Någon frågade mig om offentlig upphandling var för alla. Jag svarade att ja, den är ju offentlig till skillnad från alla privata upphandlingar där endast en utvald skara får lämna anbud. Men är det inte väldigt krångligt då? Jo, det kan det vara men jag kan inte påstå att de anbud jag lämnat till privata beställare varit mycket lättare att ta fram. Men jag kan hålla med om att ibland upplevs den offentliga processen som nästan ofattbart formell och därför handlar det mycket om att skaffa sig kunskap. I detta fall om hur den offentliga upphandlingsprocessen går till.

Var hittar jag de offentliga upphandlingarna då? Huvudregeln är att alla offentliga upphandlingar ska annonseras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig.

Några sådana databaser är:

www.opic.com

www.kommersannons.se

www.e-avrop.com

Där kan man söka efter upphandlingar och prenumerera på notiser när nya relevanta upphandlingar annonseras.

Det finns några undantag när upphandlingar inte behöver annonseras, bland annat om inga anbud eller inga lämpliga anbud kom in vid ett tidigare annonserat förfarande, tekniska skäl, konstnärliga skäl, synnerlig brådska, oförutsedda tilläggstjänster och upprepning av tjänst.

En beställare får dessutom handla upp varor/tjänster/byggentreprenader av samma slag direkt utan annonsering (direktupphandling) upptill ett värde av ca 500’ kr/verksamhetsår inom den klassiska sektorn (LOU) respektive ca 940’ kr/verksamhetsår inom försörjningssektorerna (LUF). Det kan vara bra att veta när man träffar potentiella kunder inom det offentliga.

En mer omfattande guide om offentliga upphandlingar har du här

När man hittat en annonserad upphandling som man vill vara med i så är det viktigt att känna till att den offentliga upphandlingen skiljer sig väsentligt från den privata på flera punkter.

Här är några exempel:

• Lagarna om offentlig upphandling ställer stora krav på likabehandling vilket bland annat medför att dina frågor kommer att besvaras offentligt och att ett sent inkommet anbud diskas i princip per automatik.
• Beställaren har som huvudregel mycket små möjligheter att ändra en annonserad upphandling utan att starta om hela förfarandet. Detta gäller i vart fall de väsentliga delarna av upphandlingen. Ska man påverka en beställare att utforma förfrågan på ett särskilt sätt eller om man vill framföra vad man kan leverera så måste det ske i god tid innan förfrågan annonseras.
• Som leverantör måste du följa beställarens instruktioner i förfrågan, missar du något eller reserverar dig i ditt anbud kommer anbudet att som regel förkastas, oavsett hur fantastiskt det är.
• Beställarens möjlighet till förhandling är i de flesta upphandlingsförfaranden ytterst begränsad, vilket du som leverantör måste ha i bakhuvudet. Du kan inte förutsätta att du får komma och presentera ditt anbud.

Ovanstående är några punkter som du måste tänka på om du vill lämna anbud till offentliga beställare. Kan man få till en dialog, om än förutsättningslös, i god tid innan upphandlingen annonseras så ökar möjligheterna till en bra upphandlingsprocess och affär för alla inblandade. Jag tycker dock att en grundförutsättning för dialogen är att båda parter skaffat sig grundläggande kunskaper om den offentliga upphandlingsprocessen.