Det är inte länge sedan Bolagsverket öppnade upp för inlämning av digitala årsredovisningar och fortfarande lämnar de flesta aktiebolag in sina årsredovisningar på papper. Men med de många fördelar som digital inlämning innebär är det ett naturligt steg att försöka få så många som möjligt att lämna in digitalt.
Just nu är Bolagsverket inne i en övergångsfas mellan papper och digitalt och det är inte omöjligt att vi inom några år kommer att se krav på digitala årsredovisningar.
Förutsättningar för att lämna in din digitala årsredovisning
På Bolagsverket finns en lista över de programvaror som kan lämna in årsredovisningar digitalt. Styrelseledamöter och VD måste skriva under originalet, men endast inlämnaren måste skriva under den elektroniska avskriften (kopian) som lämnas in digitalt.
Signering av originalet vs den elektroniska avskriften
När årsredovisningen är klar ska den skrivas under. Även fast man lämnar in digitalt kan årsredovisningen skrivas ut på papper för att fysiskt signeras av samtliga styrelseledamöter samt VD. Det andra alternativet är att digitalt signera årsredovisningen som fil. Vissa programvaror stöder signering av årsredovisningen direkt i sina program, men du kan ofta ladda ner den färdiga årsredovisningen som PDF-fil och signera med en extern signeringstjänst, t.ex. Kivra.
Först när årsredovisningen är underskriven av samtliga berörda så är årsredovisningen upprättad. Den signerade årsredovisningen är originalet och ska behållas av företaget.
Den version av årsredovisningen som laddas upp på Bolagsverket är en elektronisk avskrift (en kopia) av årsredovisningen. Inlämnaren av årsredovisningen skriver under fastställelseintyget med e-legitimation (t.ex. BankID) på Bolagsverkets hemsida efter att din programvara har laddat upp filen på Bolagsverkets tjänst för digital inlämning. Den digitala avskriften är en representation av årsredovisningen i iXBRL-format som är en internationell standard för att presentera finansiell information. Med underskriften av fastställelseintyget intygar inlämnaren att årsredovisningens original är signerat av alla som enligt lag ska signera den.
Krav på digital signering
Enligt Bolagsverket är det krav på att årsredovisningar skrivs under med s.k. “avancerad elektronisk signering” vilket definieras i EU-förordningen eIDAS, där signering av filer med hjälp av BankID inkluderas.
Hur digital signering av filer fungerar kan vara förvirrande eftersom det inte är direkt läsbart och kan inte skrivas ut på papper. För att intyga att en årsredovisning är signerad behöver man en PDF-läsare som kan visa digitala signaturer, t.ex. Adobe Reader. Digital signering ställer också krav på att ditt företag säkert kan förvara filen, antingen i molnet eller på företagets egna datorer.
