Många IT-projekt når aldrig i mål. Att involvera användarna, undvika den ”agila fällan” samt planera långsiktigt är några av de saker du bör ha med dig för att lyckas med IT-satsningen. Det menar Stefan Jernberg som har många års erfarenhet av ledning inom mjukvaruutveckling och IT.

Den nya molnleverantören av CRM-systemet lovar säljchefen att systemet kommer vara lika lätt att använda som en hemsida och att alla säljare kommer att ha blivit minst tio procent mer effektiva inom en månad. Dessutom behöver IT-avdelningen inte involveras eftersom leverantören står för all drift och support. Men med molntjänsten på plats blir det kaos eftersom varken koppling till mejl eller tidrapportering fungerar. Många dyra konsulttimmar senare fungerar systemen förhoppningsvis hjälpligt tillsammans, men ingen är särskilt nöjd. 

Du kan lyckas med IT-projekt och samtidigt spara både pengar och kraft för ditt företag genom att skapa rätt förutsättningar.

Börja med en bra plan som involverar deltagare från hela företaget från starten av projektet.

Se sedan till att få hängivna medlemmar bland de som skall använda och förvalta resultatet av projektet.

Slutligen behöver ledningen vara införstådd med att varje nytt sätt att jobba kan komma att påverka både företagskultur och arbetssätt.

“Plans are nothing; planning is everything.” – Dwight D. Eisenhower

Planering och förstudie

Ofta är det så bråttom att komma igång och införa IT-stöd att vi helt glömmer bort att planera och tänka efter vad vi egentligen behöver. Med lite is i magen och genom att tänka igenom situationen en gång till så kan det till och med visa sig att de verktyg som redan finns kan lösa problemen. En nyare version av IT-systemet eller ett tillägg kanske räcker för att uppfylla kraven. 

Förutom en genomtänkt planering är även förstudien viktig. Det är i den en tänkt lösning kan provas på en mindre grupp eller en prototyp kan testas i verkligheten.

Våga avsätta tid till planering. Om du tänker igenom alla krav och möjliga lösningar på dem och prövar det tänkta resultatet av projektet på en mindre grupp så har du redan från början förberett dig för ett lyckat projekt. Det mest lyckade projektet kan visa sig vara det du aldrig behöver starta.

Involvera användarna

Har projektet väl identifierat vilka som mest kommer att påverkas av det nya systemet är det av största vikt att de berörda får vara delaktiga i projektet. De två viktigaste anledningar till att involvera användarna i projektet är att ge dem möjlighet att på ett tidigt stadium kunna påverka slutresultatet så att det möter deras behov, och att de skall känna sig delaktiga i projektet och ha en vilja att det ska lyckas.

Med en tydligt identifierad användargrupp och genom att intressera och involvera denna grupp i projektets framgång har två av grundpelarna för ett lyckat projekt kommit på plats. Rätt hanterat kommer målgruppen känna sig ansvariga för ett lyckat resultat och bli förespråkare för projektet.

Ledningens roll/betydelse

För att lyckas med IT-projekt krävs att företagsledningen är engagerad och delar intresset av att projektet skall lyckas. Oavsett hur stort eller litet projektet är så kan det leda till ett nytt arbetssätt som potentiellt sett kan påverka företagskulturen. Utan ledningens fulla stöd kommer projektet inte ha samma möjlighet att lyckas eftersom det blir svårt, eller kanske till och med omöjligt, att genomföra de kulturella eller organisatoriska förändringar som krävs.

Vi kan ta införande av ett tidrapporteringssystem som exempel. På ytan kan det verka som en bagatell att gå från rutinen att medarbetarna mejlar chefen om frånvaro i början på månaden till att införa ett tidrapporteringssystem. Med systemet blir det synligt hur mycket, eller lite, personalen faktiskt jobbar. Det uppkommer frågor om hur till exempel övertid skall hanteras. Personal kan börja må dåligt över att de inte hinner jobba alla sina timmar eller kräva mer betalt för alla timmar de faktiskt jobbar. Allt detta kan undvikas om ledningen är involverad från början och medvetna om projektets effekter.

Relaterad läsning: Tips om projektledning som får projektet att glida i mål

Den agila fällan

Agila metoder, som till exempel Scrum, är extremt populära och används flitigt inom utveckling av IT-system. Användandet har spridits till många typer av projekt och de används till och med i vissa fall för företagsledning.

I den bästa av världar innebär agila metoder att man börjar projektet med att ta fram en minimal lösning som uppfyller de allra viktigaste kraven. Sedan bygger man vidare i tydliga steg och levererar mer och mer värde och funktioner tills systemet är tillräckligt bra.

Tyvärr används agila metoder ofta som en förevändning för att påbörja projekt innan det finns en plan och innan det är tydligt vilket mål man vill uppnå. Precis som med traditionella projektmetoder så behöver man tänka igenom vad man vill uppnå och vad det får kosta i tid, pengar och kvalité, innan man påbörjar projektet.

Planera för förvaltning

Kom också ihåg att planera långsiktigt. Det är allt för vanligt att projektplanen bara sträcker sig fram till framtagande och lansering av ett nytt IT-system. När systemet är på plats och allt har rullat i gång är förhoppningsvis användarna nöjda.  

För IT-avdelningen kan det dock vara en mardröm. Det är inte ovanligt att de inte ens har varit involverade i projektet utan ställs inför faktum att de har ett nytt system att förvalta. Men oavsett om den förvaltande organisationen har varit involverad eller inte, krävs det planering för hur förvaltning ska skötas. Det innefattar bland annat hur ofta förändringar av systemet ska publiceras, om det är leverantören eller den egna organisationen som ska hantera hjälp till användare, och den planerade livslängden för systemet. En planerad livslängd på IT-systemet kan ha avgörande effekter på hur man väljer att förvaltade det och därmed ha mycket stor påverkan på kostnader.

 “Plan for what it is difficult while it is easy, do what is great while it is small.” ― Sun Tzu

Lyckas med IT-projekt

Med planering, genom att involvera rätt personer, vara förberedd på att ett nytt system kan påverka företagskultur, samt planera för förvaltning så har du de grundläggande förutsättningarna för ett lyckat projekt.

Stefan Jernberg jobbar som konsult inom IT management och Software Development. Han har framgångsrikt genomfört både utveckling och införande av IT-projekt hos både stora konsultbolag och mindre bio-tech företag, samt drivit de organisationsförändringar som har krävts för lyckade projekt.