Det gamla tänket med självstyrande grupper är på väg in igen fast i en ny form för nu styr gruppen inte bara fysiska flöden utan även den affärsmässiga delen i processen. Det är det nya och vi kallar dem Business Units för de har nu blivit någon form av företag i företaget. Produktion är sammankopplad med marknad och sälj. Övriga stödfunktioner som HR, ekonomi, transport mm är till de delar de är involverade i Business Units tydligt länkade till dessa.

Personal i stödavdelningar som i en sådan processutveckling inte kan länkas till någon Business Unit blir på det sättet ”över” och kan omprioriteras eller friställas. Det är vad vi kallar den IT-relaterade rationaliseringspotential som finns alla budgetstyrda företag – se bild nedan!

För ledningen gäller nu att också sätta upp affärsmål och skapa en affärsmodell och se till att det finns bra uppföljningsverktyg så verksamheten blir möjlig att styra nu också affärsmässigt på Business Units nivå.

När de affärsmässiga förutsättningarna är på plats får ledningen på det sättet mindre att göra med att följa upp den inre effektiviteten och kanmer fokusera på kunder, marknader och konkurrenter. På det sättet uppstår en platt funktionsorganisation där ledningen tar täten i en mer extern funktion som blir till mål och riktning internt och Business Units levererar konkurrenskraftig kundnytta koordinerat med ledningens strategi.

Processen har några karakteristiska steg – se bild nedan!

          

1. Vertikal organisation – budgetstyrda (stuprör) avdelningar – begränsad resultatåterkoppling.
2. På väg mot en horisontell – processorienterad (hängrännor) organisation – affärsdrivna team formas och ledning ökar kund-, marknads- och konkurrentfokus. Organisationen börjar bli processfunktionell där övervakningen minskar och affärsmässigheten ökar.
3. Fullt ut IT-slimmad horisontell funktionsorganisation – ledningsfokus på affärsmodell och strategi som med rätt kommunikationsstöd omsätts i självständiga Business Units som levererar konkurrenskraftig kundnytta.

 

Budgeten hör hemma där allmänna medel står för intäktssidan

Budgeten i företag har det problemet att man alltid känner kostnadssidan men aldrig intäktssidan. Just att som vid skattefinansierad verksamhet ”få” intäktssidan garanterad gör ju att hålla budget blir meningsfull för då vet man vad man har att hålla sig till och kan effektivt styra sina kostnader. Med en budget där intäktssidan inte är given sker ofta suboptimering för ingen marknads- eller säljchef med rimlig självbevarelsedrift lägger en budget utöver det han verkligen tror sig kunna sälja och därmed missar företag ofta möjligheter då ”hålla budget” blir målet.

Direkt uppföljning av resultat – vinstbidrag i processen – ökar affärsmöjligheterna

Med en effektivare uppföljning av affärsresultatet kontinuerligt inne i processerna där man använder uppföljningsresultaten som en ”insatsvara” i verksamheten blir utfallet mer optimalt. Man gör mer affärer och mindre ”hålla budget.”

IT skapar förutsättningar till en integrerad horisontell funktionsorganisation

Genom att IT gör det möjligt att resultatmässigt sammanföra personal från olika avdelningar så att de ser och kan påverka sina insatser i ett närmare samarbete än budgetens avdelningar tillåter formas successivt den horisontella funktionsorganisationen. I en sådan organisation blir också funktionerna mer preciserade när kontrollen övergår i självstyrande Business Units och ledningen kan fokusera på omvärld och se till att företaget hela tiden befinner sig och styr mot de bästa intjäningsmöjligheterna.