Hur hanterar du och ditt team att så många just nu jobbar hemifrån? Är er mängd virtuella möten och avstämningar hållbar under en längre tid? I vår rapport 2020 State of Work konstaterar vi att specialister endast lägger 40 procent av sin arbetstid på de arbetsuppgifter de anställdes för. Kommer den statistiken försämras ytterligare nu när en majoritet av medarbetarna arbetar på distans, och insynen och den dagliga kontakten minskar?

God insyn skapar en grundförutsättning för fungerande kommunikation under pandemin

Den rådande pandemin belyser vikten av insyn och transparens i det dagliga arbetet över hela företaget. Vi behöver ta snabba beslut och prioritera på ett smart sätt. Vi behöver effektivt kunna avgöra vad som fungerar och vad som inte fungerar. Förmågan att kunna fördela resurserna över hela företaget avgör om vi kommer gå ur den här krisen som överlevare eller som vinnare.

Genom att hålla igång arbetet här och nu så minskar risken för tristess och ineffektivitet, men hur håller vi reda på vad var och en ska göra? Hur ser vi till att våra medarbetare kan arbeta efter en plan som förändras dag för dag, timme för timme?

Några medarbetare kanske kämpar på i en kaotisk hemmamiljö, medan andra är helt isolerade. Med mindre störningsmoment kommer ofta också en ökad produktivitet, men vill min arbetsgivare att jag gör exakt det jag arbetar med just nu? Kanske kan min tid nyttjas bättre till något annat?

När jag gör mitt absolut bästa på jobbet ger det mig en känsla av mening – en hörnsten i mitt välbefinnande. Men, även om jag gör mitt bästa, kan jag verkligen bidra på bästa sätt till gruppens framgång om jag inte är helt medveten om vilken del av mitt arbete som gör just det?

Att tänka på när du administrerar arbetet i din arbetsgrupp då alla jobbar från hemmakontor

Att lyckas på jobbet handlar inte bara om var vi jobbar, utan också om hur vi jobbar. Att göra ett bra jobb, på det stora hela, är en omfattande och svår utmaning. För att göra ett bra jobb, göra rätt jobb och arbeta fokuserat behöver vi jobba tillsammans i teamet och följa en gemensam process som kräver ett sammanhang, tillgång till information över funktionsgränser och ett starkt samarbete. Även om vi kan ersätta en pratstund över en kaffe med diverse digitala verktyg är inte alla processer lika enkla att överföra till hemmakontoret. Det sista vi vill är att ta våra olika stuprör med oss hem och skapa tusentals ministuprör. Kommunikation kan ske utan att något arbete blir gjort. Kommunikation är självklart en nödvändig del i att få arbetet gjort, men det är bara en del av flera.

Användningen av verktyg som Slack och Zoom kommer främst till sin rätt när vi har en insyn och transparens i allt jobb som görs över hela företaget. Diskussionerna blir då mer meningsfulla och vi kan fatta bättre beslut om prioriteringar, utmaningar och den fortsatta utvecklingen.

För att kunna göra ett bra arbete behöver vi mer än bara möjligheten till virtuellt arbete. Vi måste kunna koppla samman alla delar av jobbet – medarbetare, data, processer etc. – i företaget. För att göra bra ifrån oss behöver vi ett work management-system utformat för vår tidsålder.

Sammanfattningsvis så skapar god insyn en förutsättning att kunna fördela resurserna på ett effektivt sätt över företaget. Det är också viktigare än någonsin att bli sedd, digitalt eller ej. Alla medarbetare behöver bekräftelse. Det gäller då att varje enskild medarbetare vet om vilken del av arbetet som bidrar till gruppen framgång, och att detta kan uppmärksammas. Genom ett välfungerande work management-system kommer också andra digitala verktyg mer till sin rätt och kommunikationen blir mer värdefull då alla medarbetare får en gemensam bild att utgå från.

Vi står nu vid ett vägskäl för hur vi ska arbeta i framtiden. Vilken väg väljer du?

Guenter Sandman, Central- och Nordeuropachef Workfront