Vad är ett effektivt möte för det första? Är det ett möte som börjar och slutar på utsatt tid? Är det ett möte som kommer fram till önskat utfall? Är det ett möte som kreerar nya idéer och möjligheter? Ja, antagligen allt av det där och lite till. Men det är inte så enkelt som att bestämma att vi skall vara effektiva - effektivitet skapas bland annat utifrån att vi känner tillit till de som vi arbetar tillsammans med. Extra viktigt blir tilliten när vi arbetar på distans.

Att vi har tillit till att vi gör det vi säger att vi skall göra, att vi uppfyller våra mål och arbetsuppgifter. Men också tillit till att jag kan vara uppriktig och påpeka eventuella fel och brister. 

Idag pratar forskarna om begreppet psykologisk trygghet (Amy Edmondson) med betydelsen att jag känner mig fri att kritisera, att vara ärlig och inte behöver vara rädd för repressalier.

För att vara nära behöver vi också kunna ha distans - och för att kunna hantera distansen behöver vi ha närhet, alltså behöver vi känna varandra för att få till bra möten på distans. Det är värt att investera i möten “in real time” en eller ett par gånger per år för att skapa denna trygghet och tillit. Tills dess är möjligt och under tiden för att underhålla tilliten kan nedanstående tips vara till din hjälp:

Sex tips för att skapa tillit under distansmötet

1. Träffas hellre ofta och kortare än mer sällan

För att skapa tillit och vana med möten så genomför mötena hellre ofta och då kortare möten än långa möten och sällan. Varför inte starta dagen med ett snabbt möte där ni gör en runda på; händer idag, behöver hjälp med och på väg in? Avsätt 15 minuter. Eller avsluta dagen eller veckan med; Tjohoo - det här kan vi fira idag (eller denna vecka)

2. Syftet och mål för mötet

Ha alltid ett syfte för mötet, utgå från vilket behov mötet ska fylla. Möten för mötets skull skapar inte tillit utan tråkar ut. Om du har ett tydligt syfte blir det också tydligt vilka som behöver delta på mötet. 

3. Användarvänlighet och introduktion

Ha rutiner för att deltagarna ska känna sig trygga med inloggning. Det kan till exempel vara; instruktion så här loggar du in i programvaran, bjuda in till ett teknikmöte då deltagarna som inte provat programvaran tidigare får möjlighet att prova på möjligheterna i programmet, ha tydligt telefonnummer till tekniksupport och alternativa sätt att logga in (t ex webb och telefon).

4. Bjud in till hämta-kaffe-tid, uppkopplingstid

Bjud in till mötet 5-15 minuter tidigare än mötet startar. Detta möjliggör för lite “runt-om-kring-snack” som skulle ske om ni träffades face-to-face.

5. Landa och fokusera - checka in

När mötet startar gör en övning där alla får möjlighet att landa och fokusera på mötet samt få tillfälle att säga något så alla intar rummet. Det bidrar till att bygga starkare relationer och ökar energin på mötet. Starta med en öppen fråga som är kopplad till syftet med mötet. Vill du ha fler idéer på hur du kan göra en landa och fokusera övning som också tar in kreativiteten och hela människan, kontakta oss så får du fler verktyg. 

6. Mötesrum och talarrunda

Försök skapa bilden av ett rum där ni alla sitter tillsammans på mötet. Det kan ni göra genom att ni “möblerar” rummet. Om det är ett möte där ni inte ser varandra, be deltagarna rita en klocka på ett papper och be alla placera sig vid ett klockslag och säga det så ni alla får som en klocka med namn. Använd den som talarrunda - en visuell bild över hur ni sitter runt ett virtuellt bord.

Exempel på ett möte där deltagarna skapat en cirkel med foton, det bygger rummet och cirkeln kan också användas för talarrundor.

Ett extra tips som handlar om att se vad ni spar i arbetstid, löner och koldioxidutsläpp för att motivera er ytterligare att arbeta med möten online - använd distansmötesräknaren.