Vad betyder ständiga förbättringar och vad räknas som en förbättring? Få svaren och lär dig hur du skapar bättre flyt i ert förbättringsarbete.
Är det svårt att få till en verksamhet som naturligt arbetar med ständiga förbättringar? Jag tror att det finns lika många svar på den frågan som det finns åsikter om vad det egentligen handlar om.
En del jag träffar tycker att det är något jobbigt som tar fokus från det ”riktiga” arbetet. En påtvingad arbetsuppgift med ökad administrativ påföljd. Men en del uppfattar det, precis som jag, som en livsnödvändighet. Vi är alla barn av morgondagen, men först måste vi släppa taget om gårdagen.
Relaterad läsning: Jeff Bezos berättar Amazons hemlighet
Jag kan lova er att ständiga förbättringar är en del av ert dagliga arbete och det är inte särskilt svårt. Vi är bara dåliga på att uppmärksamma dem.
Så jag tänkte redogöra för hur jag ser på ständiga förbättringar. Längre ner får ni också lite tips på hur ni enklare får in ständiga förbättringar i er vardag. Helt utan påtvingad byråkrati.
Förbättringar sker varje dag, stora som små. De kommer i alla former och färger. Allt för ofta utan att vi tänker på det.
Men vad ska räknas som en förbättring då?
Jag skulle säga att allt som gör er bättre, tar er närmre era mål eller som gör era kunder och ägare nöjdare räknas. Här är några exempel;
- Att hitta ett smidigare och enklare sätt att arbeta och samarbeta på
- Att slänga dokumentation som ingen aktivt använder eller minska onödig administration
- Att frigöra tid åt medarbetare och sig själv genom att ta bort manuell hantering
- Att nå era mål
- Att lära sig något nytt
- Att avhjälpa och förebygga ett problem
All förbättring startar med självkännedom. När var ni självkritiska till era egna arbetsmetoder och arbetssätt senast? När följde ni senast upp om era planer och aktiviteter hade avsedd effekt för att nå era mål? När firade ni en gjord förbättring eller ett uppnått mål senast?
”Varför” är ett fantastiskt ord, använd det ofta. Leta efter syftet till det ni gör. För vem gör ni det och hur vet ni att det ni gör bidrar till ett mervärde för kund och ägare.
När ni upplever ”grus i maskineriet” eller helt enkelt stör er på att något inte fungerar så hjälper det tyvärr inte att gnälla. Ta tag i problemet och involvera de som är berörda. Låt dem veta vad problemet är och ta reda på orsaken. När ni väl känner till orsaken är nästa steg att åtgärda och förebygga.
Bästa sättet att faktiskt se till att saker blir bättre är att umgås och ha regelbundna möten med verksamhetsfokus över enhets- och avdelningsgränser. Särskilt om ni har med varandra att göra på ett eller annat sätt. Det finns en uppsjö olika mötestyper som kan hjälpa en på traven när det kommer till att hantera förbättringar, daglig styrning är ett exempel.
Behöver alla förbättringar dokumenteras? Nej, men det är viktigt att ni på ett eller annat sätt uppmärksammar era förbättringar och framför allt firar dem. Den positiva energin från att uppmärksamma små och stora förbättringar kommer att generera fler förbättringar. Tänk också på att dokumentation kan vara helt andra saker än ett A4 eller ett XL-ark. Vad sägs om en bild, ett streck på en whiteboard eller varför inte en film?
Men jag vill dock lägga in en brasklapp om ni är ISO-certifierade. När ni hanterar avvikelser och kundklagomål är det viktigt med spårbarhet och en väl dokumenterad grundorsaksanalys. Här har standarden med rätta dokumentationskrav. Men det betyder inte att ni behöver krångla till det och överdokumentera för den sakens skull.
För att få ett bättre flyt i ert förbättringsarbete behöver ni alltså hålla kolla på följande;
- Utvärdera ständigt er själva och er prestation
- ”Varför” är ett fantastiskt ord, använd det ofta
- Leta alltid efter mervärdet för kund och syftet med det ni gör
- Ta tag i problem direkt och involvera de som är berörda
- Ha regelbundna möten med verksamhetsfokus över enhets- och avdelningsgränser, ex. daglig styrning
- Uppmärksammar era förbättringar och firar dem
Ständiga förbättringar är inte svårt, så sätt igång direkt nu. Se till att forma en bättre morgondag för dig, din verksamhet och dina kunder. Gör det nu!
