Oavsett vilken arbetsplats man arbetar på idag har ny teknik, mer administration och komplexa system en allt större del av arbetsdagen. Vi som människor har en begränsning i hur komplexa uppgifter vi kan klara av. Vi är i mycket fortfarande stenåldersindivider och inte utrustade för att överblicka för mycket saker på en och samma gång.

Komplexa system

Ett problem som många påpekar för mig är att de olika system för produktionsstyrning, administration, kundhantering och intern information är var och en i sig hanterbara, men när man lägger alla tillsammans så får man en för komplex arbetssituation. Det finns en uppenbar brist med en övergripande syn när man introducerar, eller uppdaterar, ett system för att se hur hela arbetssituationen påverkas och förändras. Det är ledningens ansvar att i de kravspecifikationer man noga bör sammanställa, också tar med hur ett nytt system skall fungera tillsammans med andra och hur arbetssituationen i sin helhet påverkas.

Anarki, Cost-Benefit och byråkrati

När en arbetssituation upplevs som för komplex och system som medarbetaren skall använda inte ger logik eller ger en synbar nytta uppstår ett antal saker. Först finns det risk för att det uppstår Anarki. Medarbetare gör genvägar, hittar egna lösningar eller slutar använda vissa funktioner. Det blir de enskilda medarbetarna som själv tar beslut och till sist har man ett system som överhuvudtaget inte fungerar och man kan lita på. För det andra finns det risk att den nytta man avsåg att uppnå med systemet inte motsvarar den kostnad som systemet medför. Det är mycket viktigt att hela tiden ha ett Cost-Benefit perspektiv på både systemen och de enskilda delarna i dessa. Med dagens teknik och möjlighet att designa mycket komplexa funktioner så finns det risk att den vinst man får ut inte överstiger de resurser som krävs för att hantera det. För det tredje så finns det en risk att man bygger upp en byråkrati där människor inte ser något värde i de funktioner och rutiner som introduceras. Den som av egna motiv vill påverka och styra kan mycket väl utveckla byråkratiska funktioner som är kontraproduktiva.

Arbetsmiljö

En mycket viktig del i dagens arbetsmiljöarbete är att se till att arbetssituationen är överskådlig, ger en logik och inte är för komplex. Därför finns det en mycket tydlig koppling mellan att göra saker enkelt, och en bra arbetsmiljö. När man tappar överblick och tvingas arbeta med saker som inte fungerar, eller man inte ser nytta av, sjunker motivationen, medarbetare känner sig stressade och glädjen försvinner i arbetsuppgifterna. Därför är det ofta så att en förenkling ger stor effekt på upplevd arbetsmiljö och trivsel.

Lars Olofsson, Q-Fact