Vad är en verifikation?

Verifikationer är underlag för affärshändelser i ditt företag och kan vara kvitton, fakturor, utbetalningsbesked, inbetalningsavier m.m. Det kan vara pappersdokument men också elektroniska uppgifter, till exempel erhållna via e-post.

Affärshändelser är allt som påverkar ekonomin i verksamheten – en förändring av en tillgång eller skuld eller en åtgärd som orsakar en kostnad eller ger en intäkt. Du gör till exempel en utbetalning från bankkontot, betalar hyran för den lokal där verksamheten bedrivs, betalar lön, köper material eller säljer en vara. Samtliga affärshändelser ska dokumenteras. De uppgifter som visar sådana händelser i din rörelse kallas verifikationer. Det måste finnas en verifikation för varje affärshändelse. De utgör underlag för bokföringen.

Allt du behöver veta om moms

Nytt (från 1 juli 2024): Du behöver inte längre spara verifikationer i pappersform om de bevaras digitalt på ett betryggande sätt. De nya reglerna i bokföringslagen (ändring i 7 kap. 2 §) innebär att räkenskapsinformationen får förvaras enbart elektroniskt, så länge den är oförändrad, läsbar och spårbar under hela bevarandetiden (vanligen 7 år) och kan tas fram vid behov.

Huvudregeln är att du alltid ska använda den ”handling” du får som verifikation. Det är särskilt viktigt när uppgifterna erhålls elektroniskt. Bokföringslagen tillåter inte att du skriver ut uppgifterna och därmed förstör de elektroniska originalen – de elektroniska uppgifterna måste sparas även om du gör en pappersutskrift. På motsvarande sätt ska pappersdokumenten sparas om du överför uppgifterna till elektronisk form genom scanning. Även om en handling inte direkt skulle behövas för själva bokföringen är det klokt att ändå spara den. Spara hellre för mycket än för lite.

Alla verifikationer ska enligt lag innehålla följande uppgifter:

• Datum – när verifikationen sammanställdes
• Datum – när affärshändelsen inträffade
• Kort beskrivning av vad affärshändelsen avser
• Hela beloppet med specificering av momsbeloppet
• Motpart – med vem eller vilket företag affärstransaktionen gjorts upp
• Eventuell hänvisning till underlag som du av praktiska skäl förvarar separat, t.ex. hyresavtal och andra avtal/handlingar

Alla noteringar ska vara skrivna på ett ”varaktigt” sätt. Utöver bokföringslagens krav kan bestämmelser även finnas i annan lagstiftning.

Skriva verifikation själv?

Ibland händer det att du inte automatiskt får ett underlag, t.ex. vid mindre inköp eller parkeringsavgifter. Då ska du begära en verifikation (ett skrivet kvitto) om det är möjligt. I annat fall skriver du en verifikation själv med alla uppgifter som en verifikation ska ha. Du kan t.ex. använda en särskild blankett, en bokföringsorder. I flertalet bokföringsprogram finns också en ”bokföringsorder-funktion” så att du kan göra bokföringsordern direkt i datorn.

Ordna verifikationer

Verifikationer samlar du på ett ställe i datumordning. Följesedlar och s.k. slipar från kontorsinköp sparas till dess faktura kommer och häftas ihop med denna.

Sätt in verifikationer löpande i en pärm – då kommer de automatiskt i datumordning. Häfta gärna fast små kvitton på A4-papper, det underlättar förvaring och hantering. Flera små kvitton av samma typ kan häftas på samma papper.

Verifikationerna bör numreras i samband med att de sätts in i datumordning. Överst i högra hörnet är tydligt. Numret kallas verifikationsnummer och används sedan när du bokför affärshändelsen. Den som bokför kan också skriva dit numret i samband med själva bokföringen.

Verifikationerna numreras i en löpande nummerserie som bör hållas obruten under året. I vissa fall kan det vara praktiskt med flera serier för olika typer av verifikationer. Med hjälp av numret hittar du lätt från verifikationen till bokföringen – och vice versa.

Betalningsrutin

Ett sätt att hålla ordning på betalningar: Sätt in inkommande räkningar och fakturor i en särskild pärm, t.ex. ordnade efter förfallodag. Vid betalningen skriver du på hur de betalats och när (”bet per Pg den …”) och flyttar därefter underlagen till pärmen för betalda fakturor.

RÅD

Det viktigaste rådet är att hålla ordning på verifikationerna. Bokföringslagen kräver att du har ett ordnat system. Dessutom sparar det tid och pengar: varje minut du eller din redovisningskonsult behöver för att reda ut oklarheter är dyrbar. Samla och ordna verifikationerna själv – då får du också bättre grepp om ekonomin. Oreda i bokföringen kan leda till sena eller felaktiga betalningar och onödiga kostnader som dröjsmålsräntor och förseningsavgifter.

Hur man rättar en felaktig verifikation

Under tiden du håller på med din bokföring kommer du troligen någon gång bokföra fel. En felaktigt bokförd transaktion är enkel att rätta – men var noggrann så att det i efterhand tydligt framgår vad du gjort.

Vid manuell bokföring rättar man genom att dra ett streck över det som är fel och skriva det korrekta vid sidan av. Rättelsen ska sedan signeras och dateras så att man lätt kan se vem som gjort rättelsen och när den gjorts. En felaktigt bokförd transaktion får aldrig raderas eller målas över – den måste alltid gå att tyda.

Bokför du i ett bokföringsprogram finns normalt funktioner för rättning av verifikationer. Rättelsen bokförs då som en särskild rättelsepost. Även här ska det framgå vem som gjort rättelsen och när.

Om du rättar en bokföringspost som hör ihop med ett för- eller eftersystem, såsom en kund- eller leverantörsreskontra, kan du även behöva rätta där för att avstämningen ska bli korrekt mellan bokföringen och reskontran.

Upptäcker du ett fel långt efter att transaktionen bokförts ska du rätta genom en särskild rättelsepost – en ny verifikation – där du anger hur du bokat om, när det skett och signerar. Rättelseverifikationen ska hänvisa till den ursprungliga felaktiga verifikationen, och på den felaktiga verifikationen anger du numret på rättelsen.

Upptäcks felet först efter att skattedeklarationen lämnats in kan momsen för den tidigare perioden påverkas. I vissa fall behöver du då lämna en rättelse till Skatteverket. Det är därför klokt att granska alla verifikationer så snart som möjligt.