt klara över sin funktion på just det här mötet.

Läs mer om arbetsmiljö

– Alla skall vara förberedda inför mötet och inställda på samma mål. Därför kan det vara bra att inkludera information om individuella förberedelser som mötesdeltagarna skall göra innan mötet i agendan, så som att ta fram specifik information. Var noga med att föra anteckningar och notera det ni kommer överens om på mötet och glöm inte att skicka ut anteckningarna till mötesdeltagarna direkt efteråt, helst med en ”actionlist”, över det man kommit överens om skall göras, säger Charlotte Wibäck, vd på kommunikationsföretaget Animech.

Var tydlig med hur långt mötet kommer att vara och håll koll på tiden eftersom det är lätt att den rinner iväg. Allas tid är dyrbar och det är viktigt att man är effektiv inom en tidsram. Därför är förberedelser viktigt.

Minipresentationer och problemlösning i grupp

Det finns många knep att ta till för att öka samverkan och sammanhållningen mellan mötesdeltagarna. När jag har arbetat i stora team med människor från hela världen har det varit bra att låta deltagare hålla minipresentationer i sitt ämne som del av agendan vid varje möte. Helst inte som sista punkt dock eftersom man vill att alla skall behålla fokus. Presentationen skall vara kort, max 10 minuter. I mindre sammanhang har det varit bra att sätta tydliga rollfördelningar och ansvarsområden i arbetet samt i mötessammanhang. För att behålla en kontinuitet och en teamkänsla går vi varvet runt och låter samtliga medarbetare göra en kort nulägespresentation. Detta gör att man snabbt kan fånga upp problem och identifiera samarbetsmöjligheter i teamet.

– Ett annat sätt att få fart på engagemanget och samhörigheten är att dela in mötesdeltagarna i smågrupper, som tillsammans får lösa problem. Se till att dela in deltagarna i olika konstellationer varje gång, det ökar dialogen mellan dem och stimulerar dessutom kreativiteten, säger Charlotte Wibäck.