– En chefs viktigaste uppgift är inte att få saker gjorda. Den absolut främsta uppgiften för en chef är istället att få medarbetarna att utföra uppgifterna på ett effektivt sätt. Det är omöjligt att bygga upp en framgångsrik organisation utan att delegera, som chef har du av naturliga skäl varken tid eller möjlighet att vara delaktig i allt som görs, säger Sami Sulieman, vd på Prescott Lewis Invest.
Det är definitivt ingen självklarhet att delegeringsarbetet ska flyta på effektivt från start. Det är snarare regel än undantag att det misslyckas de första gångerna, ofta eftersom chefen inte är tillräckligt tydlig med förväntningarna på den uppgift som ska utföras eller inte har tillräcklig tilltro till att medarbetaren ska kunna lösa uppgiften efter eget huvud.
Visa tilltro till medarbetarens problemlösande förmåga
– Ge inte upp, även om delegeringsprocessen inte fungerar optimalt redan från start. Det kan ta tid innan delegeringsrutinerna etablerats, men när processen väl fungerar som den ska kan den bidra till att spara mycket tid. En avgörande framgångsfaktor är att vara tydlig med hur ambitionsnivån för uppgiften bör se ut, om du vill att medarbetaren ska lägga mycket tid på den eller om det är viktigare att uppgiften överhuvudtaget blir utförd. Var tydlig med dina förväntningar och önskemål, men låt medarbetaren själv komma fram till exakt hur uppgiften ska lösas, säger Sami Sulieman.
Ett vanligt misstag är att vaka över medarbetaren som en hök för att säkerställa att uppgiften utförs på det sätt du önskar och föreställer dig. Hökbeteendet underminerar medarbetarens förtroende för dig och stjäl dessutom mycket värdefull tid. Den här sortens beteende riskerar också att underminera hela syftet.
5 viktiga steg för effektiv delegering
Undvik att kringgå medarbetaren vid uppföljningen
– Jag förespråkar istället kontinuerliga uppföljningar som inte fokuserar på hur medarbetaren har löst uppgiften utan snarare att uppgiften utförts. Om du har svårt att komma ihåg när det är dags för uppföljningar rekommenderar jag att du lägger in påminnelser i kalendern. Om du vet med dig att du vakar över dina medarbetare som en hök så bör du sträva efter att minska ditt kontrollbehov, det är ett beteende som kan visa sig vara förödande för chefsrollen, säger Sami Sulieman.
Ytterligare ett vanligt delegeringsmisstag som till varje pris bör undvikas är att kringgå den person man delegerat en uppgift till genom att fråga mellanchefen hur arbetet med att lösa uppgiften fortskrider, snarare än att fråga medarbetaren själv. Det är ett misstag som kan få omfattande konsekvenser på arbetsmoralen och medarbetarens motivation. Nästa gång du försöker delegera en uppgift till just den medarbetaren är han eller hon sannolikt betydligt mindre mottaglig än förra gången.
