• Du har ansvar för helheten, för mål, kommunikation och för att nå bra resultat på avgränsad tid. Med andra ord - du är projektets VD.
• Du skapar beredskap för förändring, utveckling och oväntade händelser. Projekt innebär ofta nya utmaningar. Det ger möjlighet att arbeta med annorlunda metoder och finna kreativa lösningar.
• Du leder genom coaching snarare än att chefa. Genom att lyssna och skapa dialog utvecklas gruppen och projektet når framgång.

Under några lättsmälta rubriker/avsnitt lägger vi fokus på kommunikationen som är en framgångsfaktor i projekt.

Kommunikation är en nyckelfaktor i projekt

Under de senaste årens förändringar, höga tempo och brist på resurser har projektet visat sig vara en särskilt lämplig arbetsform. Förändring är förknippad med både utmaningar och oro, som i sin tur ställer extra höga krav på kommunikationen i projekten. Vill du få ett smidigt genomförande är du beroende av öppna och engagerade medarbetare och användare. En hel del missförstånd går att förebygga om var och en tar sitt informationsansvar. Som ledare måste du snabbt skaffa dig en bild av situationen, formulera och förmedla projektidén, ge en framtidsbild och börja olika dialoger. Du lägger upp strategier för hur du steg för steg skapar förståelse och konstruktiva aktiviteter.

Vad är ett projekt, ordets definition?

Diskussionen om vad ett projekt egentligen är får ständigt nytt liv! Alla har vi våra projekt hemma och på jobbet. Så snart vi ska sätta igång något nytt kallar vi det projekt. Det har gått inflation i ordet, vilket skapar en viss förvirring. Vi börjar här med att reda ut begreppen. Ordet projekt kommer från latinets procjicere och betyder framkasta. I många förbättringsprojekt gäller det att kasta fram idéer, hitta nya lösningar och sedan genomföra dem. Definition: Ett projekt har avgränsad tid, tydliga mål, klar rollfördelning och egna resurser. Som projektledare svarar du för att ni når bra resultat på kort tid.

Varför är kommunikationen så viktig i projekt?

• Flera grupper och enstaka specialister, som är utspridda och inte känner varandra ska samordna tider och arbetsformer.
• Helt nya kontakter i kombination med inarbetade team ska samverka.
• För att verkligen dra nytta av olikhet i synsätt och kunnande är det viktigt att bli överens om kommunikationsklimatet.
• Avtal om tider, åtaganden och kostnader ställer sina speciella krav på tydlig kommunikation.

TIPS!

Klargör redan i projektplanen hur information och avstämningar ska gå till och vem som har ansvar. Tydlig intern kommunikation ökar effektiviteten och bidrar till att projektet bedöms seriöst. Se till att undvika missförstånd som uppstår för att det brister i kommunikationen.

Du är VD för projektet

Som ledare för ett projekt behöver du ha många strängar på din lyra. En vanlig beskrivning är att det är bra med helikoptersyn. Det ger överblick. Det är ännu bättre om du har "giraffsyn", det vill säga fyra fötter på jorden och god överblick!

• Ansvar: Som projektledare har du huvudansvaret för att allting fungerar. Du har ansvar för tid, pengar, kompetens, effektivitet och kvalitet i projektet.

Tänk efter: Hur stämmer det för din del? Är dina befogenheter tydligt uttalade?

• Funktion: Du förväntas kunna agera arbetsledare, coach, mötesledare, utredare, informatör, representant, samordnare, inspiratör och avslutare. Det är många krav på en gång.

Tänk efter: Vilka uppgifter och insatser behövs just nu i ditt projekt? Det är en styrka om du kan anpassa ditt ledarskap efter vad situationen kräver och delegera i god tid.

• Image: Dessutom bör du ta ställning till vilken framtoning du vill ha. Hur vill du att andra ska uppfatta dig som ledare för projektet? Eftersom projekt i regel innebär att en förändringsprocess sätter igång, är det väsentligt att du kan stimulera till nytänkande. Du tjänar på att vara tydlig, öppen och drivande.

I möten, dialoger och samtal behöver du vara extra lyhörd för undertoner och dolda budskap. Du har en styrka i att även kunna hantera egna och andras motstånd vid förseningar, resursbrist och konflikter.

Som projektledare bör du ha förmåga att:

• skapa mening i projektets mål och vision
• förstå din egen och andras roll i projektet
• engagera andra att delta aktivt
• stimulera till nytänkande och tydlighet
• lyssna och vara lyhörd för stämningar
• agera konsekvent och med auktoritet
• respektera varje person och varje åsikt

Skapa en helhet och dela in i faser

Kraven växlar under projektets gång. Arbetssätt och ledarskap bör därför anpassas steg för steg. Olika typer av projekt ställer sina krav. Förväntningarna ser annorlunda ut om du leder en arbetsgrupp, en referensgrupp eller en projektgrupp.

I möten med styrgruppen och vid presentationer utanför projektet gäller det att kunna göra tydliga föredragningar. I början av projektet gäller det att vara undersökande, lyhörd och nytänkande och samtidigt kunna följa en uppgjord plan. I genomförandefasen behövs ett mera utåtriktat och pedagogiskt ledarskap för att kunna förverkliga idéer och införa förslag. I den uppföljande fasen handlar det om att kunna utvärdera insatser, resultat och effekter.

