För att bli effektiv måste vi utnyttja alla våra förmågor.
Vi måste tillåta vårt undermedvetna att reagera på ett positivt sätt.
Ditt undermedvetna behöver få signaler om VAD du skall göra för att förbereda ett möte eller om du behöver tid för efterarbete (rapporter) från mötet.
Vilka signaler får du när du tittar i din kalender?
Effekten av att inte ha förberedelse och efterarbetstid i kalendern, blir att många anställda kommer springande till mötena, oförberedda och med andan i halsen, samt där den medvetna hjärnan är någon helt annanstans vilket innebär att mötet inte heller blir så effektivt som om alla var förberedda.
På mötet sitter kanske ett antal människor med dåliga samveten över att inte ha utfört de ålagda uppgifterna. Detta ökar inte motivationen eller effektiviteten. Mötet blir varken sprudlande eller med entusiastiska deltagare.
Jag får ofta höra, när jag är ute i verksamheterna, att mötena är många, långa och ineffektiva. Ingen vill ha dem så, men de flesta verksamheter vill inte investera pengar för att rätta till detta. Under mina år med effektivitetsfrämjande åtgärder, har dessvärre alla möten sett ungefär lika ut. Inte heller har jag kunnat konstatera att det tillkommit något nytt fenomen för att bota detta.
Ända tills för ca 2 år sedan, när äntligen nya rön kom i frågan. Då kunde jag få chansen att hjälpa mina kunder till en betydligt bättre effektivitet avseende mötena. Detta är dock inte gjort på en kafferast eller via ett litet seminarium där alla sitter och nickar igenkännande. Nej, här krävs ordentliga åtgärder för att det ska bli effektiva möten i framtiden. Initialt måste verksamheten fundera över VILKEN typ av möten, NÄR dessa hålls, VEM som deltar, förväntat RESULTAT av mötet osv. Därför finns det många olika möjligheter att effektivisera – men samtliga utgår från själva mötesbehovet.
Processoptimering ger 15% effektivitet
Initialt måste verksamheten fundera över VILKEN typ av möten, NÄR dessa hålls, VEM som deltar, förväntat RESULTAT av mötet osv.
Därför finns det många olika möjligheter att effektivisera – men samtliga utgår från själva mötesbehovet och de nya metoder som framkommit på marknaden.
Varje anställd måste ha bokat in förberedelse- och efterarbetstid i sin kalender.
För att slippa stress, krävs det att din tid är investerad (inte bortslösad eller försutten).
Ditt undermedvetna behöver visuell signal, dvs enda sättet att minska stressen är att VETA i detalj VAD du ska göra, NÄR du ska göra det och i allra bästa fall HUR du ska göra det.
De organisationer som är längst avseende detta förhållningssätt, har också insett vikten av automatiserade processer eller åtminstone möjligheten av att ha lärt sig metoder och metodik för att uppnå resultat.
En automatiserad process som styrs av en motor med vilken alla anställda kan se om den förväntade aktivitet verkligen kommer på utsatt, lovad tid, eller om den är försenad, är värd guld för både anställda och verksamhetsledningen (men endast i de fall där varje anställd själv får vara med och påverka processen OCH där processen kan förändras i realtid och förbättras inom några minuter).
Detta ser vi dessvärre sällan eller aldrig i organisationer.
Ofta lägger i stället de anställda ner en massa onödig tid på att påminna varandra eller tjata om en utlovad uppgift för att kunna gå vidare i processen.
Genom att göra en processoptimering med dagens unika metodik, ökar verksamheten på direkten 15% i effektivitet.
Detta tar i snitt 3 dagar per process och är mycket välinvesterat såväl avseende pengar som tid.
Skulle verksamheten sedan kunna automatisera uppnår de i snitt 70% effektivitet.
Varför? Jo därför att de då – per automatik – kan få ut trender och analyser (baserade på fakta, och inte - som tidigare – baserat på gissningar) som ger information om hur processen behöver förändras för att få ett optimalt resultat.
Optimera processen på tre dagar
För att slippa stress behöver du veta:
VAD du ska göra, NÄR du ska göra det och i allra bästa fall HUR du ska göra det. Du behöver minimera onödig tid på att påminna varandra eller tjata om en utlovad uppgift för att kunna gå vidare i processen.
Verksamheten behöver göra en processoptimering för att få 15% ökning av effektiviteten.
De allra flesta offentliga verksamheten som jag kommer i kontakt med tror att ärendehantering är EN process.
Detta är så fel det kan bli. Det finns inte en ärendeprocess.
Organisationerna har ofta mer än 500 ärendeprocesser per verksamhet.
En del tror t o m att diarieföring är en ärendeprocess, vilket (i vår värld) är helt felaktigt. Diarieföring ute i verksamheter sker oftast i ett statiskt ärendehanterings- eller dokumenthanteringssystem som endast har till uppgift att följa ett dokument (ärende) i en databas. Här kan vi inte se all den information vi behöver för att kunna förändra eller förbättra. Vi kan inte se hur lång tid det tog att göra uppgiften, vem som varit inblandade fullt ut eller hur lång tid uppgiften låg på resp bord i väntan på information osv (för att ta några små viktiga detaljer). Vi kan inte heller avgöra vilken typ av ärenden som oftast stannar i processen, eller vilka avdelningar som är överbelagda och har flaskhalsar eller vilka personer som får ärenden som kräver mer information vilket innebär ännu mer väntetid osv.
Varje ärendeprocess behöver optimeras och synliggöras.
Vi måste ha kortsiktig information för att kunna utföra arbetsuppgiften, men vi behöver dessutom ha långsiktigt information för att kunna förbättra och effektivisera processen.
Om vi inte får tillgång till denna långsiktiga information, blir vår ansträngning till förbättring bara en gissningslek.
I de fall verksamheterna inte har tillgång till automatisk, långsiktig information, måste de anställda lägga ner en massa jobb på att få fram detta.
Ibland använder de metoder som Lean, 6 Sigma eller liknande.
Samtliga dessa metoder kan användas för att få fram information om besparingsåtgärder. Men dessa metoder kräver att verksamheterna följer upp detta – helst varje dag – för att åtgärden ska effektueras. Detta tar tid (dvs sparar inte tid!).
Jämförelsevis har vi konstaterat att det tar i snitt 32 månader att förändra en process baserat på någon av dagens metoder. Därför har vi gjort en sökning av metoder på marknaden och nu äntligen hittat en metod som åstadkommer ett resultat på 3 dagar.
