Detta är inget nytt. Men det är tydligt att vi behöver påminnas om det. Ofta, tyvärr.

• Vår hjärna kan bara fokusera på en sak i taget
• Det tar 25 minuter att återfå fokus efter att ha blivit avbrutna
• Utan pauser tänker vi sämre och blir snabbt stressade

Multitasking är en myt

Vi (liksom datorn och mobilen) växlar alltså snabbt mellan uppgifter och försöker hålla kontexten fräsch i "arbetsminnet" däremellan. 

Resultatet är att vi riskerar att tappa något ur "arbetsminnet" medan vi sysslar med en annan uppgift – som kanske dessutom drar ut på tiden. Allt detta växlande gör dessutom att det blir svårt att tänka annat än ytligt på de olika uppgifterna. Vi blir distraherade, okoncentrerade och ytliga i vårt tänkande och arbete. 

Och vi blir TRÖTTA!

Det tar tid att återfå fokus. 25 minuter!

När avbrottet förstör vårt flow tar det alltså nästan en halvtimme för att hitta det igen. Snacka om hur viktigt det är att minska risken för att bli avbruten. Och att visa hänsyn för andra som arbetar fokuserat.

Just detta kan mycket väl ligga bakom att så många föredrar att inte göra sitt arbete på kontoret, särskilt inte i öppet kontorslandskap. Störningsmomenten är alldeles för många och risken alldeles för stor att någon kollega "bara vill kolla en grej" med dig ....och så tar det en halvtimme att hitta flow igen. Hemma är det lättare (för många, men inte för alla) att kunna arbeta ostört och fokuserat. Att få mer gjort och bättre, alltså.

Men vi behöver pauser. Annars stressar hjärnan upp sig.

En av de mer uppmärksammade studierna om detta gjordes av Microsoft under 2020 och presenterades våren 2021. Den riktade specifik in sig på att ha möten utan paus emellan, eftersom det är ett osunt beteende vi snabbt tog till oss när "alla möten blev digitala". Men jag är övertygad om att resultaten är relevanta även för att ta pauser mellan andra aktiviteter.

14 försökspersoner deltog i möten med EEG-utrustning som mätte deras hjärnaktivitet under tiden. Fyra halvtimmesmöten i varje försök. En måndag utan paus emellan. Nästa måndag med 10 minuters paus emellan. För att inte aktiviteten under pausen skulle påverka resultaten gjorde alla försökspersoner samma sorts aktivitet i pauserna; meditation.

Utan paus, "ärver" nästa möte stressen från det förra

Resultaten var tydliga. Utan pauser byggdes stressen upp från möte till möte. Ett möte "ärvde" alltså stressen från det förra – och byggde på. Med tio minuters paus mellan mötena hann stressnivåerna gå ner mellan mötena och ingen uppbyggnad av stress märktes.

Vad det betyder i praktisk handling

1. Minimera dina försök till multitasking - du blir bara splittrad, trött och stressad
2. Om något är svårt eller viktigt – se till att du får arbeta ostört och fokuserat. För egen del försöker jag samla möten före lunch för att få arbeta mer ostört efter.
3. Blockera tid i kalendern för fokuserat arbete.
4. Och respektera att andra behöver arbeta så, de med. Ditt samtal med "bara en kort fråga" kanske bryter deras flow som de inte hittar tillbaka till på en bra stund.
5. Använd verktyg för att kunna kommunicera utan att störa och kom överens om policies för svarstider på olika kanaler eller typer av meddelanden. Var tydlig med när ni behöver svar, i rubrikraden t.ex.
6. Stäng av så många aviseringar som möjligt på både mobil och dator. De är kanske den största distraktionen för de flesta av oss. Både ljud och notiser.
7. Prova dig fram till den miljö och situation där du kan fokusera bäst. Inse att det är individuellt vad som fungerar bäst. Respektera var andra fokuserar som bäst. Kanske hjälp dem att hitta eller skapa en sådan miljö.
8. TA PAUS mellan möten och aktiviteter. Ändra standardtiden för möten i kalendern från 30 till 20 eller från 50 till 45, till exempel. Eller till något orimligt som gör att du behöver fundera aktivt på hur långt det där mötet verkligen behöver vara.
9. Ta paus på riktigt. Kasta dig inte bara över eposten eller sätt igång med någon annan arbetsuppgift. Ge hjärnan ställtid och tid för återhämtning. Du vinner på det i nästa möte.
10. Förbered möten bättre och kommunicera tydligt syfte, agenda, roller och förväntningar redan när du kallar.