En viktig pusselbit för företag inom tjänstesektorn är att bygga system av effektiva arbetsprocesser och organisera verksamheten kring dem. Vad menar jag med det? Jo, inom tjänstesektorn består ditt erbjudande ju faktiskt av arbetsprocesser, det är de som skapar värde. Alltså: Inget företag är bättre än de anställda och att strukturera dem och deras arbete i linje med företagets mål är en nyckel till framgång.

Jag skulle vilja tipsa om att ta fram en funktions- och resursfokuserad utvecklingsplan. Det är en karta för hur ni ska strukturera arbetet och arbetskraften. Den ska utgå från visionen för företaget och bli konkret i milstolpar för den interna utvecklingen. Det är ett strategiskt verktyg som sammankopplar resurser med faktiska funktioner, vilket ger en bild av varför ni faktiskt gör olika saker och vad ni måste göra mer eller bättre. Förhoppningsvis föder det kreativa organisationslösningar. Låt oss gå igenom hur du kan ta fram en för ditt företag.

Identifiera vägen framåt

Utan en ledstjärna famlar ni i mörkret och som jag skrev i inledningen ska planen bidra till företagets övergripande mål. Visionen sätter alltså riktningen.

För att känna visionen kan du ställa frågor som: Var vill jag att mitt företag är om ett år? Fortsätt med: Var är mitt företag om fem år? Sätt upp målsättningar för:

• Årlig omsättning
• Vilka tjänster ni ska erbjuda
• Målgruppen för era tjänster
• Vad som särskiljer ert företag från konkurrenter
• De processer ni ska utveckla

Gör ett funktionsschema och tillsätt resurser

När du känner visionen är det dags att identifiera vilka funktioner din organisation måste innehålla för att göra den till verklighet. Men vad menas egentligen med funktioner? Det är arbetsprocesser som på något sätt skapar värde för era kunder, direkt eller indirekt. Tillsammans utgör de maskineriet som driver verksamheten framåt.

Nästa steg är att hitta vilka resurser i form av kompetens och arbetskraft som behövs för att klara funktionerna och bygga din värdeskapande organisation.

Gör två scheman: ett schema över nuvarande funktioner och ett för framtiden. Jämför dem sedan. I ditt nuvarande schema har du antagligen resurser för varje funktion. Försök fylla i det nya schemat med nuvarande resurser och se vilka luckor ni måste fylla.

Lär sedan känna varje funktion. Vad innebär den konkret och hur kommer den utvecklas? Kan den automatiseras? Ta ett steg tillbaka. Se om det finns snarlika funktioner som en person kan hantera. Utvärdera även var teknologi kan komma in och effektivisera processer.

Planering och strategi för att utveckla resurser

Ser du luckor i schemat? Det innebär att du behöver lägga till eller utveckla resurser där, för att i slutändan nå visionen. Men det stannar inte där. Luckor i schemat innebär även att du kommer behöva utvecklas som ledare, för att fostra rollerna internt och leda dem du plockar in externt.

När du har överblick kan du utveckla en handlingsplan för hur du ska fylla organisationsschemat. Börja med att utvärdera i vilken ordning förändringen kommer ske och prioritera ditt arbete därefter. Sedan är det dags att leta reda på resurserna som krävs. Det finns fyra strategier som du antagligen känner väl:

Utbilda nuvarande arbetsstyrka

Att utbilda internt är förstås alternativet som ligger närmast till hands. Se över vad du har att arbeta med genom att aktivt leta potential hos dina nuvarande anställda. Hör dig för vilka som är intresserade av mer ansvar.

Att utveckla dina anställda sparar dig tid och pengar i och med att de redan har en bra överblick av verksamheten. När du har skapat dig en bild av situationen beräknar du kostnaden för att utbilda internt.

Hitta kompetens externt

När den nuvarande arbetsstyrkan faller kort är det dags att vidga vyerna. Börja leta externt. Basera profiler för de nya positionerna på ditt schema av funktioner.

Profilerna ska innehålla dagliga arbetsuppgifter och tillhörande kompetenskrav. Ranka sedan hur viktigt det är att funktionerna kommer på plats och gör ett schema för tillsättning av rollerna.
Bestämmer du dig för att ta in ny kompetens handlar det inte enbart om att hitta talang, ni måste även vända blicken inåt och fråga:

• Vad krävs för att locka kompetent personal?
• Hur utvecklar vi ett tillräckligt starkt employer brand för att konkurrera på arbetsmarknaden?

Utnyttja teknologi

Leta efter roller som kan ersättas eller utvecklas med teknologi. Den här punkten är en del i en större digitaliseringsprocess som de flesta företagen genomgår just nu. Har du gjort ett grundligt jobb i tidigare steg vet du vilken teknologi din byrå kommer kretsa kring.

Outsourcing

Det är enklare än någonsin att arbeta i nätverk med externa partners. Flytta ut de funktioner som inte utgör kärnan av er verksamhet.

Avslutningsvis

Det jag gått igenom ovan är som sagt ett verktyg i arbetet med att utveckla ditt företag. Ett tankesätt som förhoppningsvis hjälper dig se på din organisation och dess utveckling med nya glasögon och därigenom hitta kreativa lösningar.