Genom en bättre struktur på arbetsveckan får du inte bara mer gjort, som bonus gör du både ett proffsigare intryck och får tid över till annat.

1. Skriv och svara på mail på fasta tider

Vi tror ofta att vi är effektiva när vi skriver och svarar på mail så snart vi kommer på att vi behöver kontakta någon eller när det plingar till i inkorgen, men ofta blir resultatet precis det motsatta.

Genom att exempelvis bara skriva och svara på mail direkt på morgonen, efter lunch och innan du går hem för dagen blir du både mer effektiv och mindre splittrad eftersom du inte behöver avbryta det du håller på med stup i kvarten för att hantera din inkorg.

Efter ett tag lär sig också dina kollegor och kunder när de kan förvänta sig ett svar från dig, vilket även underlättar deras vardag.

Hitta de tider som fungerar för dig i din arbetsmiljö.

2. Tydlig agenda och tid mellan möten

Brukar ditt nästa möte börja direkt efter ditt första och sen fortsätter dagen på samma sätt?

Om de dessutom drar ut på tiden och du är sammankallande och förväntas skicka ut mötesanteckningar blir det en hel del att hålla reda på när veckan går mot sitt slut.

Genom att ha en tydlig agenda och vad som förväntas både före, under och efter mötet kan du se till att mötet inte drar ut på tiden.

Är du sammankallande till mötet så se till att avsätta 5-20 minuter direkt efter mötet för att summera det ni kommit fram till och skicka ut till övriga mötesdeltagare.

Du gör ett proffsigare intryck och som bonus läggs det inte heller till högen av uppgifter som behöver göras innan veckan är slut.

3. Att göra-lista

Om du inte jobbat med listor tidigare så är det hög till att börja.

Det kommer hjälpa dig att få en bättre överblick över de uppgifter du behöver göra under dagen och fungerar även som ett kvitto på vad du åstadkommit när du efter dagens slut går igenom punkterna du bockat av.

Som bonus frigörs även en del av din tankeverksamhet när du inte längre behöver ha allt som ska göras i huvudet och istället kan vara mer fokuserad på den uppgift du jobbar med.

4. Bli bättre på att prioritera

När du kommit igång med att arbeta med listor har du säkert redan fått en bättre struktur och får mer gjort än tidigare.

Nästa steg är att prioritera uppgifterna som behöver göras.

Ett enkelt och bra sätt att är att dela in uppgifterna enligt kvadraten nedan:

Bara det faktum att du tvingas att tänka på var i kvadraten du ska placera uppgiften gör att du börjar fundera på hur viktig uppgiften egentligen är.

Om du är som de flesta av oss andra dödliga på denna jord kommer du inse att det är förvånansvärt få uppgifter som är både viktiga och bråttom att få utförda.

När du fått klart för dig var uppgifterna hör hemma så börja med de som är bråttom och viktigt och fortsätt sedan med de som är ej bråttom och viktigt.

När du väl är klar med dem så har troligtvis redan en del av det som var bråttom och oviktigt löst sig av sig själv på ett eller annat sätt (de är ofta ”panik-grejer” som kommer upp och som vid närmare eftertanke inte behöver göras).

Det som ligger i rutan ”ej bråttom och oviktigt” kan du med gott samvete strunta i.

Målet, efter att ha använt systemet ett tag, är att de flesta uppgifterna du har ligger i rutan ”ej bråttom och viktigt”

Om de redan idag jobbar med punkterna ovan kan jag bara säga GRATTIS!

Har du inte jobbat med dem alls tidigare, eller bara delvis, kommer du efter att ha provat ett tag känna att du blir mer effektiv och samtidigt gör ett proffsigare intryck.

Med den tid som samtidigt frigörs kommer du som bonus få tid för den där promenaden på lunchen som aldrig blir av, träna innan jobbet och komma sent eller gå tidigt och ändå få mer gjort än tidigare.