Hur användbar skulle din hushållsbudget vara om du bara analyserade dina största och mest förutsägbara utgifter? Och likaså, hur effektiv blir din arbetsgrupp om du hanterar enskilda projekt väl, men inte resten av arbetsflödet? I Sverige är Work Management ett obekant begrepp för många, medan projektledning är något som tillhör vår vardagsvokabulär.

Förenklat så innefattar Work Management allt arbete inom en organisation, från projekt till ad hocuppgifter, där ett centraliserat sätt att arbeta på blir nyckeln till framgång.

När projektledning brister

Projektledning handlar om vad namnet antyder, ett arbetssätt för att hantera projekt. Det fungerar för projekt med tydligt definierade mål, start- och slutpunkter och utstakade roller men fungerar inte lika bra vid ad hoc-arbete, löpande arbete utan bestämda slutpunkter, tvärfunktionella uppdrag och för många av de dagliga uppgifter som vi genomför under en arbetsdag. Workfronts senaste State of Work-rapport från 2020 berättar om hur specialister idag endast lägger 43 procent av sin arbetstid på de arbetsuppgifter de anställdes för att utföra – ofta definerat som projektrelaterat arbete. Vi spenderar mer tid på att svara på mejl, slutföra administrativa uppgifter, sitta i möten och jonglera ad-hoc-uppgifter, än att göra det vi faktiskt är anställda för. Frågan blir därmed hur vi effektiviserar resterande 60 procent av tiden.

Projektledning jämfört med Work Management

Det finns många likheter mellan Work Management och Projektledning, men i grunden skiljer de sig åt. Projektledning handlar om tillämpning av kunskap, färdigheter, verktyg och tekniker inom enskilda projekt, som tillsammans ska kunna möta upp de projektmål som finns uppsatta. Work Management är en uppsättning av programvaror och tjänster som applicerar arbetsflödesstrukturer till informationsflöden, möjliggör interaktion av affärsprocesser samt till medarbetarprocesser – som genererar själva informationen. Work Management effektiviserar och omvandlar därmed viktiga affärsprocesser som kan förbättra prestationer och skapa resultat därefter. Work Managementplattformar är utformade för att kunna omfatta allt arbete inom organisationen, både projektbaserat arbete och ad hoc-uppgifter. Utgångspunkten är ett centraliserat sätt att arbeta på, för att samarbeta, kommunicera, dela och lagra dokument, granska och godkänna arbete, organisera och tilldela projekt och fördela resurser – listan kan göras lång. Det möjliggör bättre resultat genom högre produktivitet och minimerar fel och risker. Work Management skapar, inte minst, nöjdare medarbetare genom ökad transparens och insyn i företagets processer.

Ett projekt är lättare att hantera som arbetsprocess, eftersom ett projekt per definition kännetecknas av samordnade aktiviteter och tydliga riktlinjer i fråga om budget och mål. Work Management är betydligt mer omfattande och berör både interna och externa processer, vare sig det handlar om en enskild uppgift eller ett större projekt.

I praktiken innebär Work Management följande:

• Effektivare arbetsflöden
• En bättre arbetsfördelning mellan avdelningar, arbetsgrupper och enskilda medarbetare
• Bättre kvalitet på arbetet och bättre resultat
• Fullständig transparens och dokumentation av arbetsflöden

Genom Work Management kan arbetet anpassas utifrån strategiska affärsmål. Det innebär att ledningen alltid har data och fakta till hands för att kunna fatta beslut om vilka projekt och hur tillhörande arbete bör prioriteras. Dessa transparenta beslut leder också till nöjdare medarbetare som får en tydlighet i hur de ska prioritera sina uppgifter.

Vad Work Management erbjuder – som projektledning inte gör

Projektledningslösningar är ofta snävt fokuserade, då de är beroende av en mer direkt planering med specifika tid- och budgetramar, vilket kan göra processen begränsad. Work Management å andra sidan, tenderar att vara mer flexibel i sin form då detta arbetssätt är utformat för att gälla all typ av arbete, inklusive projekt utan specifika slut, tvärfunktionella uppdrag som inte är knutna till specifika projekt och ad-hoc-uppgifter – utöver inbyggd projektledningskapacitet.

I Sverige har inte Work Management-begreppet fått något riktigt fäste, kanske då begreppet är relativt diffust och till skillnad från projektledning är svårare att greppa på grund av sin komplexitet. För företag och organisationer där flexibilitet är en viktig faktor och där verksamheten inte bara består av enskilda projekt utan även mycket operativt arbete, kan Work Management komma att göra stora, positiva förändringar.

Guenter Sandmann, Central- och Nordeuropachef Workfront