Checklista för planering

För att kunna stämma av och ompröva mål är det en fördel att dela in projektet i faser, skapa en organisation som förtydligar ansvaret och göra en plan som klargör förutsättningar och ambitionsnivå. Det är alltid svårt att veta i vilken ände man ska börja.

Här är en checklista, som hjälper dig att komma igång:

1. Vad vill vi åstadkomma?
Uttryck projektidén begripligt. Tydliggör och förankra målen. Ta ställning till vem som ska bli nöjd.

2. Vad ska vi koncentrera oss på?
Hur gör vi för att inte gripa över för mycket? Precisera uppdraget och formulera kristallklara kärnfrågor. Avgränsningen hjälper till att hålla tiden. Ramar, direktiv och resurser anger ambitionsnivån. Vad är möjligt att påverka och vad måste vi acceptera.

3. Hur ska vi arbeta steg för steg?
Hur får vi fram nyanserade underlag och ett smidigt genomförande? Välj arbetssätt för varje fas.

4. Hur ser vi till att följa upp och utvärdera?
Vilka verktyg ska vi välja?

Förankring - som man bäddar får man ligga

Då vi ska gå från beslut till handling uppstår lätt missförstånd. Som projektledare har du ansvar för att genomförandet går smidigt. Det gäller att kunna välja metodik och tidpunkt för förankring. Din främsta uppgift är att skapa motivation och acceptans för förändringen.

Verktyg och kanaler

Framtidsspaning och scenarioteknik är bra metoder att använda. Vill du fånga upp tveksamheter och oro som uppstår på grund av otydlig information kan du använda frågekort.

Är det bråttom ligger det nära tillhands att hoppa över några led i förankringsarbetet och enbart förlita sig på skriftliga kanaler. Oberoende av hur beredskap och engagemang ser ut, är det den personliga kommunikationen som får absolut största effekt.

TIPS!

• Ta reda på i vilket tempo genomförandet ska ske och vilken beredskap som finns hos berörda.
• Förankra både inåt och utåt och förmedla ditt budskap på ett övertygande sätt.
• Se till att alla berörda får en chans att bearbeta och acceptera vad förändringen innebär innan de fullt ut kan engagera sig och ta sitt aktiva ansvar.
• Tänk på att ett lyckat genomförande bygger på tidig inlevelse i tänkbara risker, hinder, möjligheter och konsekvenser.

Tillfälliga grupper kräver sitt ledarskap

För att enskilda grupper ska lyckas med sitt samarbete är de beroende av öppenheten, viljan, gruppens storlek samt de erfarenheter och kunskaper som finns representerade. I samband med projektstarten är det bra med både lära-känna-aktiviteter och samtal om vilka spelregler man vill ha. Som projektledare är det du som ska se till att alla kommer till sin rätt och bidrar till resultatet. Du ser till att olika grupper inom projektet får tydliga uppdrag, har sin uppgift klar för sig, vet hur de ska kommunicera med dig, hur och vad de ska dokumentera, vem som ska informera vem om vad. Uppdragen och därmed ansvaret ser olika ut om det är projektgruppen, arbetsgruppen eller referensgruppen som ska träffas.

TIPS!

• Rita tillsammans upp informationsflöde och kanaler så får ni fram en användbar plan, som är förankrad i gruppen.
• Ta reda på hur varje grupp disponerar sin tid. Det är du beroende av när du ska följa upp hur tidplanen håller.
• En bedömning av hur mycket grupptid som är rimlig är bra att göra i början.
• I större projekt är det bra att boka in möten för hela projektperioden.

Möten ger projektet ryggrad

Sammanträden är projektets ryggrad. De ger kontinuitet, markerar uppnådda etappmål och är forum för diskussioner, avstämningar och lösningar av problem. Genomtänkta möten underlättar samarbetet och spar tid. Olika typer av möten och seminarier utformas pedagogiskt efter uppgift, grupp och antal personer. I regel finns en mötesplan för hela projektet där det framgår vilken grupp som träffas och målet med mötet. Flertalet möten leds av projektledaren.

Som mötesledare är det bra om du:

• engagerar och inspirerar gruppen
• lyssnar aktivt och är lyhörd för stämningar
• driver arbetet framåt utan att hetsa
• litar på och följer överenskomna planer
• ställer krav på nytänkande och tydlighet
• ber om och själv ger konkreta exempel
• följer upp och fullföljer gjorda handlingsplaner

Dialoger på tu man hand

Under ett projekt ska vi kunna samarbeta med dem som har andra kunskaper och erfarenheter än de vi själva har. Samarbete handlar både om förväntningar och färdigheter och är en fråga om tillit till sig själv, varandra och projektets idé. I din roll som projektledare ingår också förmågan att genomföra olika samtal på tu man hand. Då projektet börjar handlar det om att lära känna medarbetarna, ta reda på deras kompetens och diskutera arbetssätt, krav och förhållningssätt.

Under arbetets gång lämnar du ut avgränsade uppdrag och arbetsuppgifter. Både under gång och i efterskott har du anledning att ge återkoppling, både ris och ros. För att lyckas i den dialogen bör ni ha byggt upp ett förtroende för varandra. Det kan dessutom bli aktuellt med stödjande och problemlösande samtal eller att hantera konflikter.

TIPS!

Vill du lyckas i det personliga samtalet? Utveckla din förmåga att fråga, lyssna, uppmuntra och tala klartext. Att hantera motgångar och ändrade förutsättningar är också viktigt. Det är inte bara vackra ord! Det går att träna.

Kommunikationsskolan - Snabbkurs i kommunikation