Vi måste släppa vårt överdrivna fokus på att effektivisera för att faktiskt kunna bli effektiva. Hos de flesta av verksamheterna, både privata och offentliga, som jag hjälper och besöker finns det ett stort fokus på att effektivisera. Det är egentligen inget fel med det i sig. Men problemet ligger i att effektiviseringen sker som isolerade öar. De drivs som enskilda projekt eller som gräsrotsinitiativ utan större koppling till de övergripande målen och strategin. Ofta i jakten på besparingar.

Jag har inget emot besparingar, snarare tvärtom. Slöseri av tid, resurser och pengar är för mig en dödssynd. Men det är beklämmande när jakten på effektivisering slår blint och leder till onödiga merkostnader eller byråkrati på andra ställen i verksamheten.

Effektiv vs effektivitet

Låt oss jämföra de engelska orden ”effective” och ”efficiency”. Det första ordet förekommer i den engelska utgåvan av kvalitetsledningsstandarden ISO 9001. Medan det andra ordet knappt omnämns. Grovt förenklat och onyanserat kan dessa ord översättas till ”effektiv” och ”effektivitet” på svenska. Men de betyder definitivt inte samma sak. ”Effektiv” innebär ett fokus på att göra rätt saker medan ”effektivitet” handlar om att göra något så bra, snabbt och enkelt som möjligt.

I den svenska utgåvan går de längre och använder helt andra termer än ordet ”effektiv”. Troligtvis för att undvika en sammanblandning med ordet effektivitet. Standarden för kvalitetsledning nämner alltså i princip inte orden effektiv och effektivitet. Varför kan man kanske undra?

Det har att göra med att det är viktigare att fokusera på att göra rätt saker först. Att göra de saker som leder mot era gemensamma och långsiktiga mål i linje med de valda strategierna och era värderingar.

Det spelar alltså ingen roll om ni har världens mest effektiva metod för att hacka lök om receptet till er soppa saknar lök eller att era kunder inte vill ha lök.

Exempel #1

Låt mig visa med ett par exempel från mina kunder kopplat till standarden för kvalitetsledning.

Ledningen i alla verksamheter har ett stort ansvar att se till att fokus hamnar på rätt saker. Att verksamheten undersöker och planera tillsammans utifrån de risker och möjligheter som påverkar dem.

Jag har ett exempel på en verksamhet som fick ett sparkrav ifrån ägaren. VD och övriga ledningen gjorde det lätt för sig. De spred ”jämnt och rättvist” ett sparbeting på några procent på sina budgetar. Sen gick de hem på var sin kammare och verkställde sina besparingar utan att prata med varandra. Inköpsavdelningen bytte t.ex. ut mycket av de inköpta produkterna till billigare ”motsvarande” varor och produkter.

Detta skulle ju kunna anses vara en klok idé som en besparingsåtgärd. Men, en av produkterna de hade sparat in på var en packning till några av deras maskiner ute i produktionen. Denna förändring var en av orsakerna till flera dygns oplanerade driftstopp av dessa maskiner till en kostnad vida överstigande de besparingar de skulle genomföra. Vilket givetvis påverkade hela verksamheten negativt och gjorde alla andra effektiviseringar verkningslösa. Motiverande eller hur…

Ett av de stora problemen var att ingen i ledningen direkt pratade med varandra. I dessa tuffa tider borrade de ner huvudet mellan axlarna och effektiviserade i sin egen närhet utan att tänka på varandra eller helheten. De hade helt missat vad kvalitetsledning egentligen handlar om. Något som också resulterade i att de höll på att förlora sitt certifikat. Ett certifikat de behövde för att kunna bibehålla sina största kunder.

Exempel #2

Jag har ett annat exempel på problematiken kring kompetensutveckling, engagemang och resurstillsättning. Det här är plockat från en stor offentlig verksamhet. Men jag har stött på det här fenomenet inom stora privata verksamheter också.

När jag talade med mellanchefer och medarbetare på olika avdelningar noterade jag att väldigt många medarbetare hade en vilja av att få driva projekt. Utbildningsnivån var dessutom väldigt hög. De flesta hade fått gå på både dyra och långa projektledarutbildningar från olika utbildningsinstitut. Men ingen drev några projekt i den egentliga bemärkelsen. När jag pratade med HR och projektkontoret så visste de inget om detta. De sa dessutom att det var upp till varje enskild chef att kompetensutveckla utan samordning. Som kronan på verket gick dessutom organisationens ”välkända” projektledare på knäna av den ständigt ökade mängden större och mindre projekt. Här fanns alltså en hel armé med kvalificerade och villiga medarbetare som egentligen aldrig fick chansen. Ingen hade ställt frågor kring hur många projektutbildade medarbetare som behövdes eller vilka kompetenser som egentligen behövs för att kunna uppnå hela verksamhetens långsiktiga mål. Med andra ord kastade verksamheten bort pengar på onödig utbildning och kunskap. Men än värre var att de sänkte medarbetarnas engagemang genom att inge falska förhoppningar när de fick gå sina projektutbildningar. Något som är förödande för alla verksamheter eftersom tid och pengar läggs på fel saker.

Åter igen handlar problemet om att ingen har pratat ihop sig kring vad hela verksamheten ska uppnå tillsammans. Det fanns ingen plan, ingen gemensam bild. Vilket resulterar i flertalet avvikelser mot standarden. Inte minst gällande resurser, kompetens och medvetenhet.

Kvalitetsledning handlar alltså i grund och botten om att ha en samsyn kring vad som ska uppnås, tydlig kommunikation, planering och uppföljning. Något som alltid måste börja uppe hos ledningen.

Så oavsett om du sitter i ledningen, är mellanchef eller är medarbetare ska du alltid se till att få svar på följande 3 frågor innan du agerar:

1. Vad är mitt eget bidrag till att uppnå våra gemensamma långsiktiga mål?

2. Hur kan jag hjälpa och stötta andra delar av vår verksamhet för att nå våra gemensamma mål?

3. Vilka kompetenser kommer jag att behöva för att bidra bäst och vad har vi redan idag ute i organisationen?

För att få bäst svar på de här frågorna behöver ni prata mycket mer med varandra ur ett strategiskt perspektiv än vad ni gör idag.

Kom ihåg att lägga fokus på att göra rätt saker först. Ert arbete med ständiga förbättringar kommer sen att leda till effektivisering. Det är väl så här vi vill ha det, eller hur?