Oavsett om du själv sköter inköpen i företaget eller har en egen inköpsavdelning är det viktigt att inköp av varor och tjänster sker till rätt kvalitet och till lägsta möjliga kostnad. Själva inköpsarbetet utgörs vanligtvis av analyser, uppsökning av olika leverantörer, upphandlingsförfrågningar och beställning där konsten att förhandla är en viktig del. Inköpsarbetet är många gånger avgörande för ett företags framgång och att arbeta utifrån en strategi underlättar. Här har du en guide för strategiskt inköpsarbete. 

För att få en överblick över skillnaderna och likheterna mellan inköpta artiklar och leverantörer så delar man i allmänhet in dem i leverantörskategorier och artikelkategorier. Ändamålet är att skapa en strategi för artiklar eller leverantörer med likartade marknadsförutsättningar, egenskaper och påverkan på verksamheten. Utifrån detta kan man skapa en tydlig och övergriplig strategi för sina inköp. Indelningen kan göras med olika modeller. Den ledande modellen inom inköp är Kraljics matris som formulerades 1983.

Modellen bygger på att en inköpsartikel eller leverantör bedöms på två kriterier. Dels hur stor vinstpåverkan den har på företaget och dels på komplexiteten på leverantörsmarknaden där leverantören verkar eller artikeln säljs. Utifrån bedömningen placeras artikeln i Kraljics-matrisen. Matrisen nedan baseras på inköpsartiklar (förklaring till begreppen beskrivs i texten nedan).

Genom att kategorisera artiklarna enligt matrisens axlar så placeras inköpsartikeln i någon av de fyra kvadranterna. Varje kvadrant förslår en strategi som bör tillämpas i inköpsarbetet för de artiklarna som placerats där.

Vinstpåverkan

Då en artikel har stor påverkan på vinstmarginalen innebär det att den är viktig för bolagets förmåga att generera vinst. Det kan t.ex. röra sig om att den har ett direkt inflytande på slutprodukten till kund. Vid t.ex. försäljning av färskpressad juice så är färsk frukt en viktig artikel för slutprodukten. Skurmopparna som används i fabriken vid dagens slut har dock inget eller ytterst litet inflytande på slutprodukten.

Komplexitet på leverantörsmarknaden

Komplexiteten på marknad handlar om hur svårt det är att anskaffa en artikel till rätt kvalitet. Det kan t.ex. finnas ett begränsat antal pålitliga leverantörer, dålig tillgänglighet på material, politisk instabilitet eller hög komplexitet avseende logistik.

Efter att artiklarna i lagom stora artikelkategorier bedömts enligt kriterierna så placeras de i matrisen i en av fyra kvadranterna (hävstång, strategisk, icke-kritisk, flaskhals). Varje kvadrant har olika kännetecken och kräver olika inköpsstrategier:

Hävstång

Artiklar som har hög vinstpåverkan är det värt att lägga extra tid på eftersom de står för en stor andel av den totala kostnadsmassan. Aktiviteter som bidrar till att minska artikelkostnaden får ofta stor effekt även vid låga procentuella minskningar. Det är oftast lättare att minska en kostnadsmassa på 100 000 kr med 1 % än att minska en kostnadsmassa på 10 000 kr med 10 %. Den totala besparingen är 1000 kr i båda fallen och då är det mest effektivt att jobba med den artikeln som har störst kostnadsmassa. Kostnadsminimering kan bland annat göras genom att samordna köp med andra enheter för maximal förhandlingsstyrka, rensa sortimentet för att skapa större volymer och färre varianter, reducera antalet leverantörer (dock minst två) och öka volymen på dessa, noggrant följa pris- och Indexutveckling samt regelbundet konkurrensutsätta befintliga leverantörer.

Strategisk

Om en artikel både har hög vinstpåverkan och komplexiteten på marknaden är hög så finns det en stor potential i att maximera konkurrensen, dvs. pressa priserna pga. av den stora kostnadsmassan. Samtidigt så finns det ett starkt beroende till leverantören och att förlora samarbetet med den är förenat med hög risk. I dessa fall så är det mest fördelaktigt att skapa en stabil långsiktig relation med sin leverantör och att tillsammans försöka hitta win-win situationer som gynnar båda. Detta kan uppnås genom ett ha ett öppet informationsutbyte, involvera leverantören tidigt i produkt- och marknadsprojekt samt skapa gemensamma projekt och team. För artiklarna i denna kategori kan det även vara aktuellt att räkna på om det skulle vara lönsamt att producera artiklarna själv.

Icke-kritisk

Artiklar som har låg vinstpåverkan och låg komplexitet på leverantörsmarknaden är artiklar som på grund av dess karaktär är hårt konkurrensutsatta och köps in i låga volymer eller har lågt artikelpris. Dessa bör inte prioriteras särskilt högt i inköpsarbetet eftersom dess påverkan på den totala kostnadsmassan är låg och effekten av nedlagt arbete är antagligen mycket begränsad. Fokus bör istället ligga på att minska administration och logistikkostnader eftersom dessa är relativt höga i förhållande till värdet på de inköpta artiklarna. Detta kan göras genom att t.ex. minska antalet leverantörer, standardisera arbetssätt för administration (beställning, bekräftelse, fakturering) och logistik (hantering, kvalitetskontroll, lager).

Flaskhals

Om komplexiteten på leverantörsmarknaden är hög och vinstpåverkan är låg så handlar det antagligen om artiklar som köps in i låg volym eller till lågt pris, men som är kritiska för verksamheten. Dessa artiklar finns det ingen anledning att konkurrensutsätta eftersom besparingen är minimal och konsekvensen vid brist är stor. Strategin är att bygga upp säkerhetslager och göra bristkostnads- och riskanalyser samt back-up planer för att undvika brist. Långsiktigt kan du även överväga att konstruera om för att minimera flaskhalsar, köpa leverantör eller producera artiklarna själv.