Bokföringsorder – gratis mall och exempel

När används en bokföringsorder?

Alla affärshändelser ska bokföras och ha en verifikation. Oftast är det fakturan eller kvittot. När det saknas något underlag fyller bokföringsordern den rollen. Det gäller i tre vanliga situationer.

Den första är när ett kvitto eller en faktura har kommit bort och du inte kan få en kopia från säljaren. Den andra är när en bokföring blivit fel och ska rättas. Den tredje är interna bokningar utan extern motpart, som omföringar mellan konton, periodiseringar och bokslutsposter.

Försök alltid först få en kopia av kvittot eller fakturan från säljaren. Bokföringsordern är en nödlösning, inte ett sätt att slippa spara underlag.

Vad ska en bokföringsorder innehålla?

En bokföringsorder ska innehålla samma uppgifter som andra verifikationer, enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen.

Skriv också varför underlaget saknas och bifoga det som styrker köpet, till exempel kontoutdrag, kortutdrag, orderbekräftelse eller ett mejl. Låt gärna någon annan än den som gjorde köpet attestera ordern. Det stärker underlaget om Skatteverket eller revisorn frågar.

Ingen moms utan kvitto

En bokföringsorder ger inte rätt att dra av ingående moms. För momsavdrag krävs en faktura eller ett kvitto från säljaren. Saknas det bokförs hela beloppet, inklusive moms, som kostnad. Mer om momsen finns i bokföring av moms.

Exempel: borttappat kvitto

Företaget köpte kontorsmaterial för 500 kronor inklusive moms och betalade med företagskortet. Kvittot har kommit bort. Med bokföringsordern och kortutdraget som underlag bokförs köpet så här:

Hade kvittot funnits hade 100 kronor bokförts som ingående moms på 2641.

Rätta en felaktig bokföring

En verifikation som redan är bokförd får inte ändras eller tas bort. I stället görs en rättelse med en ny verifikation, och den ursprungliga sparas. Av rättelsen ska det framgå när den gjordes och vem som gjorde den. Ange också numret på den verifikation som rättas.

Exempel: fel konto

Ett inköp av kontorsmaterial på 1 200 kronor har av misstag bokförts på 5410 Förbrukningsinventarier. Bokföringsordern flyttar beloppet till rätt konto:

Använder du ett bokföringsprogram görs rättelsen oftast direkt i programmet, som skapar en ny verifikation automatiskt. Då behövs ingen separat bokföringsorder.

Så använder du mallen

Mallen är ett Word-dokument i två delar. Första sidan är en vägledning som du tar bort innan du skriver ut. Andra sidan är själva bokföringsordern.

Fyll i företag, verifikationsnummer, båda datumen och motpart. Kryssa i anledningen, beskriv affärshändelsen och skriv in konton och belopp. Summa debet och summa kredit ska bli lika stora. Skriv under, låt gärna någon annan attestera och spara ordern med övriga verifikationer. Du kan också spara den digitalt, eftersom verifikationer får arkiveras elektroniskt.