Alla har vi nog känt frustration över dåliga möten. Möten som inte startar i tid, inte handlar om det de borde handla om och möten vars syfte vi inte är på det klara över. Mycket kan sägas om vad som kan göras för att skapa möten med effekt – det handlar både om kultur och struktur, om disciplin, rutiner och beteende och överenskommelser. Låt oss för en stund fokusera på en av de stora potentialerna: mötesledarens framträdande. Tänk vilken skillnad en förberedd, lyssnande, tydlig och engagerad mötesledare kan göra!

Det börjar långt innan mötet, eller i vart fall strax före. Det finns mycket att vinna på att ladda mentalt inför mötesledaruppdraget. Här har vi i näringslivet mycket att lära av idrottare och kulturutövare. Som exempelvis att visualisera hur det ser ut när jag står framför mina mötesdeltagare, hur jag ser ut när jag är engagerad och verkligen vill vara där jag är just då eller med andra ord: Hur det ser på min scen när allt är som det ska.

På scen? Men vi pratar väl inte om scenframträdanden nu?

Jo! Som mötesledare står jag på scen. Den må inte vara upphöjd, speciellt ljussatt eller utrustad med mikrofoner – det är ändå en form av scen. Som kräver sin förberedelse, sitt fokus och sitt professionella framträdande. Varje gång.

En del av detta professionella framträdande är konsten att engagera och motivera deltagarna. Det kräver lyhördhet för dem som är i rummet och en förmåga att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för alla att vilja delta och bidra. Sätten man kan välja för att lyckas är många och varierade. En bikupa, en fråga, en reflektion, en mer utvecklad workshop som en del av mötet. Nyckeln är just att variera sina metoder för att skapa energi och dynamik – och att inte glömma syftet med mötet.

Den kanske svåraste konsten är konsten att lyssna. Att verkligen lyssna. När jag är mitt i en presentation, full av vad jag vill förmedla, är det lätt att glömma att lyssnandet har sin plats även då. Det kan vara så enkelt som att pausera, att blicka ut över gruppen, att läsa av vad som händer i rummet. Kanske behöver jag upprepa något, kanske behövs en paus, kanske menar mötesdeltagaren på första raden något helt annat än det jag tror. Kanske behöver jag ställa en fråga för att förstå.

Relaterad läsning: Stefan Sauk tipsar om hur du botar din scenskräck

Kroppsspråket – en gammal klassiker i ledarskapet

Sist men inte minst är det läge att damma av en gammal klassiker i ledarskapet på scen; vikten av kroppsspråket och hur vi väljer att formulera och röra oss där på scenen. Att vara sig själv, eller autentisk är viktigt, det är ingen roll som ska spelas. Vi är inte någon helt annan när vi leder andra, eller presenterar på scen. Men, det är lika viktigt att göra det bästa av sig själv, att medvetandegöra hur jag kan använda kropp, röst och gester för att skapa intresse, bjuda in till delaktighet och driva mötet framåt.

Reflektion och feedback

Förändring börjar med självinsikt och med att reflektera över sitt eget beteende. Över vad som är riktigt bra, och över sådant jag vill utveckla, stärka eller minska. Och så kan man alltid fråga någon annan. Hur många ber om feedback på sitt framträdande som mötesledare (eller presentatör)? Däri ligger en enorm kraft och utvecklingspotential. Är du ovan, be någon som du vet vill dig väl, någon som du känner förtroende för. Vad gjorde jag bra som mötesledare idag? Vad kunde jag gjort bättre? Har du ett tips för hur jag kan göra? Och välj sedan något av tipsen. Något litet, som du kan använda dig av redan vid nästa möte. Glöm aldrig frågan om vad du gjorde bra – där finns grunden för ditt framgångsrika ledarskap på scen. Mer av det som fungerar!

”Ju mer jag tränar ju bättre går det”

Träning är en underskattad verksamhet i företag och organisationer. Att träna på sin mötesledarroll, på sin presentation, på sitt sätt att möta andra eller på sitt framträdande gör susen. För att återknyta till den gode Stenmarks berömda citat: ”Det är konstigt men ju mer jag tränar ju bättre går det”. Det gäller även mötesledarrollen!

Det är i alla dessa små vardagliga saker och inte minst i vårt eget mindset magin kan skapas. I mötet mellan dig och dina mötesdeltagare. I lyssnandet både inåt och utåt. Och i glädjen av att skapa något tillsammans.