Enligt Möteskvalitetsindex, som görs av analysföretaget 3S, tar en tredjedel av våra möten energi av deltagarna. Det innebär att den genomsnittlige medarbetaren sitter fyra timmar varje vecka i möten som inte bidrar till någonting förutom sämre energi för det fortsatta arbetet. Med tanke på den kroniska tidsbrist som så många av oss upplever i dessa dagar vågar jag gissa att du kanske känner att dessa fyra timmar kan användas till bättre saker än dåliga möten.

Jag tror verkligen att alla människor vill väl. Ingen vill hålla i eller bidra till ett möte som tar energi av någon annan. Ändå händer det alltså under ett av tre möten.

Det kan bero på många saker- kanske för att vi har olika förväntningar, kanske för att mötet saknar kanske syfte och mål och därmed riskerar att fladdra iväg, kanske för att fel personer sitter på mötet och därmed blir frustrerade, och kanske för att mötesledare alltför ofta saknar kunskap om hur ett bra möte kan genomföras.

För hur vet vi om vi ger energi till våra kollegor, eller om vi rent av stjäl energi av dem?

Ett enkelt tips för alla mötesledare är att börja planeringen av mötet med att artikulera mötets syfte och mål, och sedan ställa sig själv frågan ”Vad vill jag att mina mötesdeltagare ska känna, kunna och göra efter mötet?”. Styr du sedan din planering efter detta, har du redan kommit en god bit på vägen.

Här kommer också tre saker att tänka på för att få positiv energi på ditt möte- energi som i sin tur kommer återbetala sig i form av engagemang, som skapar enkelhet, som skapar effektivitet som skapar ekonomi som bidrar till mer energi… och så vidare.

God planering som ger rätt förutsättningar. Idag avsätts generellt sett för lite tid till att planera väl genomförda möten. Det skjuts för mycket från höften. Om mötesledaren avsätter lite mer tid till att förbereda sina möten kommer hen få igen denna tid- mångdubbelt. Och på köpet kanske sluta göra sina kollegor less. God planering av mötet innebär att:

• Mötets syfte och mål är tydligt uttalat.
• Agendan gör att ni kan uppfylla era syften och mål. Den ska inte innehålla punkter som inte stödjer mötets syfte och mål.
• Rätt personer sitter på mötet- och de ska veta varför de är där.
• Mötesrummet är utvalt med mötets syfte och mål i åtanke. Det kommer vara skillnad på energin på ett möte under en stor ek en solig dag, jämfört med mötet som sker i ett själlöst konferensrum med vita sterila väggar.
• Mötesledaren är väl förberedd med sitt ämne. Passion smittar!

Delaktighet och aktivitet skapar energi. Mötesledaren bör inleda mötet med att få sina deltagare att känna sig välkomna och delaktiga genom att se dem i ögonen när de kommer till mötet. Det är bra om alla deltagare får bidra aktivt tidigt under mötet, så trösklar slipas ner för dem att säga sin mening också senare. Vid längre möten kommer energin dippa och då finns flera olika energizer-övningar för mötesledaren att ta till. Till exempel kan du pausa mötet under fem minuter, mingla runt och låta deltagarna se varandra i ögonen och ge varandra positiv feedback. Jag lovar att ni kommer återfå energi i rummet! Längre möten kan kräva flera pauser som denna. Googla på energizers för att hitta övningar!

Inplanerad feedback i slutet av alla möten hjälper er förbättra era möten. Avsluta alltid mötet med att fråga ”Vad gjorde vi bra? Vad kunde vi gjort bättre? Hur gör vi det nästa gång?” Då får mötesledaren direkt feedback på mötet och en rutin skapas för ständig förbättring av mötena.

Dessa är några enkla men effektiva tips på hur ni kan få energin att flöda under era möten. De hjälper alla att komma till mötet med en positiv känsla, bidra konstruktivt och sedan också gå ifrån mötet med en positiv känsla. Tänk vad det kan göra för er genomförandekraft!