Idag äger de flesta av oss en smartphone och har bra tillgång till nätverk. Lägg till ett headset med bra hörlurar och mikrofon och du har alla förutsättningar i världen att arbeta digitalt och vara oberoende av tid och rum. Linda Schultz Forsberg, IKT-pedagog arbetar dagligen med att inspirera till nya digitala arbetssätt.

 Gratis Wifi finns överallt i din närhet, på skolor, gallerior, bibliotek och fik. Uppkoppling via mobilt bredband eller via ditt mobilen. Appar och internet exploderar av lösningar på gratis och betalda tjänster/funktioner för online-möten, dela material, skärminspelning, skärmdelning, bildbehandling, inspelning, green screen, etc. Tekniken ger oss alla förutsättningar.

Ställer man frågan vilket program man kan använda för onlinemöten kan jag få en handfull olika svar. Teknik är inget problem, det är snarare våra vanor och arbetsrutiner som måste rubbas och det är svårt för många.

Digitaliserade processer

Att gå från att göra något manuellt till datorisering är egentligen bara att digitalisera en process. 

Att gå från att göra något manuellt till datorisering är egentligen bara att digitalisera en process. Det stora arbetet är när många processer är igång och bidrar till en hel resa av digitalt arbetssätt för att förbättra och effektivisera flöden där vi kan tala i banor om digital transformation. I regel sker oftast digitalisering med förändringar och omorganisationer, vilket kan möta ett motstånd då vi är människor som bara vill sköta vårt jobb. För att kunna vara öppen för förändrade arbetssätt och nyfiken på vad ny teknik har att erbjuda behöver medarbetarna vara motiverade, och den bästa motiveringen är att se givna vinster av nya arbetssätt. Till exempel tidsbesparing, ekonomisk vinst, öppna upp för nya möjligheter etc.

Smarta möten

Ett annat sätt är att inspirera och visa vad man kan göra med häftiga videos istället för tråkiga power points. Lägg tiden på mötet istället för transporten till mötet. Istället för att fota en whiteboard, skriv direkt med en digital whiteboard och spara digitalt det i en gemensamma mapp med smarta verktyg för samarbeten i Microsoft Teams.  Många gånger är både ledning och medarbetare medvetna om att digitala processer behövs. Men det behövs ledningsstöd och ett stort arbete med att hela organisationen ska se gemensamma visioner för nya arbetssätt.

Lägg tiden på mötet istället för transporten till mötet. 

Flera möjligheter

Som egen företagare finns det mängder av bra program för att till exempel inte vänta med bokföringen till den sista varje månad utan istället göra processen direkt i mobilen vid varje inköp eller vid varje offert eller vid varje fakturering. Små organisationer har kanske få timmar extra att arbeta med atteffektivisera processer men å andra sidan har de heller inte stora organisationers tröghet där det tar tid att införa nya processer för stora personalgrupper. Ett annat sätt är att skapa en kultur där det är okej att testa nya vägar att gå och också okej att misslyckats. Våga ”try and error-kulturen”, och låt kreativiteten få styra för att för att komma vidare till nya tankebanor. Glöm inte ordspråket ”Gör du som du alltid gjort – kan du inte förvänta dig annat resultat än det du alltid har fått."

Linda S Forsberg 

Personalrekryterare, Konsult, Föreläsare 

IT och digital spetskompetens