Är du i skriande behov av kompetensförstärkning eller avlastning när det gäller företagets kommunikation? Tycker du att det är besvärligt att få ner formella krav, önskningar och behov i en begriplig brief för att kunna upphandla en extern konsult? Här får du tips från insidan och konkret hjälp att komma igång.

Under mina år i näringslivet har jag fått en bred erfarenhet av såväl att köpa den här typen av konsulttjänster som av att vara en del av den sålda konsulttjänsten. Idag vill jag därför bjuda på en del smarta knep som gör dig till en bättre och mer rutinerad beställare.

Tipsen här nedan skapar inte bara förutsättningar för ett bättre samarbete med din kommunikationspartner. På köpet får du också en kompetensutveckling för egen del.

Din checklista för smartare kommunikationsköp

Skriv en så detaljerad uppdragsbeskrivning som möjligt

Fundera igenom hur rollen eller uppdraget som du försöker tillsätta egentligen ser ut. Är det verkligen ett heltidsuppdrag eller rör det sig kanske snarare om sporadiskt behov av avlastning? Går det att specificera ungefär hur många timmar per vecka eller månad? Om behovet är stort - fundera även igenom om det här är ett uppdrag för en specifik konsult eller om det kanske är klokare att ta in flera stycken med olika specialistkompetenser.

Är det verkligen du som ska beställa?

Är du behörig att beställa kommunikationstjänster? Det vill säga - har du tillräcklig kunskap om området för att veta vad du ska fråga efter? Är du den bäst lämpade hos er att sköta kontakten med konsult eller PR-byrå eller finns det någon annan som borde hålla i dialogen? Ovanstående frågor kan vara känsliga att ta upp, men bör funderas på internt innan ni kontaktar extern partner.

Saknas kommunikationskompetens helt i ditt företag? Var då tydlig med det i dialogen och be motparten att vara medveten om det i offereringen.

Ett typexempel på var det kan gå fel är till exempel försäljningschefen som plötsligt utan tidigare erfarenhet ska köpa och utvärdera PR- och kommunikationstjänster.

Våga prata pengar

Betalningsvillkor och faktureringsmodell är mycket viktiga områden i upphandlingen. Är ni ovana köpare, be konsulten att inkludera olika varianter på betalningsalternativ som kan bli aktuella. Att en konsult ibland föreslår vissa uppdrag på löpande räkning handlar inte (nödvändigtvis) om att mjölka din budget. Står du i begrepp att inleda ett långsiktigt samarbete kan det tvärtom vara ett oerhört bra sätt att jämna ut fluktuationer i kassaflödet genom att använda löpande räkning och kanske en á conto-modell. Att komplettera ett löpande-upplägg med takpris ger ofta en ökad trygghet som kund.

Vanliga betalningsmodeller när du köper kommunikation kan till exempel vara fastpris för tydligt definierade tjänster, vare sig de är av mindre karaktär, som att skriva ett pressmeddelande, eller lite större som att reglera en månatlig kommunikationssupport upp till en viss summa.

Hur sker rapportering och avstämning?

Definiera hur rapporteringen ska se ut. Hur definierar du och din konsult att samarbetet varit gynnsamt? När har ni lyckats? Beroende på verksamhet kanske det i vissa fall blir relevant att titta på resultatmål medan det i andra fall kanske är klokare att fundera på effektmål som exempelvis

• att uppnå ökat antal följare i sociala medier
• att hemsidan efter uppfräschad text ska generera flera leads
• att ha fått en viss mängd publicitet i lokal, regional, rikstäckande eller branschinriktad media

Gardera, avdramatisera och professionalisera genom att också klargöra hur ni ger varandra feedback som samarbetspartners längre fram i arbetsprocessen. Då slipper ni att skruva på er när något skaver och föreslå ett utvärderingsmöte.

Använd sekretessavtal

Råder minsta osäkerhet om vilken typ av information som konsulten kommer att få ta del av så skriver ni givetvis ett sekretessavtal, ofta kallat NDA som är den engelska förkortningen. Ett sekretessavtal höjer nivån på samarbetet och visar att ditt företag sätter ett stort värde på sin information.

Ladda ner: Kostnadsfri mall för sekretess

Glöm inte IT-riskerna

Dagens snabba IT-utveckling påverkar i högsta grad. Cyberangreppen ökar, framförallt mot mobila enheter där mycket av arbetet sker idag. Var inte naiva! Det kan hända er också. Tydliggör därför i avtalet - INNAN samarbetet inleds - på vilket sätt dokument ska sparas, delas och vilka säkerhetsrutiner som gäller.