– Tillgången på data har aldrig varit större än idag, därför gäller det att systematiskt kunna sålla ut den data som kan ligga till grund för strategiska beslut och hjälper företag att till viss del förutspå framtiden. Att förlita sig på medarbetarnas magkänsla håller inte längre. Företag som har mest och bäst information vinner, men det gäller att lägga sin tid på rätt saker och ta hjälp i analysarbetet av ett kraftfullt IT-stöd. Det skapar rätt förutsättningar för snabba beslut som grundar sig på tillförlitlig data, säger Lars Olofsson, managementkonsult och grundare av informationsanalysföretaget Q-fact.
Välj BI-verktyg med stor omsorg
Han har en bakgrund inom Försvarsmaktens underrättelsetjänst och har implementerat många erfarenheter från det militära när han skapade Q-fact, ett analysverktyg som gör det möjligt för företag att utvärdera sin verksamhet utifrån ett stort antal givna parametrar.
– För att få tillgång till ett komplett beslutsunderlag krävs en kombination av externa och interna källor. Politiska beslut, internationell politik, EU-regler och internationella konkurrenters aktivitet är exempel på faktorer som påverkar företags strategiska beslutsfattande. Det kombineras i sin tur med intern data som exempelvis kartlägger kundernas önskemål och behov. Jag uppmanar därför företag att välja BI-verktyg med stor omsorg, säger Lars Olofsson.
Han menar att många BI-system är ”overkill”, de är alltför komplexa och innehåller för många funktioner för sitt eget bästa. Ett tips är därför att välja ett BI-system som innehåller ett antal grundläggande funktioner som verkligen gör nytta i verksamheten. Om systemet är alltför komplext blir det ofta svårare att presentera data på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt.
Dela med er av data till hela organisationen
– Många företag gör misstaget att låta data som exempelvis berör försäljning, kundnöjdhet eller andra centrala parametrar för hela verksamheten stanna kvar i ledningsgruppen. Om den här typen av data aldrig når utanför ledningsgruppen eller styrelsen går man miste om möjligheter att öka personalens delaktighet och inspirera till förbättringar ute i verksamheten, säger Lars Olofsson.
Ytterligare ett vanligt misstag är att företag helt enkelt samlar på sig alltför stora mängder information. Det försvårar arbetet med att identifiera den information som är strategiskt viktig och ökar risken för att drunkna i informationsflödet.
– Numera finns bra kostnadsfria webbaserade BI-verktyg som även små och medelstora företag kan använda. Det är dock viktigt att alla företag gör sin hemläxa och funderar på vilka nyckeltal och vilken typ av data de värdesätter högst innan de påbörjar analysarbetet, säger Lars Olofsson.
